5.4.11. Карточка по счету ф.№1-д – дополнительная карточка к карточке по счету ф.№1, оформляется в структурных подразделениях, осуществляющих операции по вкладам вручную. Карточка по счету ф.№1-д оформляется при открытии счета для отражения всех операций по счету.
5.4.11.1. В карточке по счету ф.№ 1-д контролеруказывает ее порядковый номер по данному счету, начиная с № 1, номер структурного подразделения Банка, номер счета по вкладу, фамилию, имя, отчество (при его наличии) вкладчика и подписывает сделанные записи с указанием должности, фамилии, инициалов и проставлением даты.
При составлении первой карточки по счету ф.№ 1-д контролер в первой строке записывает операцию по открытию счета, указав в графе “Операция” - “открытие счета”, в графе “Дата” - дату открытия счета (цифрами в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ), в графах “Вклад-приход” и “Вклад – остаток” - сумму первоначального взноса (цифрами) и подписывает сделанные записи. В поле “Для отметок” контролер указывает типографские серию и номер сберегательной книжки ф.№2-о, выдаваемой вкладчику (вносителю, доверенному лицу, законному представителю) при открытии счета и подписывает сделанную запись с указанием должности, фамилии, инициалов и проставлением даты.
5.4.11.2. В том случае, когда карточка по счету ф.№ 1-д полностью заполнена записями операций по счету, остаток вклада и процентов с исписанной карточки переносятся на новую карточку по счету ф.№ 1-д за тем же номером счета. На исписанной карточке по счету ф.№1-д после текста “Перенесено на дополнительную карточку №____”, контролер указывает порядковый номер новой карточки и расписывается.
5.4.11.3. При выдаче новой сберегательной книжки ф.№2-о взамен исписанной, типографские номер и серия новой сберегательной книжки указываются контролером в поле “Для отметок” карточки по счету ф.№1-д. Сделанная запись подписывается контролером с указанием должности, фамилии, инициалов и проставлением даты.
5.4.11.4. В случае применения в ВСП программно-технического комплекса карточки ф.№1-д не применяются. Вся информация о совершенных операциях (дата, характер операции (открытие/закрытие счета, приход, расход, причисление процентов, безналичное зачисление/списание и т.д.), сумма операции, остаток после проведения операции, номер корреспондирующего счета, реквизиты доверенности и завещательного распоряжения (завещания) и др.) должна хранится в электронной базе данных счетов.
5.4.12. Записи вносимые в графу “Для отметок” карточки по счету ф.№1 (ф.№1-у) удостоверяются подписью контролера с указанием должности, фамилии, инициалов, даты.
5.4.13. Карточки по счету ф.№1-у (ф.№1, ф.№1-д) хранятся в картотеках или специальном банковском оборудовании для хранения карточек по счету (например, в шкафах), которые по окончании рабочего дня закрываются на ключ и опечатываются. В тех случаях, когда картотека (специальное банковское оборудование) запирается на замок, исключающий несанкционированный доступ к карточкам по счету, опечатывание её не требуется.
5.4.13.1. Картотека по тем видам вкладов, совершение операций по которым возлагается приказом по филиалу Банка на определенное лицо, закрывается на ключ и опечатывается этим лицом.
5.4.13.2. Картотеки счетов формируются в разрезе балансовых счетов второго порядка (42301, 42302, 42303, 42601, 42602, 42603 и т.д.). В картотеке по каждому счету второго порядка карточки по счету раскладываются по видам вкладов (по номерам присвоенных им кодов) в порядке возрастания номеров счетов. В случае необходимости счета могут разделяться по сотням номеров.
5.4.13.3. В картотеке вместе с карточкой по счету ф.№1 хранится карточка ф.№ 1-д. Если по счету исписано несколько карточек по счету ф.№1-д, в действующей картотеке хранится только карточка по счету ф.№1 и дополнительные карточки
ф.№1-д за текущий год. Исписанные дополнительные карточки ф.№1-д за предыдущие годы помещаются в отдельную картотеку в порядке возрастания номеров счетов и хранятся там до закрытия счета по вкладу. Филиал Банка может самостоятельно принять решение о нахождении исписанных карточек по счету ф.№1-д за текущий год в действующей картотеке или в одной картотеке вместе с исписанными за предыдущие годы.
5.4.13.4. Карточки по счету ф.№ 1 (ф.№ 1-у, ф.№ 1-д) по закрытым в текущем году счетам помещаются в отдельные картотеки, в которых раскладываются в порядке, изложенном в п.5.4.13.2. настоящей Инструкции.
После составления годового отчета в течение первого квартала, следующего за истекшим годом, формируется опись закрытых счетов по каждому ВСП с учетом следующего:
- в описи указываются наименование филиала, номер структурного подразделения, порядковый номер, номера счетов, фамилии, имена и отчества вкладчиков и дата закрытия;
-для неавтоматизированных структурных подразделений опись формируется и распечатывается на бумаге (в одном экземпляре) автоматически АС ЦБД филиала. Территориальный банк самостоятельно определяет подразделение, ответственное за распечатывание описи закрытых счетов (за исключением подразделения бухгалтерского учета);
- для автоматизированных ВСП, имеющих удаленный доступ к ЦБД филиала, опись формируется средствами ПТК в ВСП, затем либо распечатывается работником ВСП на бумаге (в одном экземпляре) либо хранится в электронном виде. Если опись хранится в электронном виде, то ПО должно обеспечивать по запросу пользователя просмотр описи и при необходимости её печать, в том числе по заданному диапазону счетов;
-для автоматизированных ВСП, не имеющих удаленный доступ к ЦБД филиала, территориальный банк самостоятельно определяет порядок формирования описи – на уровне филиала в ЦБД филиала (а также подразделение филиала, ответственное за формирование и печать описи, за исключением подразделения бухгалтерского учета) или на уровне ВСП – работником ВСП. При этом если опись формируется в АС ЦБД филиала, то она может передаваться в ВСП в электронном виде или на бумаге (в одном экземпляре).
На основании описи работники ВСП до окончания первого квартала года, следующего за истекшим годом, производят изъятие из картотеки закрытых в истекшем году счетов карточек по счету ф.№1-у (ф.№1 вместе со всеми дополнительными карточками ф.№1-д) и передачу их вместе с описью в архив филиала Банка. Если опись поступила в ВСП в электронном виде, то она передается в архив также в электронном виде. Карточки по счету ф.№1-у (ф.№1,ф.№1-д) хранятся в архиве вместе с описью в течение срока, установленного Перечнем документов №1350-р.