5.7.1. Книга ф.№20 ведется во всех структурных подразделениях Банка и предназначена для регистрации контролером невостребованных в течение одного года сберегательных книжек и других документов, определенных нормативными документами Банка. Документы, удостоверяющие личность граждан, забытые клиентами в структурных подразделениях не регистрируются в книге ф.№20.
Книга ф.№ 20 в нерабочее время хранится в сейфе сейфовой комнаты.
5.7.2. Книга ф.№20 должна быть пронумерована. Запись о количестве листов делается на последней странице книги и удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера филиала Банка или их заместителей. Кроме того, она прошнуровывается и опечатывается бумажной наклейкой на не расслаивающейся бумаге с оттиском печати в установленном порядке.
При обращении владельца документов (сберегательных книжек, квитанций ф.№ 31 и др.) они выдаются ему под расписку в книге ф.№ 20 с указанием данных предъявленного паспорта. По просьбе владельца сберегательные книжки высылаются по почте заказным письмом, в этом случае в книге ф.№ 20 указываются дата отсылки и номер квитанции организации почтовой связи.
5.7.3. По состоянию на 1 января проводится инвентаризация невостребованных документов. На сберегательные книжки, квитанции ф.№ 31, зарегистрированные в книге ф.№ 20, невостребованные в течение года со дня регистрации в книге ф.№20, составляется реестр (по форме книги ф.№ 20, графы 1-5). Реестр подписывается заведующим структурного подразделения Банка (заместителем заведующего, контролером) либо начальником соответствующего отдела ОПЕРУ (ОПЕРО) филиала Банка и вместе с документами, перечисленными в реестре, направляется в соответствующий филиал Банка для рассмотрения вопроса о целесообразности дальнейшего их хранения.
Вопрос о целесообразности дальнейшего хранения невостребованных документов рассматривается руководителем филиала Банка либо его заместителем. В реестре за подписью названного лица делаются отметки (по каждой записи) о том, какие документы подлежат дальнейшему хранению либо должны быть уничтожены. Документы, которые подлежат дальнейшему хранению, вместе с тем же реестром возвращаются в соответствующее структурное подразделение Банка. В случае уничтожения невостребованных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в филиале Банка (в подразделении, ответственном за организацию работы с физическими лицами), а второй передается в структурное подразделение Банка и помещается (вместе с реестром) в специальную папку. Дата и номер акта об их уничтожении заносятся в книгу ф.№ 20.