ДОКУМЕНТООБОРОТ - движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.
Необходимые для деятельности учреждений банка материалы (топливо, смазочные материалы, материалы для текущего ремонта помещений и инвентаря, запасные части к автомобилям, спецодежда, канцелярские принадлежности, инкассаторские сумки для сбора денежной выручки, упаковочный материал для денег) учитываются на счете третьего порядка № 340 « Хозяйственные материалы »(на соответствующих субсчетах - на складе, в подотчет, в дороге).
Строительные и другие материалы для капитальных вложений и капитального ремонта также учитываются на счете № 340. Аналитический учет материалов осуществляется в бухгалтерии на ЭВМ в оборотный сведения количественно-суммарного учета по группам: на складе. в подотчетных лиц. в ремонте или переработке. временные приспособления и оборудование на стройке. в пути.
На складе ведется сортовой количественный учет в карточках или в книге складского учета.
Приказом руководителя банка назначается материально ответственное лицо (заведующий состава, заведующий хозяйством, заместитель руководителя банка по хозяйственной деятельности и т.д. ), которая отвечает за сохранность материалов.
Материалы выдаются из состава по требованиям или накладными, которые выписываются в трех экземплярах, за подписями лиц, уполномоченных на это руководителем банка. Первый экземпляр с отметкой заведующего складом о выдаче и распиской о получении поступает в бухгалтерию, второй - остается у завскладом, а третий - выдается получателю. В бухгалтерии изданы материалы расцениваются, и стоимость их списывается по кредиту счета № 340 «Хозяйственные материалы» (соответствующий субсчет) и дебету соответствующего счета (за направлением использования материалов).
В учреждениях банка, где запасы хозяйственных материалов небольшие и передаются на хранение лицам, которые их используют, складской учет не ведется и требования на выдачу материалов не складываются. Вместо этого отпуск материалов ежемесячно учитывается оперативно по ведомости, на основе которой стоимость израсходованных материалов списывают в дебет счетов по направлениям их использования и кредит счета № 340 «Хозяйственные материалы» (с соответствующего субсчета).
Сохранение материалов периодически проверяется на складе и в других местах хранения, исходя из фактических их остатков и данных учета. Так, бухгалтер, осуществляющий контроль за учетом материалов на складе, ежеквартально сверяет их количественные остатки на складе по картонка с данными остатков по оборотной ведомости, состоящей и ведется в бухгалтерии банка. Фактические остатки некоторых наиболее дефицитных материалов проверяются ежеквартально.
Периодически или в случае смены материально ответственных лиц, при кражах, пожарах и обязательно состоянию на конец отчетного года на складе проводится инвентаризация материалов.