При приеме на работу кассира руководитель ЮЛ обязан под расписку в специальном журнале ознакомить его с правилами, инструкцией по учету кассовых операций, заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Движение денег в кассе оформляется следующими документами:
1. Приходным кассовым ордером (бланк строгой отчетности), которым оформляется прием денег в кассу. Он имеет две части: собственной приходно-кассовый ордер и квитанция. После получения денег кассир отрывает квитанцию и передает ее лице, внесшему деньги в качестве подтверждения.
2. Расходный кассовый ордер, по которому выдаются деньги при предъявлении получателем денег паспорта или заменяющего его документа согласно законодательству. По платежной ведомости (как правило, сотрудникам организации). После выдачи денег оформляется на сумму выданных денег расходный кассовый ордер. Приходные и расходные кассовые ордера до прихода в кассу регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых ордеров. Если из кассы выдается ЗП, работники должны получить ее в течение 3-х рабочих дней. По истечении 3-х рабочих дней напротив фамилии лиц, которым не произведена выплата, ставится штамп «депонирована». Бухгалтер затем в платежной ведомости пишет общую сумму выданных денег и сумму депонированной ЗП, составляет реестр депонированных сумм, составляется расходно кассовый ордер на общую сумму выданных по платежной ведомости денег. Ежедневно кассир составляет кассовую книгу утвержденной формы. Она должна быть прошнурована, страницы должны быть пронумерованы и скреплены печати, количество страниц в книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист состоит их 2-х частей: неотрывная часть листа с горизонтальной линовкой, отрывная часть листа, заполненная под копирку, отделяется и служит отчетом кассира. Отчет кассира (2-я часть) со всеми приложенными оправдательными документами передается бухгалтеру под расписку на оставшейся в кассовой книге страничке.