Бланки суворої звітності - бланки документів, які підлягають обліку. Виготовляються за встановленою формою, зберігаються в спеціальних металевих ящиках, сейфах.
До бланків суворої звітності (БСЗ) відносять: чекові книжки бланки сертифікатів, трудових книжок, довіреностей, товарно-транспортні накладні (ТТН) та інші. Бланки суворої звітності використовуються для оформлення відповідних господарських операцій.
Облік БСЗ ведуть в бухгалтерії на позабалансовому рахунку "БСЗ". По дебіту цього рахунку відображають надходження даних документів, а по кредиту - їх списання по мірі використання Аналітичний облік ведуть за видами та місцями зберігання.
Одним з нормативних документів по обліку БСЗ є: Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених та використаних довіреностей на одержання матеріальних цінностей (затверджена Наказом МФО від 16.05.96 р. № 99 зі змінами та доповненнями від 18.10.1996 р. № 226).
Бланки довіреностей відображуються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) і доставку по дебіту 209 "Інші матеріали". Одночасно на забалансовому рахунку 004 "БСЗ" відображується вартість названих бланків, виходячи з ціни за один бланк не < 0,1 н.п.м. розміру зарплати. В аналітичному обліку наводяться дані за місцем зберігання, нумерації, кількості та вартості таких бланків.
Передача бланків довіреностей особі, відповідальній за виписку і реєстрацію виданих, повернених, використаних довіреностей здійснюється за документами на відпуск ТМЦ.
Термін дії довіреності не перевищує 10 днів (допускається в окремих випадках - до 30 днів при централізованих перевезеннях).
Довіреність виписується бухгалтерією, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації. Після одержання МЦ і перевезення їх на склад, особа, що одержала довіреність, звітує перед бухгалтерією. Звітом є примірник прибуткового ордеру.
Вартість використаних бланків списується з рахунку 209 кореспонденції з рахунками обліку витрат, пов'язаних з управлінням виробництва, і, одночасно, з рахунку 08 на підставі затвердженого керівником підприємства акту про списання бланків довіреностей. Акт складається не менше, ніж один раз за квартал.
Операції та бухгалтерські записи
1. Оприбуткування придбаних бланків Дт 209 Кт 631
2. Відображена сума ПДВ Дт 641 Кт 631
і, одночасно, відображення БСЗ на позабалансовому рахунку Дт 08
3. Списуються використані БСЗ за номінальною вартістю Кт 08