У реалізації інвестиційних проектів, як правило бере участь велика кількість дослідницьких, проектних, будівельних організацій, постачальників ресурсів і інших суб'єктів господарювання, що внаслідок змін у зовнішньому або внутрішньому середовищі можуть порушити узяті на себе зобов'язання. Крім того, в умовах політичної і економічної нестабільності не можна виключати, що інвестори змінять відношення до проекту: одні вважатимуть ризикованою подальшу участь р здійсненні проекту; інші зажадають перегляду умов фінансування, треті — скорочення термінів. Жоден найсучасніший, ретельно розроблений проект не гарантований від внесення коректив. Тому суворе відстеження і вирішення проблем, що виникають у роботі окремих виконавців, постачальників ресурсів, є однією з найважливіших задач керівників проекту.
У даний час теоретично і практично відпрацьовано різноманітні методи і підходи до контролю і регулювання графіка виконання проекту. В основі їх лежить припущення про те, що ланцюги проекту і обсяги робіт у структурованому їх виді можуть бути представлені в ретельно складеній інформаційній моделі або в інформаційній системі управління проектом (ІСУП).
У першому випадку, тобто в рамках інформаційної моделі, керівник проекту може використовувати лише зведення, одержувані з системи автоматизації діяльності підприємства і окремої підсистеми, на приклад, бухгалтерії або відділу збуту. І оскільки ця система в основному орієнтована на постійних користувачів — функціональні підрозділи, то інформація, незважаючи на визначену структурованість, виявляється надлишковою і у деяких випадках марною для керівника проекту.
З іншого боку, спроби створити інформаційну систему управління проектом лише на основі існуючих функціональних систем наштовхуються на проблеми низької оперативності інформаційного постачання і вузької спрямованості (зосередженні на конкретних задачах контролю за виконанням проекту).
Треба відзначити, що інформаційна система управління, як правило, створюється для кожного проекту, хоча є і тимчасовий, але може бути структурована за етапами проектного циклу або інвестиційною фазою, функціями і рівнями.
Для побудови ефективної системи контролю за реалізацією проекту необхідно дотримуватися таких вимог:
• плани мають бути змістовними, чітко структурованими і фіксованими;
• будь-яка зміна первісного і наступного за ним плану має супроводжуватися фіксуванням внесених виправлень;
• система звіту за виконані роботи або фінансування розрахунків Має бути ясною і зрозумілою виконавцям, що відбиває стан проекту Щодо вихідних планів;
• варто заздалегідь визначити періодичність представлення всіхзвітів;
• необхідно передбачити ефективну систему реагування, що дозволяє переборювати відхилення від запланованого ходу робіт, у тому числі шляхом перегляду плану.
У результаті використання зазначеної системи контролю і управління досягається:
• відстеження фактичного стану на кожній стадії і у кожний момент часу, на які виробляється аналіз реалізації проекту;
• виявлення відхилень від запланованого ходу виконання проекту;
• вироблення коригувальних впливів, спрямованих на усунення відхилень.
Хід робіт, що підлягає виконанню відповідно до календарного плану, відслідковується на основі збору і обробки інформації. При цьому коштовним джерелом даних є звіти виконавців про хід виконання робіт. Збір і обробка інформації дозволяє не тільки оцінювати поточний стан справ, але і прогнозувати подальший хід робіт.
Для оцінки виконання календарного планову й окремих робіт знаходить застосування ціла низка методів.
Метод простого контролю (метод «0-100») дозволяє відслідковувати тільки моменти завершення робіт. Незавершеній роботі, у якій би стадії вона не знаходилася, привласнюється оцінка 0%, а завершеній —100%, причому вважається, що роботу виконано тільки якщо досягнуто її кінцевого результату.
Метод детального контролю передбачає оцінку проміжних стадій виконання задачі. Наприклад, роботі привласнюється оцінка 50%, якщо цілі досягнуто наполовину. Очевидно, що метод детального контролю складніше методу «О-100», оскільки жадає від менеджера оцінки ступеня завершеності робіт, що знаходяться у процесі виконання. У більшості випадків тільки використання цих двох методів дає прийнятні результати.
Коли ж не можливо точно оцінити стан виконуваної роботи, застосовують модифіковані варіанти методу детального контролю, наприклад, метод «50x50», що пропонує оцінку ступеня завершеності роботи в той момент, коли на її виконання витрачено 50% виділених коштів. Інша модифікація детального контролю — метод усіх — використовується, як правило, при аналізі робіт великої тривалості. Робота розділяється на ряд технологічних етапів, що визначають ступінь її завершеності.
Застосовуючи зазначені підходи, можна розробити інтегровану систему контролю, що забезпечує облік ступеня завершеності й окремих робіт, так і проекту в цілому, включаючи розрахунок за виконані етапи. Отримана у такий спосіб інформація використовується для вироблення управлінських рішень за допомогою програмного забезпечення. При цьому для укрупненого опису і аналізу проекту та передінвестиційній стадії більше підходить спеціалізоване програмне забезпечення аналізу проектів, що дозволяє дати оцінку основним показникам проекту в цілому і сформувати ТЕО.
Оскільки в ході виконання проекту особливе значення надається ефективному обміну інформацією і оперативною взаємодією учасників проекту, до складу інформаційної системи управління вводяться функціональні елементи у вигляді окремих типових модулів, у тому числі:
• модуль планування і контролю календарних планів робіт;
• модуль ведення бухгалтерії проекту;
• модуль фінансового контролю і прогнозування.
Модуль планування і контролю календарних планів використовується для підтримки формалізованого контролю виконання і координації взаємозалежних задач і функцій проекту. Основу цього модуля звичайно складає пакет програм сіткового планування. Виявлені в результаті розрахунку критичного шляху взаємозалежні роботи слугують базою організації матеріально-технічного забезпечення.
Модуль ведення бухгалтерії проекту орієнтований на контроль витрат формалізованими методами відстеження, фіксації і перевірки звітності всієї робочої документації, необхідної для виконання фінансових операції, включаючи формування балансу проекту і підсумкового звіту за ним.
Модуль фінансового контролю і прогнозування необхідний для підтримки аналітичних функцій порівняння фактичних і планових грошових потоків, а також прогнозування майбутніх витрат за проектом. Структура даного модуля багато в чому залежить від повноти інформації, одержуваної від зазначених вище модулів. Представлений комплекс заходів, спрямованих на контроль і регулювання реалізації проекту, забезпечує досягнення поставлених цілей проекту.