Після закінчення терміну, передбаченого для підготовки і подачі «опозицій, замовник (звичайно через створений для цього тендерний комітет) здійснює розкриття пропозицій і їх оцінку. Розкриття відбувається в чітко визначений час і в чітко визначеному місці відповідно до чіткого регламенту і процедур (які в короткому вигляді викладені в тендерній документації, а в детальному варіанті —у відповідних посібниках і інструкціях). Секретарем голосно оголошуються результати розкриттів (зміст пакетів, істотні деталі пропозицій); секретар веде протокол процедури, на прохання присутніх вони можуть розсилати копії протоколу. Надалі протокол звичайно використовується як частина документації для складання звіту про оцінку пропозицій. Звичайно для підготовки тендерної документації замовники проекту залучають консультантів, що здійснюють експертизу техніко-економічного обґрунтування інвестиційного проекту, уточнюють план закупівель, а іноді проводять додаткові дослідження і розрахунки, необхідні для оцінки підряду (товару) і структури тендерної ціни. При підготовці конкурсних пропозицій учасники також можуть вдаватися до послуг консультантів. Серед них: ціна пропозиції; будь-які знижки; альтернативні пропозиції (якщо це допускається умовами конкурсу); наявність або відсутність заставного забезпечення. Надзвичайно відповідальною фазою закупівельного циклу є оцінка пропозицій і їх порівняння. Об'єктивність оцінки у значній мірі залежить від правильно визначених і зважених критеріїв. Типовими критеріями є: ціна; спосіб і вартість транспортування, терміни доставки товару (завершення робіт); умови і терміни платежів (якщо допускаються відхилення); запчастини і обслуговування; витрати протягом життєвого циклу товару; продуктивність і технічні показники. Для технічно складних товарах і об'єктів з тривалим терміном служби особливе значення мають продуктивність і технічні характеристики. Нерідко більш високі характеристики можуть виражатися у вигляді більш низьких операційних витрат протягом терміну служби товару або об'єкта. Стосовно, скажімо, транспортних засобів можна зробити оцінку вартості життєвого циклу товару, що буде складатися з таких компонентів:
— первісна вартість товару (інвестиційні витрати);
— вартість пального і мастильних матеріалів;
— вартість запчастин;
—витрати на послуги з планового ремонту (без вартості запчастин).
Сумарна оцінна вартість життєвого циклу товару дисконтується, тобто приводитися до поточної часової бази. У результаті даних операцій відбувається визначення облікової вартості конкурсної пропозиції.
Для технічно більш простих товарів головним, а іноді і єдиним, критерієм є ціна. Якщо товар (об'єкт) відповідає рамковим технічним вимогам, що містяться в тендерній документації, проводитися просте порівняння ціни.
Іноді важливим критерієм для замовника (покупця) є умови платежу. Елементи комерційного (фірмового) кредиту в пропозиціях постачальника (підрядчика) у вигляді відстрочки платежів за поставлений товар (виконану роботу), дають учаснику конкурсу додаткові переваги.
Звичайно фаза оцінки пропозицій включає три етапи:
— попередній розгляд;
— зведення пропозиції в таблиці;
— аналіз і підготовка звіту.
Перший етап — попередній розгляд — передбачає такі кроки
1. Оцінка і відхилення пропозицій, що не відповідають вимогам сформульованим у тендерній документації.
2. Виправлення арифметичних помилок.
3. Виявлення невеликих відхилень від вимог. На першому етапі відбувається відсіву тих конкурсних пропозицій, що не відповідають вимогам тендерної документації (на основі виявлення істотних відхилень від умов конкурсу).
Типовими причинами (підставами) відсіву є:
• відсутність або недостатній портфель заставного забезпечення (тендерної гарантії);
• некомплектність конкурсної пропозиції;
• відсутність підписів на конкурсній пропозиції;
• невідповідність пропозиції технічним критеріям;
• відхилення від ціни (якщо вона зафіксована в тендерній документації);
• неправомочність оферента, якщо останній є посередником і не має підтвердження від виробника на реалізацію товару;
• оферент є фірмою країни, що з політичних або інших причин позбавляється права брати участь в конкурсах;
• інші істотні відхилення, що можуть негативно відбитися в конанні контракту за обсягом, якістю, термінами.
Якщо відхилення несуттєві, тобто не можуть явно утруднити виконання контрактних зобов'язань за обсягами, якістю, термінами, але утруднюють технічну або комерційну оцінку, організатори тендера можуть проясняти такі відхилення і невизначеності з учасником. Одержання роз'яснень не повинне перетворюватися в переговори, що могли б дати переваги даному оференту перед іншими учасниками. На першому етапі відбувається також виправлення явних арифметичних помилок за визначеними правилами.
У будь-якому випадку будь-які роз'яснення і уточнення мають робитися якомога раніше, щоб не затримувати процес оцінки.
Другий етап - зведення пропозицій у таблиці - складається з таких кроків.
1. Зведення пропозицій до єдиної бази (наприклад, приведення цін місцевих постачальників у відповідність з контрактними умовами «СІП» склад призначення);
2. Вираження вартісних показників у загальній валюті.
3. Оцінка відповідно до критеріїв (у вартісних показниках, балах та ін.).
При перекладі всіх пропозицій у єдину валюту заздалегідь встановлюється дата і джерело інформації щодо курсу; дата звичайно вибирається за 2-4 тижні до залишкового терміну подачі пропозицій; що стосується джерела інформації, то найчастіше вибирається курс продаж валюти центрального банку країни-імпортера (замовника).
Третій етап — аналіз і підготовка звіту — включає такі кроки:
1. Зведення в загальну таблицю (таблиці).
2. Аналіз (включає облік переваги місцевим учасникам).
3. Ранжирування конкурсних пропозицій.
4. Наступний кваліфікаційний відбір (остання перевірка конкурсної пропозиції, що виграла).
5. Підготовка оціночного звіту.
При зіставленні конкурсних пропозицій на здійснення робіт і постачання більшості видів товарів використовуються скориговані і дисконтовані ціни, при цьому при коригуванні враховуються, крім усього іншого:
§ пільги місцевим виробникам і підрядчикам;
§ можливі знижки, надані за умови одночасного присудження декількох контрактів або лотів.
У випадку попереднього кваліфікаційного відбіру контракт присуджується тому учаснику торгів, чия пропозиція має найменшу облікову вартість тільки кваліфікація цього учасника торгів не перетерпіла з того часу істотних змін до гіршого або учасник не одержавши з тих пір додаткове замовлення, що вичерпує його можливості. З метою зниження ризиків замовник має прояснити обидва ці моменти. Якщо попередній кваліфікаційний добір не проводився, потенційний переможець торгів має його пройти.
За успішного проведення торгів і виявлення переможця відбувається присудження контракту. При цьому гарантії на конкурс пропозиції учасників торгів, що програли, повинні бути повернуті їм відразу після присудження контракту.
Часто правила торгів передбачають процедуру оголошення змісту контракту, назви фірми, якій було присуджено контракт, і ціни контракту. Кожна інша інформація про конкурсні пропозиції або про їх оцінку, включаючи звіт про оцінку пропозицій, вважається конфіденційною. У деяких випадках учасникам торгів, що програли, дозволяється домагатися пояснень з боку замовника (організаторів торгів). Однак далеко не всі замовники надають таке право учасникам, що програли.