Питання організації обліку касових операцій регулюється "Порядком ведення касових операцій в національній валюті в Україні", затв. постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637
Згідно нормативним документам, всі підприємства, незалежно від форм власності та видів діяльності, зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків, а в касі мати кошти в межах лімітів залишку готівкою і використовувати її з виручки в межах норм.
Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ №4 "Про організацію роботи з готівковим обігом установами банків в Україні", затв. постановою Правління НБУ України від 20.06.95 р. (в редакції від 13.10.97 р. №335, від 11.05.99 р.).
Всі понадлімітні кошти підприємство зобов'язано здавати в установи банків для зарахування їх на рахунки.
При встановленні ліміту залишку враховується те, що підприємства мають право зберігати протягом 3 робочих днів понад встановленого ліміту готівку, одержану в установі банку для виплати заробітної плати, пенсій, стипендій, дивідендів, допомоги, на відрядження.
Надходження грошових коштів в касу оформлюється прибутковим касовим ордером (№ КО-1).
Одержання готівки з розрахункового рахунку здійснюється за грошовими чеками. Чеки визнаються дійсними, якщо вони оформлені належним чином, підписані керівником підприємства, головним бухгалтером і мають відбиток печатки. На корінці чека вказується особа, яка уповноважена одержати готівку. Виправлення в чеках не допускаються.
Одержані в касу кошти витрачаються тільки за призначенням. Невитрачені кошти здаються в банк для зарахування на розрахунковий рахунок. З цієї операції оформлюється видатковий касовий ордер (№КО-2),який підписують керівник підприємства і головний бухгалтер.
В установі банку касир складає "Об'яву на внесок готівки". Бланк "Об'яви" має три частини. Одна з частин - безпосередньо "об'ява" (документ - підстава для зарахування коштів на рахунок); друга частина - "квитанція" (передається особі, яка внесла кошти); третя - "ордер" (є додатком до виписки з розрахункового рахунку, на підставі якого зараховуються кошти на рахунок).
На кожній з частин проставляється дата, від кого одержані кошти, банк одержувача, призначення внеску.
В першій та другій частині вказується номер розрахункового рахунку, сума цифрами і прописом. В третій частині вказується код банку-одержувача і сума по кредиту.
Прибуткові, видаткові касові ордери реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних відомостях, реєструються після видачі готівки.
Журнал реєстрації касових ордерів
| Прибутковий документ | Сума, грн. | Примітка | Видатковий документ | Сума, грн. | Примітка | ||
| Дата | № | Дата № | |||||
| 03.012011р. | на з/п | 05.01.2011р. | з/п | ||||
Всі операції з руху коштів облікуються в касовій книзі, число сторінок якої завірено підписами керівника і головного бухгалтера підприємства,
Якщо на підприємстві зберігаються кошти в іноземній валюті, то їх облік ведеться в окремій книзі за видами валют.
Записи в касовій книзі ведуть в 2 примірниках; другий з них є звітом касира. Щоденно, за кожної операції видачі або оприбуткування коштів здійснюються записи в касовій книзі, а в кінці робочого дня касир визначає залишок коштів в касі на наступний день.
Звіт, додатком до якого є прибуткові, видаткові касові ордери, здаються в бухгалтерію для обробки. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера. Касові документи після складання звіту касира та обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку і зберігаються на протязі 3 років по закінченню звітного року.
На підставі звіту касира ведеться бухгалтерський облік касових операцій в ж.о. N° 1 по кредиту рахунку 30 "Каса" і відомості до журналу № І по дебету даного рахунку. По дебету рахунку 30 відображується надходження грошей у касу, а по кредиту цього рахунку - їх видача.
До рахунку 30 відкриваються субрахунки:
301 - каса в національній валюті;
302 - каса в іноземній валюті
Операції і бухгалтерські записи з операцій по касі
| №п/п. | Назва операції | Кор. рахунки | |
| Дт | Кт | ||
| 1. | Надійшов до каси невикористаний залишок підзвітної суми | ||
| 2. | Одержані в касу кошти з установи банку | ||
| 3. | Повернення до каси раніше виданих авансів | ||
| Надійшла до каси готівка від покупців і замовників | |||
| 5. | До каси надійшла готівка по раніше висунутих претензіях | ||
| 6. | Засновники внесли до каси готівку в рахунок їх вкладів до Статутного капіталу підприємства | ||
| 7. | До каси надійшли суми заборгованості по виконавчій листах, від працівників за паливо, матеріали тощо | ||
| 8. | Надійшла до каси готівка від дочірніх підприємств | ||
| 9. | Сплачена належна працівникам підприємства заробітна плата; підзвітні суми; кредит за продані товари та ін. | ||
| 10. | Сплачені з каси нараховані дивіденди | ||
| 11. | Сплачені з каси суми за виконавчими листами, заборгованість перед кредиторами (за транспорт тощо) | 377, 68 | |
| Відображена нестача готівки в касі (внаслідок інвентарізації) | |||
| 13. | Придбані й оприбутковані нематеріальні активи з оплатою з каси | 631, 12 | 301, 631 |
| 14. | Оплачені з каси придбані матеріальні цінності | ||
| 15. | Оплачені готівкою різні загальновиробничі і загальногосподарські витрати | 91,92 | |
| 16. | Витрати майбутніх періодів, оплачені з каси (передоплата преси та ін.) | ||
| 17. | Оплачені готівкою придбані товари | ||
| 18. | Оплачені готівкою витрата по відвантаженню і реалізації продукції | І 301 | |
| 19. | Національні й валютні кошти, здані з каси на рахунки в банках (у т.ч. депоновані суми, виручка від реалізації, повернення невикористаних сум тощо), ін. pax. | 311, | 301, 302 |
| 20. | Викуплені в акціонерів належні їм акції; придбані за готівку різні грошові документи |
В кінці місяця в журналі-ордері №1 і відомості №1 визначають залишок коштів в касі за підсумком надходжень і витрат. Підсумкові результати записують в Головну книгу.
В касі підприємства можуть зберігатися не тільки готівкові кошти, а й цінні папери, грошові документи, путівки, бланки суворої звітності. (їх облік розглянуто в п.2.2.3)
На підприємстві повинні дотримуватися норм обігу готівкових коштів.
За порушення норм обігу готівки введені штрафні санкції:
- за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах; - у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;
- за неоприбуткування готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;
- за витрачення готівки з виручки за наявності податкової заборгованості для забезпечення господарських потреб - у розмірі здійснених виплат;