У системі управління проектом важливе місце займає планування — розробка системи цілеспрямованих дій з реалізації інвестиційного проекту, що передбачає порядок, послідовність, терміни виконання робіт, забезпечення ефективного використання матеріально-технічних, трудових і фінансових ресурсів. Прийняті на основі планів управлінські рішення мають відповідати прогресивним організаційно-технічним і технологічним принципам здійснення усіх видів робіт у заданий термін і з високою їх якістю.
Планування охоплює усі фази здійснення проекту на різних стадіях і розрізняється лише специфікою планованих робіт і складністю їх виконання. Разом з тим існують загальні, властиві усім стадіям проекту, підходи. Суть їх ґрунтується на припущенні, що цілі проекту й обсяги робіт, необхідні для їхнього досягнення, можуть бути структуровані й описані досить точно у термінах, що піддаються оцінці. З іншого боку, прийняті за основу способи реалізації поставлених у проекті цілей визначають послідовність виконання окремих видів І етапів робіт, кваліфікацію виконавців, від яких залежать терміни здійснення проекту і його вартість.
Необхідно відзначити, що планування, координація і взаємодія всіх учасників реалізації проекту ґрунтуються на обраних критеріях оптимальності, що відбивають специфіку робіт даного етапу взаємозв'язку з наступними. Наприклад, підготовку проекту або кошторисної документації і складання техніко-економічного обґрунтування варто погодити з можливостями будівельних і монтажних організацій, яким доручено виконання цих робіт. Точне дотримання прийнятої технології здійснення проекту базується на своєчасному завершенні усіх видів і етапів робіт, що входять у проект. У одних випадках для здійснення проекту необхідно в суворо обмежений час виконати визначений комплекс робіт, що включає: дослідницькі, дослідно-конструкторські, проектні, будівельно-монтажні і пусконалагоджувальні роботи; в інших – замінити морально застаріле і фізично зношене устаткування більш прогресивним.
Зміст цілей проекту й ефективних способів їхнього досягнення визначає всі характеристики плану, що слід реалізувати протягом заданого періоду часу, що не перевищує життєвий цикл проекту. При цьому прийнята на основі розгляду можливих альтернативних варіантів концепція проекту припускає при наявності конкурентної ситуації своєчасне досягнення пріоритетних цілей в інтересах збереження на певний строк конкурентної переваги підприємства, що здійснює проект.
Концепція проекту встановлює не тільки терміни його реалізації і вартість, але і послідовність виконання ряду вимог до окремих розділів і фаз здійснення проекту. Оскільки акцент робиться на конкурентних перевагах, що їх одержать підприємства й інвестори, мова йде не просто про планово-розпорядницький документ, а скоріше про аргументоване дослідження, результати якого переконливо доводять правильність вибору всіх послідовних кроків досягнення цілей проекту.
В основі всіх прийнятих планових рішень лежить припущення про те, що мета проекту й обсяги робіт відповідають обраним на основі тендерів (торгів) можливостям виконавців. Складена у такий спосіб інформаційна модель розкриває картину всього кола задач, розв'язуваних на кожнім етапі реалізації проекту.
Планування починається з затвердження обсягу робіт і продовжується в ході виконання проекту і внесення змін протягом всього періоду планування. Причому кожна фаза життєвого циклу передбачає визначений вид планування робіт з властивими йому методичними підходами, що забезпечують досягнення необхідних результатів.
Планування являє собою циклічний процес, що починається з самого загального визначення цілей і рухається до більш детального опису тих робіт, що мають бути виконані для досягнення поставлених цілей. При цьому з'являється додаткова інформація про умови, що впливають на хід робіт.
Конкретна структура планів, використовуваних на різних стадіях планування проекту, залежить від стандартів і підходів, прийнятих у галузі і організаціях, що керують проектом. Наприклад, у «будівництві» проектна документація включає робочі креслення, стройгенплан, кошторис з відомостями відповідних матеріальних і технічних ресурсів, організаційно-технологічні схеми зведення об'єктів, графіки виконання робіт та ін. У проектах соціально-культурної сфери в основі календарних графіків робіт лежить технологічна документація, що відбиває специфіку послуг і методи їх надання.
У загальному виді на рівні управління проектом можна виділити такі види планів: концептуальний, стратегічний, поточний (детальний), оперативний.
У концептуальному плані інвестиційний проект розглядається з позицій досягнення загальної мети і взаємодії всіх його учасників. При цьому проект розбивають на ряд окремих стадій, кожна з яких представляє визначену задачу з відповідними ресурсами і обмеженнями. Виробленої концепції дотримуються всі учасники управління проектом.
Стратегічний план формується на основі накреслених цілей і задач, аналізу альтернативних варіантів досягнення цих цілей з оцінкою негативних і позитивних сторін кожного варіанту, термінів здійснення і вартості проекту. Цей план характерний тим, що дозволяє встановити довгострокові цілі і задачі для всіх функціональних
різників групи управління проектом, зосередити їхню увагу на окремих проміжних етапах, розподілити заходи щодо років відповідно наміченої програми дій і очікуваних результатів.
Тактичний (поточний) план легалізує і уточнює стратегічний план у розрізі року. При його розробці коректуються терміни виконання окремих етапів проекту, обсяги робіт і необхідні ресурси.
Оперативні плани складаються на короткострокову перспективу (місяць, тиждень, добу, зміну) на основі аналізу виконання поточного плану з обліком усіх виявлених відхилень від запланованих показників.
Складанню зазначених планів завжди передують розрахунки трудомісткості, матеріалоємності, тривалості робіт і визначення технології їх виконання, що дозволяє встановити терміни початку і закінчення робіт, за яких можуть бути досягнуті цілі проекту.
Таким чином, для формування планів необхідно володіти такою інформацією:
· обсяги і структура робіт за етапами реалізації цілей проекту;
• необхідні матеріальні, технічні, трудові і фінансові ресурси;
• терміни початку і закінчення окремих видів робіт і проекту в цілому;
• основні техніко-економічні показники, що характеризують ефективність використання необхідніх ресурсів відповідно до обраної організації проведення робіт. Оскільки до розробки концепції стратегічного, поточного або оперативного плану може бути притягнуто різні рівні управління проектом, необхідно надати кожному з них достовірну інформацію для прийняття правильного рішення.