Інвентаризація - це перевірка та документальне підтвердження наявності та
стану матеріальних, інших цінностей, іншого майна, вкладень, розрахунків та зобов'язань.
Проведення інвентаризації є обов'язковим:
· перед складанням річної бухгалтерської звітності;
· при заміні матеріально відповідальних осіб;
· при встановленні фактів крадіжок, зловживань, порчі цінностей;
· після пожежі або стихійного лиха; -. у випадку ліквідації установи;
· згідно розпорядженню судових та слідчих органів;
· при передачі майна в оренду.
Завданням інвентаризації є:
· виявлення фактичної наявності основних засобів;
· перевірка реальної вартості об'єктів, що облікуються в балансі.
Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер з керівником відповідних підрозділів та служб зобов'язані контролювати дотримання правил проведення інвентаризації.
Для проведення інвентаризації наказом керівника підприємства утворюється комісія при обов'язковій участі головного бухгалтера. Очолює комісію керівник (замісник) установи.
Інвентаризаційна комісія несе відповідальність за:
- своєчасність та дотримання порядку проведення інвентаризації;
- повноту та достовірність внесення в інвентаризаційний опис фактичних
залишків основних фондів;
- вірність та своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації.
Інвентаризація основних засобів проводиться за їх місцем знаходження та за матеріально-відповідальними особами. До початку інвентаризації основних засобів слід перевірити:
· наявність, стан реєстрів обліку;
· наявність та стан технічної документації;
· наявність документів на основні засоби, які передані чи прийняті в оренду на зберігання.
При виявленні розбіжностей в бухгалтерському обліку та документації слід в документи внести відповідні поправки. Перевірені основні засоби заносяться в інвентаризаційні описи за інвентарними номерами.
При закінченні інвентаризації оформлені описи (акти) передаються у бухгалтерію для перевірки, виявлення та відображення в обліку результатів інвентаризації.
Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтером результатів інвентаризації і свої висновки відображує в протоколі засідання інвентаризаційної комісії. В протоколі вказуються причини і особи, які винні в нестачах, втратах, а також в лишках, та вказуються прийняті заходи відносно винних осіб.
Не пізніше 10 днів після закінчення інвентаризації матеріали інвентаризації та рішення відносно урегулювання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів в звіт за той період, в якому закінчена інвентаризація і також річний звіт.
Термін збереження документів по інвентаризації в установах складає три роки.
При інвентаризації нематеріальних активів їх наявність встановлюється на підставі документів по їх оприбуткуванню, або документів, за якими підтверджуються майнові права.
При інвентаризації НМА в інвентаризаційний опис здійснюють запис таких даних:
· назва;
· характеристика;
· первинна вартість; сума зносу;
· дата придбання;
· термін корисного використання.
У випадку виявлення лишків об'єктів НМА, інвентаризаційна комісія записує їх в інвентаризаційний опис з внесенням потрібних даних. Оцінка таких об'єктів здійснюється відповідно з відновленою вартістю та оформлюються відповідним актом
Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного періоду.
Суми нестач списуються або на винних осіб, або на забалансовий рахунок 072 до встановлення винної особи. За даними операціями складаються записи:
1. На залишкову вартість об'єкту
Дт 976 "Списання необоротних активів"
Кт 10
2. На суму нарахованого зносу
Дт 131
Кт 10
3. На суму, що підлягає відшкодуванню винними особами (згідно "Порядку...", затв. пост. КМУ від 22.01.96 р. № 116)*
Дт 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"
Кт 71 "Інші операційні доходи"
4. На суму нестачі, яка внесена винними особами в касу або утримана із заробітної плати
Дт 301, 661
Кт 64
5. Оприбуткування виявлених лишків
Дт 10 Кт 746 "Інші доходи від звичайної діяльності"
Порядок визнання розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей
Згідно "Порядку", затвердженому постановою КМУ від 22.01.96 № 116, розмір збитків визначають за балансовою вартістю цих цінностей з урахуванням амортизаційних відрахувань (але не нижче 50% від балансової вартості на момент встановлення такого факту), з урахуванням загального індексу інфляції, який помісячно визначає Мінстат, відповідного розміру ПДВ та акцизного збору за формулою:
РЗ = [(Пв - А) х Іінф + ПДВ + Азб] х 2,
де РЗ - розмір збитків;
Пв - первісна вартість;
А - амортизаційні відрахування;
Іінф - індекс інфляції,
ПДВ- розмір податку на додану вартість, грн.;
Азб - акцизний збір.
Сума ПДВ визначається при стягненні з винної особи виходячи з проіндексованої залишкової вартості, взятої на рівні не нижче 50% первісної. Із загальної суми нестачі підприємству залишається сума фактичної собівартості. Частина, що залишилася, підлягає відрахуванню в доход державного бюджету (ПДВ -на рахунок ПДВ, інша- на рахунок інших платежів до бюджету).
Приклад.
При інвентаризації основних засобів встановлена нестача об'єкта "А", первісна вартість якого - 800 грн., сума зносу-550 грн., загальний індекс інфляції- 1,26. Сума збитку від нестачі визначається за алгоритмом:
1. Залишкова вартість = 250 грн. (800 - 550).
2. Згідно з нормативними документами стягненню підлягає 400 грн. (не нижче 50% первісної вартості).
3. З урахуванням індексу інфляції- 504 грн. (400 х 1,26).
4. Матеріально відповідальною особою відшкодовується сума ПДВ - 100,8 грн.(504 х 0,2).
5. Загальна сума збитку- 1 209,6 грн. ((400 х 1,26 + 100,8) х 2).
За наведеним прикладом складаються операції і бухгалтерські записи.
| № п/п | Зміст операції | Дт | Кт | Сума, грн. |
| Списується залишкова вартість об'єкту "А" | ||||
| Списання нарахованого зносу | ||||
| Сума, що підлягає відшкодуванню винними особами, в розмірі залишкової вартості | ||||
| Сума, що підлягає відшкодуванню винними особами, в розмірі, що перевищує залишкову вартість об’єкту | 959,6 | |||
| Відображено суму податкових зобов'язань з ПДВ | 100,8 | |||
| Нараховано до бюджету на суму різниці між загальною сумою збитків, залишковою вартістю об'єкту та ПДВ 1209,6-250-100,8 = 858,8 | 858,8 | |||
| Одержано суму відшкодування нестачі (внесено до каси або утримано із заробітної плати) | 301, 661 | І 209,6 | ||
| Перераховані до бюджету суми | 959,6 |