На малых предприятиях в отличие от крупных основное внимание уделяется ведению финансового учета.
Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БУИС.
При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». На небольших предприятиях с простой и слаборазвитой структурой, как правило, не требуется ведение управленческого учета как отдельной подсистемы. Бухгалтерский учет в этой системе ведут от одного до трех человек.
При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек.
Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе для обработки значительных объемов информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из них рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.
Выбор подхода зависит от типа предприятия, его размеров и финансовых возможностей.
Особенность «мини-бухгалтерий» состоит в том, что они ориентированы на автоматизацию бухгалтерского учета и формирования финансовой отчетности и практически не позволяют вести аналитический учет.
На рынке бухгалтерского программного обеспечения мини-бухгалтерии представлены следующими разработками: «1С: Бухгалтерия Базовая» (фирма «1С»); «Интегратор-Соло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ-мини-бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и др.
Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии (рис. 2.3) относится к классу «мини-бухгалтерий». Он позволяет автоматизировать учет материальных ценностей, основных средств, товаров, взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций.
Рис. 2.3. Структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии
Информация поступает из первичных документов, предварительно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок.
Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, реквизиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и др.). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии.
Основными учетными регистрами в такой системе являются регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.
Для повышения эффективности управления средним предприятием, необходимы бухгалтерские системы, которые относятся к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Подобные системы в настоящее время занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.
Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета на предприятии:
• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур
• расширение аналитического учета путем добавления к балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана счетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до пятого порядка в глубину;
• регистрация хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто используются два способа: «от проводки», когда, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки, и «от первичного документа», когда ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и др.). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;
• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:
- на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;
- вручную с клавиатуры на основе первичного документа;
- путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;
- путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;
• формирование любых отчетных документов первичных и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, Главная книга и др.), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и др.).
• формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством использования графического редактора;
• сбор информации обо всех этапах работы в целях контроля деятельности работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;
• масштабируемость и способность работать на различных вычислительных платформах и под управлением различных ОС;
• формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;
• надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, бухгалтер, главный бухгалтер, работник склада и др.), закрытия от изменений всех данных за определенный период, периодического резервного сохранения данных с последующим их восстановлением, проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;
• ведение многовалютного бухгалтерского учета;
• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.
К универсальным БУИС относятся такие системы, как «1С: Бухгалтерия 8. ПРОФ» (фирма «1С»), «ABACUS» (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус-предприятие» - (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланке»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и др.
Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях (рис. 2.5) включает два взаимосвязанных модуля — «Управленческий учет» и «Финансовый учет».
Управленческий учет по отдельным участкам (например, таким, как учет расчетов по заработной плате, готовой продукции и ее реализации, основных средств и нематериальных активов, материальных ценностей, сводный учет и др.) осуществляется посредством использования единого программного комплекса.
Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал учета хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные аналитические данные к счетам, баланс и приложения к нему).
Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций.
Рис. 2.5. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях
Работа с программным комплексом начинается с его настройки на конкретные условия ведения учета. Обычно настройка системы осуществляется в три этапа.
Этап 1. Настройка параметров работы системы, (например, реквизитов предприятия, пароля на вход системы, параметров рабочего места бухгалтера и других дополнительных возможностей).
Этап 2. Настройка справочников системы. На этом этапе необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов, составить список организаций, физических лиц и внести их в соответствующий справочник, заполнить справочник «Номенклатура». Справочники системы можно настраивать и непосредственно при вводе информации с первичных документов. Применение справочников в системе значительно ускоряет процесс занесения новой информации — ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из справочника позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появление ошибки во время заполнения полей экранных форм.
По структуре построения справочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (справочники наименований документов, единиц измерения и пр).
Сложные справочники имеют два и более уровня вложенности. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемными справочниками, большое количество записей которых невозможно разместить на экране. Так, двухуровневый справочник «Контрагенты» состоит из разделов «Поставщики», «Покупатели», «Учредители», «Прочие».
Этап 3. Перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. При первоначальной настройке системы все данные вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.
Ведение бухгалтерского учета в системе состоит в том, чтобы регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
Основным способом оформления хозяйственных операций в журнале хозяйственных операций является создание первичного документа. После подтверждения его использования осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованием данных этого документа. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает следующие этапы:
Регистрация -> Печать -> Учет
Цель регистрации — ввести в систему необходимую информацию о документе. Регистрацию любого документа можно выполнить следующими способами:
• вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;
• на основании ранее зарегистрированного документа другого вида (например, накладную на отгрузку на основании счета);
• с применением ранее зарегистрированного документа этого же вида. Все данные из него система автоматически переносит в новый документ и предлагает уточнить их.
После регистрации первичный документ может быть распечатан. Перед печатью при необходимости вносятся коррективы в текст документа.
После подтверждения исполнения документа он отрабатывается в учете, результатом чего является зарегистрированная операция в журнале хозяйственных операций.
Частным случаем документа является операция, вводимая вручную с прямым указанием синтетических и аналитических счетов.
Учет всех хозяйственных операций ведется в журнале хозяйственных операций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитических счетах.
В некоторых системах для учета основных средств и нематериальных активов создается электронная инвентарная картотека для хранения индивидуальных характеристик основных средств (заводские номера, содержание драгоценных металлов и др.), норм расчета амортизации.
В оборотных ведомостях для каждого объекта учета приводятся обороты по дебету и кредиту за определенный период, а также остаток на начало и конец этого периода. Одна запись этой ведомости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведомости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе счетов и материально ответственных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обобщения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в журналах регистрации все связанные с ними первичные записи, а затем исправить ошибку.
По фактам финансово-хозяйственной деятельности в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:
• баланс предприятия;
• Главная книга;
• книга учета хозяйственных операций;
• кассовая книга;
• ведомости аналитического учета;
• ведомости накопительных аналитических данных к счетам;
• оборотно-сальдовая ведомость;
• приложения к балансу;
• дополнительные отчеты.
Форма выдачи на печать каждого из перечисленных документов, кроме баланса и аналитических отчетов, задается системой.