Нормативная база:
1. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 №40;
2. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ №14 от 5.01.1998;
3. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций утверждено Постановлением ГК по статистике от 18 августа 1998 №88.
Нормативные документы устанавливают правила хранения, приема и выдачи наличных денег, а также порядок документного оформления этих операций и их отражения в учете.
Ден. ср-ва поступают в кассу со счетов в банках в оплату стоимости продукции, работ и услуг от покупателей, от подотчетных лиц и из других источников. Полученные деньги должны расходоваться по целевому назначению, а именно: на выплату з/п, премий, пособий по соц. страхованию, на командировочные, хоз., операционные и некоторые др. расходы.
В кассе наличные ден. средства могут находиться лишь в пределах лимита, согласованного с банком. Сверх лимита в кассу могут поступать деньги только на выдачу з/п, пособий по временной нетрудоспособности и премий. Деньги на эти цели могут находиться в кассе в течение 3х дней, включая день получения из банка. По истечении этого срока невостребованные ден. ср-ва сдаются в банк, но по первому требованию они снова м.б. выданы в кассу.
Кассовые операции ведет кассир. Он является материально-ответственным лицом, с ним заключается договор о полной материальной ответственности.
Порядок документального оформления кассовых операций:
Получение наличных денег в банке оформляется по чекам. Чековые книжки организация приобретает в банке и хранит в кассе вместе с денежной наличностью.
Нал. деньги принимаются к учету по приходному кассовому ордеру.
Приходный кассовый ордер (ПКО)– это документ с шифром КО-1 (КО – это кассовые операции). Приходный кассовый ордер подписывает главный или старший бухгалтер и кассир. Лицу, сдавшему деньги, выдается квитанция, подтверждающая прием денег.
Основным документом на выдачу денег из кассы является расходный кассовый ордер - РКО (КО-2). Этот документ подписывают руководитель (фин. директор), главный или старший бухгалтер и кассир.
Выдача денег из кассы может оформляться и по другим надлежаще оформленным документам: платежными (расчетно-платежными) ведомостями; заявлениями на выдачу денег; счетами и др. документами. На эти документы налагается штамп с реквизитами расходного кассового ордера.
К оформлению кассовых документов предъявляются строгие требования. они сформулированы в «Порядке ведения кассовых операций в РФ». В этих документах подчистки, помарки, исправления не допускаются.
До передачи в кассу ПКО, РКО или заменяющие их документы в бухгалтерии регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3).
По окончании рабочего дня кассир отражает все произведенные операции в Кассовой книге (КО-4). Каждое предприятие ведет только одну Кассовую книгу. Кассовая книга д.б. пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. причем количество листов заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в 2х экземплярах (или распечатывается 2 экземпляра), причем 2й экземпляр - это отчет кассира (т.е. кассовый отчет).
В конце рабочего дня кассир сдает кассовый отчет вместе с приложением первичных документов в бухгалтерию. Причем сдача отчета подтверждается подписью бухгалтера на 1-м экземпляре.
В бухгалтерии Кассовый отчет тщательно проверяется и далее служит основанием для отражения кассовых операций на счетах бух. учета.
Планом счетов БУ для учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса».
К нему м.б. открыты субсчета: 50/1- «Касса организации»; 50/2- «Операционная касса»; 50/3- «Денежные документы».
Для раздельного отражения нал. денег в рублях и ин. валюте к счету 50 кроме того м.б. открыты субсчета по видам валют.
Поступление наличных денег в кассу отражается записями по дебету сч. «Касса» и кредиту сч. «Расч. счет»; сч. «Расчеты с покупателями»; сч. «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; сч. «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» и т.д.:
Д 50
К 51, 62, 76, 73/2, 71
Выдача ден ср-в из кассы отражается записями:
Д 70,71,76,51
К 50
В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ в сроки, установленные руководителем, а также при смене материально ответственных лиц должна производиться внезапная ревизия кассы с полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
Для проведения ревизии приказом руководителя назначается комиссия. Комиссия оформляет Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15). При обнаружении недостач или излишков денег (или иных ценностей) в акте указывают соответствующие суммы и обязательства их возникновения.
Фактическое наличие денежных средств приводится в соответствии с учетными данными:
- излишки денег в кассе принимают к учету и относят на увеличение финансовых результатов организации. Для этого составляется проводка: Д 50; К91/1.
- недостачи денег в кассе списываются на счет материально ответственного лица, т.е. кассира:
Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», К 50
Д 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям. Расчеты по возмещению материального ущерба», К 94
Д 50, 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - удержание средств из з-п работника, К 73/2
Помимо наличных денег в кассе организации могут храниться ден. документы и бланки строгой отчетности.
К денежным документам относятся: почтовые марки, марки гос. пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и некоторые другие док-ты. Денежные документы учитываются на счете 50/3 «Касса. Денежные документы».
К бланкам строгой отчетности принято относить бланки трудовых книжек, командировочных удостоверений, путевых листов автотранспорта, а также квитанционные книжки. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности по видам бланков».