Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться згідно з Інструкцією, затвердженою наказом головного управління Державного казначейства України № 90 від 30.10.98 р.
Інвентаризація - це перевірка та документальне підтвердження наявності та стану матеріальних цінностей.
Інвентаризація - один із методів контролю за збереженням оборотних активів і роботою матеріально-відповідальних осіб.
Інвентаризація виробничих запасів проводиться за місцем зберігання та окремо за матеріально-відповідальними особами.
Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, сорту і кількості.
На виявлені при інвентаризації непридатні для використання або зіпсовані матеріальні цінності складаються акти, змістом яких є причини, ступінь, характер псування матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили їх псування.
У процесі інвентаризації визначається фактична наявність цінностей, виявляються відхилення від даних книг обліку і причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) з висновками робочої комісії подають в бухгалтерію. Бухгалтерія
складає порівняльну відомість, в якій здійснюється взаємозалік лишків і нестач внаслідок пересортиці; визначаються кінцеві результати інвентаризації. Якщо вартість нестач перевищує вартість лишків, то різниця у вартості відноситься на винних матеріально-відповідальних осіб.
За результатами інвентаризації складається протокол, змістом якого є: характеристика стану підприємства; результати інвентаризації; порядок списання нестяг у межах природного убутку, а також, понаднормативних нестач і втрат від порчі цінностей; заходи щодо попередження нестач і втрат.
Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути затверджений керівником підприємства.
Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку. За несвоєчасне, неякісне проведення інвентаризації матеріальних цінностей, за неприйняття заходів по відшкодуванню з винних осіб збитків від нестач, розтрат, крадіжок накладається адміністративний штраф від 8 до 15 н. м. д. громадян, а при повторному адміністративному порушенні - від 10 до 20 н. м. д. громадян.
Порядок відображення результатів інвентаризації в обліку.
1) Дт 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей"
Кт 201, 203, інші - на суму нестач, якщо винні особи не встановлені
2) Дт 201 "Сировина і матеріали"
Кт 719 „Інші операційні доходи”
3) Дт 91 "Загальновиробничі витрати"
Кт 20 "Виробничі запаси" - на суму нестач у межах норм природнього убутку
4) Дт 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"
Кт 71 "Інший операційний дохід" - на суму нестачі, віднесеній за розрахунок відповідальної особи.
Якщо, винна особа не встановлена, то МЦ списуються на витрати, а балансова вартість списаного активу зараховується на позабалансовий рахунок 07 "Списані активи".
5) Різниця між розрахунковими та обліковими цінами (відповідно до постанови КМУ № 116 від 22.01.96 р. "Порядок визначення розміру збитків від нестач, розкрадання, знищення (порчі) матеріальних цінностей") відноситься в дебет субрахунку 375 "Розрахунки по відшкодуванню матеріальних збитків" з кредиту рахунка 71 "Інший операційний дохід".
6) Д 71 „Інший операційний дохід”
Кт 641 "Розрахунки за податками" - на суму нарахованого ПДВ
7) Дт 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках", 66 "Розрахунки з оплати праці"
Кт 375 - на суму яка відшкодовується відповідальною особою
8) Дт 71 Кт 642 - на суму різниці, яка має бути внесена до бюджету
9) Дт 64 Кт 31 - на суму перерахувань до бюджету різниці в цінах та штрафних санкцій, ПДВ