Управління проектом – це методологія організації, планування, керівництва, координації трудових, фінансових та матеріально-технічних ресурсів протягом проектного циклу, спрямована на ефективне досягнення його цілей шляхом застосування сучасних методів, техніки та технології управління для досягнення певних результатів щодо складу та обсягу робіт, вартості, часу, якості та задоволення учасників проекту.
Стан проекту від ідеї до завершення характеризується зміною низки показників, що визначають його сутність і на основі яких встановлюється успішність проекту. Ця сукупність
елементів проекту по суті є об'єктами управління. Виділімо найбільш суттєві для всіх проектів об'єкти управління.
Предметна сфера – це сукупність продуктів і послуг, виробництво яких повинно бути забезпечене в рамках здійснюваного проекту. Предметну сферу проекту визначають мета, результати й склад робіт. У процесі життя проекту всі складові предметної сфери зазнають змін:
- мета, результати й склад робіт можуть змінюватися або уточнюватися як v процесі розробки проекту, так і у ході досягнення проміжних результатів;
- обсяги робіт можуть уточнюватися в процесі розробки проекту, а в процесі його виконання вони змінюються від нуля до 100 % при завершенні робіт.
Управління предметною сферою саме полягає в управлінні цими змінами протягом життєвого циклу проекту і здійснюється через процеси ініціації робіт, планування предметної сфери, визначення предметної сфери, уточнення й підтвердження предметної сфери, контролю зміни предметної сфери.
Управління якістю в проекті – планування якості, забезпечення якості, контроль якості. Функція управління якістю проекту пронизує весь життєвий цикл, усі його сторони й елементи проекту і включає: проектні, організаційні та управлінські рішення; існуючі матеріали, устаткування, сировина та ін.; якість виконання робіт під час реалізації проекту; якість отриманих результатів проекту (продукція, послуги). Управління якістю реалізується через установлення вимог і стандартів до якості результатів проекту, планування якості, забезпечення виконання вимог до якості в процесі реалізації проекту через систему контролю й підтримки якості.
Функція управління часом включає: визначення робіт і їхньої тривалості, строків початку і завершення проекту, його частин, найважливіших (контрольних) подій і кожну з виконуваних робіт, мінімізацію (оптимізацію) тимчасових характеристик; раціональне використання резервів часу, контроль за розвитком проекту за його тимчасовими характеристиками; прогнозування термінів завершення робіт, етапів проекту в цілому; прийняття рішень щодо ліквідації небажаних тимчасових відхилень. Функція управління часом реалізується за допомогою процесів тимчасового аналізу проекту його частин, календарного планування робіт, контролю за виконання робіт, їх актуалізації та коригування.
Функція управління вартістювключає планування ресурсів, попередню оцінку витрат, пов'язаних із проектом, визначення кошторису витрат, грошових потоків, прогнозування прибутків, контроль витрат й надходження коштів і прийняття рішень за випадків перевищення витрат та інших відхилень від фінансових планів. Головним завданням управління вартістю є дотримання бюджетних рамок проекту одержання передбаченого прибутку від його здійснення.
Управління ризиком– це система методів прогнозування, налізу, оцінки, попередження виникнення ризикових подій; вживання заходів щодо зниження ступеню ризику протягом життя проекту й розподілу можливого збитку від ризику між учасниками проекту.
Функції управління людськими ресурсамив проекті включать визначення потреби, чисельного і кваліфікаційного кладу персоналу на всі періоди часу здійснення проекту; ошук і відбір кандидатур, оформлення прийому на роботу звільнення; планування і розподіл робітників по робочих місцях; організацію навчання і підвищення кваліфікації; становлення відповідальності; створення умов і робочої атмосфери для колективної роботи; попередження й вирішення конфліктів, що виникають; питання оплати та ін.
Управління персоналом повинно бути спрямоване на оптимальне використання трудових ресурсів для досягнення мети проекту.
Функції управління контрактамий постачаннями в проекті включають процеси вибору стратегії контрактної діяльності; 4формаційно-рекламну роботу; визначення складу, номенклатури і термінів роботи, що залучаються за контрактом суб'єктів; підготовку контрактних пропозицій; вибір контрагентів і постачальників шляхом торгів, конкурсів, тендерів а ін.; підготовку документації на укладання контрактів; контроль за ходом їх виконання; закриття й розрахунок по завершених контрактах.
Функції управління комунікаціямипроектом, змістом якої є розробка, організація й контроль процесу інформаційного обміну за допомогою різноманітних засобів. У цю функцію управління звичайно включають процеси збору, передачі, сортування, відображення та інтерпретації інформації, необхідної та достатньої для всіх учасників проекту і його оточення. При цьому враховуються і розрізняються два типи інформаційного обміну: формальний (шляхом використання інформаційних технологій) і неформальний (шляхом міжособистих контактів і різноманітного роду зборів). Управління комунікаціями в проекті тісно пов'язане з управлінням персоналом.
Управління змінами– це всеосяжний інтегральний процес, який має в проекті відношення до всіх внутрішніх і зовнішніх його чинників та впливає на зміни в проекті: прогнозування можливих змін; визначення змін, що вже трапилися; планування впливів на проект, що випереджають; управління внесеними в проект змінами і координація змін за проектом загалом.
Функція управліннястосовно до управління проектом означає діяльність команди проекту з управління проектом. Усі функції управління підрозділяють на базові функції:
- управління предметною сферою проекту (змістовна сутність);
- управління якістю (вимоги до результатів, стандарти);
- управління тимчасовими ресурсами (бюджет часу);
- управління вартістю (фінансовий і матеріальний бюджет);
та функції, що інтегрують:
- управління персоналом проекту (добір, підготовка, Організація роботи);
- управління комунікаціями (моніторинг і прогнозування ходу робіт і результату);
- управління контрактами (контрактація виконавців, матеріалів та ін.); - управління ризиком (зниження рівня невизначеності в проекті).
Будь-яка функція управління складається з п'ятьох відносно самостійних видів управлінської діяльності: планування, організації, координації, активізації, контролю. Кожний попередній вид діяльності є необхідною передумовою наступного. Ці п'ять видів виконуються один за одним, доки дана функція не буде цілком втілена. Отже, ступінь повноти реалізації функції управління залежить від комплексності управлінської діяльності.