Торги як спосіб закупівель. Найбільш розповсюдженою формою організації закупівель на конкурсній основі є торги.
В сьогоднішніх умовах торги застосовуються насамперед у відношенні державних закупівель як засіб боротьби з корупцією і зловживаннями, і завжди впливають на розвиток таких прямо або побічно одержавлених секторів економіки, як оборонна промисловість, енергетика, транспорт, зв'язок, охорона навколишнього середовища та ін.
При цьому державні закупівлі в самому загальному вигляді можна розділити на дві категорії:
- закупівлі товарів, робіт і послуг у рамках держзамовлення (наприклад, закупівля озброєнь і спорядження військовими відомствами);
- закупівлі у рамках реалізації проектів, фінансованих за рахунок державних засобів (у цьому випадку закупівлі здійснює не державне відомство, а організація (компанія), що одержала за визначених умов державні засоби для реалізації проекту).
Іншою важливою сферою застосування торгів сьогодні стають закупівлі здійснювані в рамках проектів, фінансованих міжнародними фінансовими інститутами і міжнародними організаціями – МБРР, ЕБРР, ПРООН, регіональними банками розвитку. Нарешті, торги використовуються як інструмент підвищення ефективності використання коштів банками, що надають свої ресурси на умовах проектного фінансування.
Види торгів. У залежності від способу організації торги можуть бути таких видів: відкриті; відкриті з попередньою кваліфікацією; закриті; одиничні.
При проведенні перших двох видів торгів оголошення про них публікуються в офіційних органах друку, тому часто такі торги називають « публічними ». У відкритих торгах можуть брати участь усі бажаючі фірми.
Звичайно відкриті торги проводяться при розміщенні замовлень на відносно нескладні (досить типові) види устаткування, робіт і послуг, що їх можуть запропонувати багато фірм; у той же час портфель замовлень повинен бути досить великий, з огляду на те, що витрати на проведення відкритих торгів порівняно високі і час на їх підготовку і проведення (до укладання контракту) може розтягуватися на багато місяців.
У бюлетені банк також публікує інформацію про всі проекти, схвалені його радою директорів, затверджені проекти з лінії технічного співробітництва, портфель проектів у державному секторі, а також інформацію про укладені контракти.
Компанії, що виявили бажання брати участь у відкритих торгах, викуповують у організаторів торгів (тендерного комітету) необхідну для підготовки своїх пропозицій документацію (тендерну документацію). Раніше ця документація продавалася за досить символічну плату, що обчислювалася десятками або сотнями доларів. В останні роки організатори торгів стали у деяких випадках піднімати ціну до декількох десятків тисяч доларів. Цим переслідуються такі цілі:
а) відшкодувати свої витрати з підготовки тендерної документації (а іноді і проектної, на основі якої розробляється тендерна документація);
б) відсікти від участі в торгах малопотужні компанії.
Різновидом відкритих є торги з попередньою кваліфікацією: на основі попередньої (досить короткої) інформації, що представляється всіма бажаючими брати участь в торгах компаніями, відбувається відсікання від подальшої участі компаній, недостатньо заможних у фінансовому, технічному, професійному та інших відношеннях. На іншому етапі до торгів допускаються відібрані компанії з так званого «короткого списку».
Закриті торги проводяться звичайно при закупівлях дорогого сучасного устаткування з високими технічними характеристиками та складних будівельно-монтажних робіт, що вимагають високої кваліфікації. Такі торги проводяться на постачання комплектного устаткування, на підрядні роботи «під ключ», на проведення дослідницьких і проектних робіт тощо. Можна сказати, що друга фаза відкритих торгів з попередньою кваліфікацією фактично може перетворитися у закриті торги, якщо організатори торгів на свій розсуд визначають коло компаній, що можуть подавати свої пропозиції.
Досить рідко застосовуються одиничні торги: вони характеризуються наявністю одного оферента (наприклад, власника патенту) для проведення спеціальних робіт або постачань.
Існують також інші класифікації і угруповання торгів. У залежності від національної приналежності (юрисдикції) учасників вони поділяються на національні (внутрішні) і міжнародні. Слід зазначити, що існують й інші способи споконвічного відсікання від участі в тендері малопотужних компаній. Серед них, наприклад, вимога представити гарантію банку або внести заставу (тендерна гарантія).
Існує також поняття вторинних торгів. Замовник проекту може провести первинні торги, на підставі яких визначається генеральний підрядчик (постачальник). Далі останній проводить свої - вторинні - торги, на підставі яких визначається субпідрядники (субпостачальники). Звичайно замовник проекту здійснює контроль за проведенням вторинних торгів, а іноді й бере участь у затвердженні їх результатів.
Більшість інвестиційних проектів передбачає комплексну, складну за структурою, закупівельну діяльність: закупівлі машин, устаткування, інших інвестиційних товарів; закупівлі підрядних робіт; консультативних та інших послуг (за підготовки проектної або тендерної документації; сприяння закупівельній діяльності; керування проектом; нагляд за реалізацією проекту та ін.). Відповідно виділяються три основних категорії виконавців проектів і учасників торгів:
а) постачальники інвестиційних товарів;
б) підрядчики;
в) консультанти.
Значною мірою кількість торгів, наявність тих або інших категорій учасників, кількість запрошуваних до участі фірм залежать від плану закупівель, що є найважливішою частиною документації з проекту. Якщо план передбачає велику кількість контрактів і виконавців за проектом (іноді їх кількість складає багато десятків і навіть сотні), присутні всі згадані вище категорії учасників (постачальники, підрядчики, консультанти).
Така децентралізована закупівельна діяльність має свої переваги і недоліки. Основним плюсом її є економія коштів (принцип: «чим більше контрактів, тим більше конкуренція, тим нижче витрати замовника»).
У деяких країнах, що розвиваються, при проведенні торгів на створення великих промислових підприємств у державному секторі використовується практика проведення декількох торгів: тендерна документація розбивається при цьому за блочним-предметному або функціональним принципом.
За подрібнення великого підряду на декілька середніх і тим більше безліч дрібних підвищується імовірність участі в торгах невеликих місцевих фірм.
Разом з тим при варіанті децентралізованих закупівель ускладнюється керування проектом, підвищується ризик технічної нестиковки окремих елементів проекту, асинхронності окремих видів робіт та постачань і т. д. Ризики можуть рости за експонентою в міру збільшення кількості контрактів у рамках проекту. Особливо ризикованою при даному варіанті закупівельної діяльності стає реалізація технічно складних проектів.
За централізованою закупівельної діяльності кількість контрактів і виконавців різко скорочується. Межею централізації є укладання одного контракту з генеральним підрядчиком (або генеральним постачальником). При цьому варіанті підвищується, як правило, загальна вартість проекту, але разом з тим знижується багато ризиків: технічні і будівельні; відхилення витрат від кошторису (у випадку, якщо контракт з генпідрядником полягає на умовах твердої ціни); відхилення від специфікації проекту і умови з якості об’єкта в цілому; затримки пускового об’єкту в експлуатацію і т. д.
Сьогодні у світовій практиці проектного фінансування (і взагалі проектної діяльності) все більше поширення одержують централізовані методи закупівель, що зумовлено загальною тенденцією технічного ускладнення проектів і численних негативних прикладів реалізації проектів з використанням закупівель «розсипом».
Подальше удосконалення методу централізованих закупівель йде сьогодні в руслі модернізації контрактів між замовником проекту і генеральним підрядчиком. Останній сьогодні нерідко не обмежує коло своїх обов’язків здачею замовникові тих або інших розрізнених об'єктів і черг у рамках проекту, а відповідає за здачу всього об'єкта «під ключ».
Хоча замовник може вибирати централізований варіант закупівель (через генпідрядника), він, проте, може здійснювати більший або менший контроль за висновком контрактів і субпідрядниками і субпостачальниками.
Крім контрактів на будівництво об'єкта «під ключ», з'явилися контракти на будівництво об'єкта за умов «під готову продукцію» («товар у руки»): вони, крім усього іншого, передбачають підготовку персоналу, організацію менеджменту, керування об'єктом аж до досягнення їм проектної потужності. У даному випадку дія контракту не обмежується інвестиційною (будівельною) фазою проектного циклу, але частково також захоплює і виробничу (операційну) фазу. Зрозуміло ціна такого контракту помітно вище, ніж ціна за умов «під ключ».
До таких контрактів («товар у руки») можуть прибігати замовники проектів з країн, що розвиваються, для яких реалізація проектного продукту часто виявляється самим «вузьким місцем».
Підвищення вимог до виконавців проектів з боку замовників (у зв'язку з ускладненням контрактів і розширенням кола задач, розв'язуваних виконавцями), а також у зв'язку з загостренням конкурентної боротьби компаній на ринку товарів, робіт і послуг, пов'язаних зі створенням об'єктів капітального будівництва, веде до об'єднання багатьох окремих компаній у консорціуми.
Дане об'єднання є тимчасовим, і створюваним для участі в торгах. Учасники консорціуму одержують переваги у конкурентній боротьбі одержують можливість обмінюватися на взаємній основі технологіями (і ноу хау); при цьому відзначається фінансування угод. Згідно з статистичними даними, у середньому з десяти учасників торгів, проведених у країнах, що розвиваються, три являють собою консорціуми за участю фірм промислово розвитих країн. Для великих проектів цей показник значно вище.
У реальному житті, крім офіційних об'єднань компаній для участі в торгах (консорціуми), нерідко мають місце об'єднання таємні — у вигляді картелів. Ціль таких таємних угод — збити ціну і звести конкуренцію до мінімуму або навіть цілком її виключити (у тому випадку, якщо всі оференти є учасниками цієї угоди).
Залучення організаторами торгів консультантів-фахівців, здатних зробити приблизні розрахунки собівартості будівельно-підрядних робіт зробити приблизні розрахунки собівартості будівельно-підрядних робіт і інвестиційних товарів, дозволяє виявити явні завищення цін всіма учасниками.
Особливо варто сказати про таких учасників (виконавців) інвестиційних проектів, як інженерно-консультативні фірми (ІКФ). Вони роблять інженерно-консультативні послуги (ІКП), такі, як складання техніко-економічних обґрунтувань (ТЕО) проектів; розробка технічних проектів; підготовка тендерної документації і проведення конкурсних торгів; супроводження контрактів; нагляд за реалізацією проекту та ін.
Закупівельний цикл. Організація закупівель товарів, робіт і послуг у рамках інвестиційного проекту на конкурсній основі включає ряд фаз і етапів, що складають у підсумку закупівельний цикл. Часові рамки закупівельного циклу лежать між моментом підготовки та розсилання загального повідомлення про закупівлі, і моментом закриття контракту. Тривалість, кількість фаз і етапів у рамках циклу залежать від суми закупівлі та обраних процедур і правил її організації. «Повний» цикл містить у собі такі основні фази.
1. Підготовка специфікацій і тендерної документації; паралельно може бути підготовлене і опубліковане загальне повідомлення про закупівлі (у випадку якщо передбачено попередній відбір постачальників, підрядчиків, консультантів —так названа «предкваліфікація»); відповіді зацікавлених у «предкваліфікації» фірм реєструються, і складається так званий «довгий список» фірм-претендентів; потім готується «короткий список», що включає попередньо відібрані фірми.
2. Спеціальне повідомлення про закупівлі, розсилання тендерної документації попередньо відібраним фірмам; підготовка ними тендерних пропозицій і представлення їх у тендерний комітет.
3. Відкриття торгів і оцінка пропозицій; підготовка оцінної доповіді і визначення переможця.
4. Підписання контракту.
5. Виконання контракту і його закриття.
З конкурсним методом закупівель пов'язані перші три фази циклу. Відповідно до процедур Світового банку, перша процедура складає приблизно 8 тижнів (але може бути і більше — у випадку, якщо проект складний і потребує значного часу на підготовку тендерної документації); друга фаза — не менш 6 тижнів; третя — 90—120 днів. Крім значних витрат часу, замовнику доводиться нести чималі витрати фінансових коштів, пов'язані з розробкою тендерної документації оцінкою тендерних пропозицій і підготовкою оцінної доповіді.
Нерідкі випадки проведення багаторазових торгів з тими самими об'єктами, що може принести організаторам відчутні вигоди.
Тендерна документація. Правильна організація торгів, націлена на вибір найбільш оптимальної пропозиції, передбачає ретельну підготовку замовником (покупцем) документів для торгів (тендерної документації) . Основні цілі (призначення) цих документів такі:
• дати учасникам інструкції, як підготувати і представити пропозиції;
• дати опис необхідних товарів і робіт;
• інформувати учасників про критерії оцінки і визначення переможця;
• визначити умови контракту.
До складу тендерної документації, що розсилається замовником, включаються:
1. Запрошення до участі в торгах.
2. Інструкції учасникам торгів.
3. Інформаційні карти.
4. Загальні умови контракту.
5. Спеціальні умови контракту.
6. Заявка на товари і роботи.
7. Технічні специфікації.
8. Зразки форм.
Ще раз підкреслимо, що навіть у випадку використання замовником проекту (покупцем) досить стандартизованої документації при організації складних закупівель, потрібні досить великі витрати часу і фінансових коштів з боку замовника у розрахунку на кожен передбачуваний контракт.
Чималі витрати можуть вимагатися і з боку учасників у зв'язку з: 1) придбанням тендерної документації; 2) підготовкою конкурсної пропозиції; 3) представленням банківської гарантії на долю в тендері (портфель цієї гарантії може сягати 5—10 відсотків від передбачуване суми контракту).