Необхідними умовами правильної організації обліку запасів є:
· правильна організація складського господарства;
· затвердження інструкції з обліку запасів:
· правильне групування (класифікація) запасів;
· розробка корм запасів;
· нормування втрат запасів.
Документальне оформлення операцій руху матеріальних цінностей
Передумовою раціональної організації бухгалтерського обліку наявності
матеріальних запасів та їх використання є своєчасне складання первинних документів та дотримання правил їх приймання та видачі.
В основу документального оформлення первинного обліку покладені відповідні нормативні документи:
1. Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених, використаних довіреностей № 99, затв. Наказом МФУ від 16.05.96 р.
2. Наказ МФУ "Про зміни і доповнення до Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей" "226 від 1810.96 р.
3. Наказ Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів'' №193 від 21.06.96 р.
Основним джерелом надходження матеріалів є придбання їх у постачальників. Матеріали, що надходять від постачальників, приймаються на склад матеріально відповідальними особами. Оприбуткування здійснюється на підставі розрахункових документів, накладних, податкових накладних, ТТН. В цих документах містяться такі дані: назва, кількість, ціна, сума, номер договору, постачальник, його адреса, номер розрахункового рахунку, дата виписки документу. Рахунок-фактура є одночасно документом, за яким здійснюється розрахунок за одержані матеріали, надані послуги.
В цілях контролю за надходженням матеріалів, їх оплатою всі рахунки постачальників підлягають реєстрації в спеціальному журналі.
Оприбутковуються матеріали по прибутковому ордеру (ф. М-3). Якщо матеріали надійшли з нестачею, невідповідної якості, без документів, то оприбуткування здійснюється комісією, яка складає акт (ф. М-7).
Прибуткові ордери виписуються в двох примірниках.
Надходження матеріалів на склад від своїх виробництв і від ліквідації основних засобів оформлюється накладними (ф. М-12. ф. М-13).
Всі документи з надходження підлягають перевірці в бухгалтерії і використовуються для формування аналітичних показників в натуральних та грошових одиницях виміру.
В залежності від призначення матеріалів вони можуть бути використані на потреби основного виробництва, на потреби допоміжних виробництв та реалізовані.
Відпуск матеріалів зі складу оформляється первинними документами: вимогами (М-10, М-11), лімітно-заборними картками (ЛЗК), накладними.
ЛЗК виписуються виробничим відділом в 2-х примірниках, один з яких передасться на склад, другий - споживачу.
Записи в ЛЗК здійснюються завідуючим складом. Одночасно визначається залишок ліміту. Завідуючий складом факт видачі підтверджує підписом в примірнику споживача, а споживач - в примірнику складу.
По закінченню місяця в ЛЗК визначаються підсумки відпущених зі складу матеріалів і здійснюються відповідні записи в картках складського обліку.
Картки складського обліку матеріалів (ф. М-17) відкриваються в бухгалтерії і видаються матеріально відповідальним особам. Реквізити картки: номер, склад, назва матеріалу, сорт, марка, одиниця виміру, облікова ціна, номенклатурний номер.
На підставі первинних документів матеріально відповідальна особа здійснює записи по оприбуткуванню та відпуску матеріалів а день операції. Після кожного запису визначається затишок матеріалів. Бухгалтерія підприємства здійснює систематичний контроль за своєчасним оприбуткуванням на склад матеріалів, оформлення первинних документів, своєчасними записами в картках і правильністю визначення залишку.
Протягом місяця у встановлені терміни завідуючий складом передає в бухгалтерію первинні документи по реєстрах (окремо по надходженню і видачі). До реєстрів додаються прибуткові, видаткові документи, згруповані за номенклатурними номерами, групами матеріалів.
Прийняті бухгалтерією документи є джерелом інформації для ведення бухгалтерського обліку.
В картках складського обліку відображується рух матеріалів в натуральних одиницях виміру, на балансових рахунках - в грошовій одиниці виміру. З метою порівняння та поєднання залишків по групах в грошовій одиниці виміру з даними карток складського обліку в бухгалтерії ведеться книга (відомість) залишків матеріалів. Вона відкривається для кожного склад}' на початок року. В книзі кожного місяця завідуючий складом на підставі карток заносить в книгу залишки матеріалів на початок наступного місяця. В бухгатгерії залишки розцінюються за обліковими цінами по групах, субрахунках і в цілому по відповідному рахунку обліку матеріальних цінностей.
Облік матеріалів в бухгалтерії
В бухгалтерії підприємства ведеться синтетичний облік матеріалів в грошовій одиниці виміру і аналітичний - в натуральних та грошових одиницях виміру. Підставою ведення синтетичного обліку є первинні документи, що надійшли зі складу по реєстру. Для узагальнення даних по надходженню та витратам матеріалів складаються накопичувальні відомості.
Реквізити відомостей: надходження матеріалів і залишки по групах на початок місяця і підсумкові дані з надходження з реєстрів прибуткових документів. Одночасно складається накопичувальна відомість по витраченим матеріалам за місяць.
За даними відомостей визначається залишок матеріалів на перше число наступного місяця. Дані накопичувальних відомостей переносяться в відповідні розділи відомості руху матеріалів в грошовій одиниці виміру (ф. М-10). За допомогою відомості 10 здійснюється зв'язок синтетичного обліку матеріалів з аналітичним.
Порядок одержування матеріальних цінностей від постачальників
Згідно п. 1 "Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей", затвердженної Наказом МФУ від 16.05.96 р. № 99, сировина матеріали, паливо, запасні частини, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, також нематеріальні активи і цінні папери відпускаються покупцям та передаються безкоштовно тільки по довіреності одержувачів.
Виписку довіреностей і реєстрацію повернених, виданих і використаних довіреностей здійснює особа призначена керівником підприємства. Довіреність видається під розписку особі, уповноваженій на одержання. Згідно п.11 Інструкції забороняється відпуск цінностей в таких випадках:
ü довіреність видана з порушенням встановленого порядку заповнення;
ü довіреність має виправлення, не підтверджені підписом;
ü відсутність в уповноваженої особи паспорта, іншого документу, який засвідчує уповноважену особу;
ü закінчення терміну дії довіреності (термін не > 10 днів);
ü анулювання довіреності.
Бланки довіреностей є бланками суворої звітності. Облік бланків довіреностей здійснюється відповідно п. 13 Інструкції, так, як і бланки товарно-транспортних накладних. Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві відображаються в бухгалтерському обліку на підставі платіжних документів.
Прийомка матеріальних цінностей на склад оформляється прибутковим ордером (ф. М-4), або актів приймання (ф. М-7). Прийомний акт складається комісією в 2-х примірниках в випадку, коли мають місце розбіжності в поставці і супроводжуючих документах. Примірник прибуткового ордеру здається уповноваженою особою в бухгалтерію і на його підставі здійснюється відповідний запис в журналі реєстрації довіреностей.
_______________________ Типова форма № М-3
(підприємство, організація) Затверджена наказом
Ідентифікаційний код за Мінстату
ЄДРПОУ________ України № 193 від
Код за УКУД_______ 21.06.1996 р.
Журнал реєстрації довіреностей за 2000 рік
Типова форма № М-3
| № довір еності | Дата видачі | Термін дії довіреності | Посада, прізвище особи, якій видана довіреність | Найменування постачальника | Ким довіреність підписана | Найменування і кількість товарно- матеріальних цінностей | Підпис особи, що одержала довіреність | Відмітка бухгалтерії про виконання довіреності |
Оперативно-бухгалтерській метод обліку матеріалів
Для звірки даних бухгалтерського й аналітичного обліків матеріальних цінностей необхідно періодично здійснювати оцінку за обліковими цінами кількісних залишків за даними складського обліку на визначену дату і зіставляти загальні суми з сумою залишку за обліковими цінами вартісного аналітичного обліку. Такий метод організації обліку називається сальдовим, або оперативно бухгалтерським.
На підприємствах для поточної оцінки руху матеріальних цінностей протягом визначеного періоду використовують облікові ціни. Облікові ціни визначаються або як середня зважена величина фактичної заготівельної собівартості за тривалий минулий період, або як планово-заготівельна собівартість, що визначається на основі прейскурантних (договірних) цін і запланованого розміру транспортно-заготівельних витрат.