Планування витрат на проект — найважливіша складова успішної його реалізації. Усі учасники проекту (постачальники, баї підрядчики) мають враховувати вартісні показники при плануванні власної діяльності. План витрат за проектом називають кошторисом. Це комплекс документальних розрахунків, необхідних для визначення розміру витрат на проект. Кошторис має подвійне значення: як документ, що визначає вартість проекту, і як інструмент для контролю і аналізу витрат коштів і ресурсів на проект.
Призначення кошторисів. На основі кошторисів визначають обсяги капіталовкладень, до яких входять витрати: на придбання технологічного, енергетичного, підйомно-транспортного та іншого устаткування; приладів, інструменту та виробничого інвентарю, необхідних для функціонування підприємства; на будівельні роботи; на робот з монтажу устаткування (монтажні роботи); на здійснення технічного і авторського нагляду; на розробку проектної документації та ін.
Правильне визначення кошторисної вартості проекту має дуже велике значення. Від того, наскільки точно кошторис відбиває рівень необхідних витрат, залежить оцінка економічності проекту, планування капіталовкладень і фінансування. Точність кошторису залежить від точності визначення комплексу робіт, пов'язаних з проектом. Кошториси складають у процесі проектування на основі графічних матеріалів, специфікацій до них і пояснювальних записок. Потім визначають витрати, пов'язані з реалізацією проекту. На основі кошторисної вартості проекту визначають договірні ціни й укладають контракти між замовниками та підрядчиками, генеральним підрядчиком і субпідрядниками.
Показники кошторисної вартості застосовують для оцінки варіантів проектних рішень і вибору з них економічно доцільного, а також для порівняння варіантів організації робіт, вибору конструктивних і обсяго-планувальних рішень, обладнання та матеріалів.
На основі кошторису і календарного плану складають бюджет проекту і ведуть облік витрат, готують звітність і оцінюють діяльність замовника та підрядчика. Тому кошторисна вартість має не тільки покривати витрати, а і забезпечувати одержання запланованого прибутку. Порівняння кошторисної вартості робіт фактичних витрат — основа для виявлення джерел прибутку і причин збитковості робіт. Проте в будь-якому разі кошторис дає тільки прогноз кінцевої вартості проекту, тому що його остаточна вартість стає відомою тільки тоді, коли фінансування проекту буде довершено.
Усі витрати за проектом, які мають бути відображені в кошторисі проекту, як правило, можна зарахувати до однієї з таких категорій:
• основні витрати, пов'язані з інвестиційним проектом; резервні фонди на випадок збільшення витрат;
• витрати, пов'язані зі створенням початкового обігового капіталу;
• відсотки за прийнятими на період реалізації проекту зобов'язаннями (наприклад, банківськими позичками).
До основних належать витрати на придбання земельних ділянок і нерухомості, будівництво, придбання інших основних засобів (з урахуванням можливих податків, миті ПДВ).
Методи визначення кошторисної вартості. Для визначення кошторисної вартості проекту і окремих його етапів та робіт застосовують ресурсний і базисно-компенсаційний методи.
Базисно-компенсаційний метод зводиться до впорядкування кошторисної документації за допомогою наявних кошторисних норм. Вартість проекту і окремих його етапів при цьому формується з огляду на фактичні витрати і остаточно може бути визначена тільки після завершення проекту.
Ресурсний метод визначення вартості полягає в калькулюванні в поточних або прогнозованих цінах і тарифах елементів витрат (ресурсів), необхідних для реалізації проекту: собівартість; упаковування і доставка, тара; придбання чи виготовлення приладів, інструменту та інвентарю, без яких неможливо експлуатувати об'єкт.
Інші капітальні витрати, що входять до кошторисної вартості, це: витрати на виконання науково-дослідних, проектно-конструкторських і проектно-розвідувальних робіт; у будівництві — витрати на освоєння будівельного майданчика, плату за відведення земельних ділянок, відшкодування вартості відчужуваних під будівництво земель, переселення у зв'язку з будівництвом, підготовку експлуатаційних кадрів для підприємства; різноманітні компенсації та доплати працівникам.
Резерв на непередбачені роботи і витрати призначений для компенсації вартості робіт і витрат, які не завжди можна передбачити при проектуванні, але вони можуть виникнути при детальному опрацюванні проектних рішень і виконанні робіт, пов'язаних з реалізацією проекту. Зазначений резерв коштів обчислюється у відсотках від загальної кошторисної вартості і залежить від об'єкта та галузі. Цей резерв має бути таким, щоб забезпечити виконання проекту без додаткової грошової допомоги.
На основі кошторисної вартості визначають договірну ціну, що є основою для підрядних торгів, а після остаточного її узгодження — основою для укладення контракту.