Учет материальных ценностей кредитной организации осуществляется на основании документов, утвержденных Учетной политикой кредитной организации (требования, накладные).
Материальные ценности поступают в кредитную организацию от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств.
Для получения от поставщиков материальных ценностей кредитная организация выдает доверенности лицам, состоящим в штате кредитной организации, на бланках установленной формы. Доверенности подписываются должностными лицами, уполномоченными руководством банка, и оформляются его печатью.
Выдаваемые доверенности регистрируются в журнале учета доверенностей. Журнал ведется по следующей форме: номер доверенности и дата ее выдачи, срок действия доверенности; должность, фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность; наименование поставщика; расписка лица, получившего доверенность; отметка о выполнении поручения по данной доверенности с указанием названия документа, его номера и даты.
Получение материальных ценностей возлагается приказом по банку на определенных работников, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.
При приеме ценностей, приобретенных за наличный расчет, составляется приходная накладная.
При передаче в эксплуатацию материальных ценностей составляется акт ввода в эксплуатацию за подписями членов создаваемой комиссии. Акт утверждается руководителем банка (его заместителем).
Отпуск материальных ценностей производится на основании требований, подписанных начальником структурного подразделения банка.
Требования составляются в трех экземплярах, из которых:
-первый экземпляр сдается в бухгалтерию
-второй экземпляр остается у лица, ответственного за хранение ценностей,
-третий экземпляр вручается получателю.
Передача материальных ценностей от одного должностного лица, другому должностному лицу, производится по распоряжению руководителя хозяйственной службы, согласованному с соответствующими структурными подразделениями. Передача оформляется накладной.
Накладная составляется в четырех экземплярах, из которых:
-первый экземпляр сдается в бухгалтерию с отчетом должностного лица;
-второй экземпляр остается у должностного лица,
-третий экземпляр сдается в бухгалтерию должностным лицом
-четвертый экземпляр остается у должностного лица, принявшего ценности,
При необходимости списания материальных ценностей, порчи создается комиссия для подготовки акта. Акт составляется в двух экземплярах, рассматривается и утверждается председателем Правления банка или его заместителем.
Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй экземпляр используется должностными лицами для отражения по складскому учету.
Должностные лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, в сроки, установленные руководством банка, сдают в бухгалтерию банка отчетность о приходе и расходе материальных ценностей, которая состоит из приходных и расходных документов, включенных в реестр приходных и расходных документов. Реестр составляется в двух экземплярах