Підзвітні особи – це працівники підприємства, які отримали грошові кошти в підзвіт для майбутніх витрат згідно наказу (розпорядженню) керівника підприємства. До таких операцій належать витрати, пов'язані з відрядженням, витрати на придбання інвентаря, незначних партій матеріалів (товарів), витрати на оплату транспортних послуг і тому подібне.
Прийняття нового Податкового кодексу (п.п.140.1.7п.140.1ст.140) потребувало внесення змін до деяких законодавчих актів з питань службових відряджень, що діяли раніше, і прийняття замість них нових, що відповідають положенням ПКУ, а саме:
- Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон
Наказ Мінфіну від 17.03.2011 № 362 ( далі Інструкція №362);
- Постанова Кабінету Міністрів України від 2.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (зі змінами і доповненнями від 13.04 11 №411, від 7.09.11 №968, від 28.12 11 №1411 (далі Постанова №98);
- Постанова КМУ від 02.02.2011 р. №73 «Про граничні норми добових витрат для відрядження членів екіпажів суден, інших транспортних засобів та суми, що спрямовуються на їх харчування замість добових витрат»;
- Лист ДПС України от 6.10.2011 № 1033/5/15-1416 «Щодо мінімального розміру добових витрат для працівників підприємств, які не фінансуються (утримуються) за рахунок бюджету»
- Лист Мінфін от 22.11.2011 № 31-07230-16-10/28802 «Щодо службових відряджень»;
Згідно інструкції № 362 «службове відрядження- це поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства… на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи». В новій редакції уточнюється, що тільки «за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства» таке відрядження вважається службовим.
Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів.
Строк відрядження працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати строк будівництва об'єктів.
Відповідно до п.п 140.1.7 п. 140.1 ст.140 ПКУ Постановою КМУ № 98 було затверджено склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
У складі цих витрат:
Витрати на харчування (добові витрати)- це витрати на особисті потреби працівника під час відрядження. Добові виплачуються працівникові за кожен день перебування у відрядженні (включно день вибуття (виїзду) і день прибуття (приїзду)).
Відповідно до Інструкції №362 розмір добових тепер визначаєтсязгідно наказу про відрядження та відповідним первинним документам, а в країни, в'їзд на територію яких здійснюється за наявності відповідно дозволу (візи)— згідно наказу про відрядження і відміткам уповноваженої посадової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або замінюючому його документі За відсутності вказаних відповідних підтверджуючих документів, наказу або відміток сума добових не включається до складу витрат платника податку.
Норми відшкодування витрат на відрядження для працівників підприємств усіх форм власності (крім державних службовців та осіб, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів) визначені абз. 4 пп. 140.1.7 Податкового кодексу України і встановлються у відповідності з мінімальною заробітною платою.
Максимальний розмір добових, які можна віднести до витрат без документального підтвердження згідно з пп. 140.1.7 ПКУ
для небюджетних організацій*
| Період дії норми | У межах України, грн | За межами України, грн |
| з 01.01.2012 р. до 31.12.2012 р. | 214,60 (не більше ніж 0,2 розміра мінімальної заробітної плати, що діяла на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу)** | 804,75 (не більше ніж 0,75 розміра мінімальної заробітної плати, що діяла на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу). |
| з 01.01.2013 р. до 31.12.2013 р. | 229,4 (не більше ніж 0,2 розміра мінімальної заробітної плати, що діяла на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу)*** | 860,25 (не більше ніж 0,75 розміра мінімальної заробітної плати, що діяла на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу). |
* Наведені обмеження встановлено для працівників підприємств усіх форм власності, крім державних службовців та осіб, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів, для яких встановлені окремі норми Постановою КМУ від 02.02.2011 р. №98.
** Мінімальна заробітна плата встановлена на 1 січня 2012 року згідно зі ст. 13 Закону України від 22.12.2010 р. №4282-VI "Про державний бюджет України на 2012 рік" і становить 1073 грн.
** Мінімальна заробітна плата встановлена на 1 січня 2013 року згідно зі ст. 8 Закону України від "Про державний бюджет України на 2013 рік" і становить 1147 грн.
Згідно Постанови КМУ від 02.02.11р. №98 розмір добових витрат для бюджетників лишився на рівні тієї ж норми (30 грн.), що була затверджена Постановою КМУ від 23.04.99 р. № 663 (втратила чинність 01.04.11 р) , але відсоток сум добових витрат в залежності від умов застосування норм змінився, і складає: при одноразовому харчуванні -80%; при дворазовому харчуванні-55%; при триразовому харчуванні-35% від добової суми відповідно до країни відрядження. Далі наведені норми добових при відрядженнях в межах України.
Норми добових при відрядженнях в межах України для бюджетників
| Кількість разів харчування, що відмічена в рахунку готелю | Розмір добових по Україні, грн. |
| 1. Без харчування | 30,00 |
| 2.Одноразове харчування | 24,00 |
| 3. Дворазове харчування | 16,50 |
| 4. Триразове харчування | 10,50 |
Керівник підприємства може, виходячи з норм колективного договору, збільшити норму добових, але з додаванням цієї суми до сукупного доходу працівника.
У разі відряджень за кордон за час проїзду територією України добові виплачуються за нормами, встановленими для відрядження в межах України.
При форс-мажорних обставинах, які впливають на тривалість відрядження (хвороба, відсутність квитків, відміна авіарейсів і тому подібне), керівник підприємства може дозволити продовжити термін відрядження (за наявності підтверджуючих документів), але в межах норм.
Витрати на проїзд(у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
Витрати на проїзд відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), квитанцій на постільне приладдя та ін.
Витрати на проїзд у вагонах (каютах, салонах) особливого класу компенсуються з дозволу керівника підприємства.
Витрати на проживання- це витрати на найм житлового приміщення під час відрядження (за наявності оригіналів підтвердних документів). Вони включають оплату рахунків за місце в готелі або по найму інших житлових приміщень; харчування, що включене в рахунок за проживання; витрати на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат для держави, до якої відряджається працівник, визначених у додатку 1 до цієї постанови, за всі дні проживаннятакож внесені до такого рахунку; відмічене в цьому самому документі користування холодильником, телевізором, кондиціонером.
Інші витрати – це витрати на: оплату телефонних рахунків і інших операцій зв'язку, якщо вони пов'язані з вирішенням виробничих питань і підтверджені документально; оформлення закордонних паспортів і дозволів на в'їзд (ввезення); компенсаційні при обміні валюти, в якій виданий аванс, на національну валюту країни відрядження; на обов'язкове страхування; інші документально оформлені витрати, без яких не можна виконати завдання по відрядженню.
Відрядженому працівникові видається посвідчення про відрядження. Основними реквізитами цього документа є: прізвище, ім'я, по батькові працівника; посада і місце роботи; пункт відрядження і його термін; відмітки про вибуття у відрядження; прибуття до пунктів призначення; вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.
Направлення працівника підприємства у відрядження в межах України оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження. Відрядження за кордон також оформлюється наказом, але тільки після затвердження технічного завдання (в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, а також строк, умови перебування за кордоном) і кошторису витрат.
Відрядженому працівникові підприємство зобов'язане відшкодувати понесені витрати, на підставі наданих виправдувальних документів виплатити добові, а також зберегти за час відрядження його середній заробіток.
Середній заробіток розраховується згідно Ухвалі Кабінету Міністрів України «Порядок розрахунку середнього заробітку» від 8 лютого 1995 р. № 100 із змінами і доповненнями, внесеними постановами Кабінету Міністрів України (останнє - від 30 листопада 2005 року N 1132)
Всі витрати по відрядженню підтверджуються документально (документи повинні бути в оригіналі).
Підприємство зобов'язане видавати аванс відправленим у межах України і за кордон. Сума авансу визначається способом розрахунку, виходячи з норм добових і розміру передбачуваних витрат на мешкання, проїзд і тому подібне. При складанні розрахунку (кошторису) витрат на відрядження за кордон у разі переведення витрат в гривні і іноземну валюту застосовується офіційний курс НБУ на день отримання коштів з каси уповноваженого банку.
За новим порядком (згідно Наказу № 996 та Інструкції №362), після повернення з відрядження підзвітна особа повинна скласти Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт зі всіма підтверджуючими документами і повернути залишок невитрачених коштів до або під час надання такого звіту. Звіт подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження. Якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі - платнику податку, який застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, і строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
В Звіті про використання коштів працівник відзначає фактичні витрати по відрядженню, виходячи з норм, що діють.
Якщо в документах про витрати на відрядження видокремлено ПДВ і відрядження пов'язане з виробничою діяльністю, то сума ПДВ відноситься до податкового кредиту (дебет рахунку 641/ПДВ) без підтвердження податковими накладними – тільки згідно транспортних квитків і рахунків готелів. Якщо ж рахунок на проживання виписано не готелем, тоді для віднесення суми ПДВ до податкового кредиту підприємству необхідно мати податкову накладну за умови, що сума сплати за проживання складає більше 20 грн. За відсутності накладний податковий кредит відсутній і суму ПДВ відносять в дебет субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».
Новий ПКУ не передбачає стягнення штрафу з підзвітного особи за невчасне повернення коштів, виданих на відрядження, як це було встановлено Законом України "Про податок з доходів фізичних осіб" (N 889-IV від 22.05.03 р.). Згідно вимогам пп. 164.2.11 ПКУ несвоєчасно повернена сума надмірно витрачених коштів підлягає оподаткуванню НДФЛ.
Форму розрахунку даного реквізиту представлений в двох варіантах - по ставках 15% і 17%. Ставка 17% застосовується, якщо сума, яку вчасно не повернено, перевищує 10 мінімальних зарплат на 1 січня, тобто в 2012 році це 10730 грн (п. 167.1 ПКУ) і тільки до суми перевищення.
Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється на рах. 37, субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображають в балансі підприємства розгоруто: дебетове сальдо – у складі оборотних активів, кредитове сальдо – у складі зобов'язань.
У таблиці, що наведена далі, відображені основні бухгалтерські проводки по субрахунку 372.
Основні бухгалтерські записи з обліку розрахунків з підзвітними особами
| № з/п | Зміст операцій | Кореспонденція рахунків | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1. | Видача сум під звіт | ||
| 2. | Придбання підзвітними особами ТМЦ і оплата витрат на їх доставку | ||
| – вартість сировини і матеріалів | |||
| – будівельних матеріалів | |||
| – малоцінних швидкозношувальних предметів | |||
| – товарів | |||
| 3. | Відображено податковий кредит з ПДВ за придбаними ТМЦ | ||
| 4. | Списання використаних сум по службових відрядженнях | ||
| 5. | Відображено податковий кредит з ПДВ у витратах на відрядження | ||
| 6. | Повернення невикористаних сум підзвітної суми | ||
| 7. | Утримання невикористаних підзвітних сум із заробітної плати за згодою з працівником |
.
Приклад.
Згідно наказу по підприємству співробітник відбув у відрядження в інше місто (на території України) для виконання виробничого завдання. Відповідно до наказу термін відрядження визначено з 10.01.2012 p. по 14.01.2012 р. З каси йому було видано 600 грн. По поверненню з відрядження співробітник пред'явив посвідчення на відрядження і склав авансовий звіт.
Згідно даним авансового звіту та доданим до нього документам:
- вартість квитків - 180 грн. (ПДВ - 30 грн.);
- проживання в готелі - 240 грн. (ПДВ - 40 грн.). В рахунках готелю вказана вартість 2 сніданків. Відобразити в бухгалтерському обліку.
Рішення:
Перш за все необхідно визначити розмір добових. Кількість добових - 5 (10.01, 11.61, 12.01, 13.01, 14.01). Так як в вартість проживання врахована вартість 2-х сніданків, то добові за дві доби будуть розраховані виходячи з норми 24 грн. за добу, а за три доби - виходячи з норми 30 грн. за добу. Загальна сума добових складає:
(2 х 24) + (3 х 30) = 138 грн.
Авансовий звіт затверджується в сумі фактичних витрат – 558 грн., а в реєстрах бухгалтерського обліку слід скласти наступні бухгалтерські записи:
| № п/п | Зміст операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| Видано з каси на відрядження | ||||
| Списана сума фактичних витрат | ||||
| Відображена сума податкового кредиту | ||||
| Повернуто в касу підзвітною особою залишок коштів |