Методологія обліку та порядок розкриття інформації щодо витрат у фінансовій звітності визначаються П(с)БО 16 "Витрати".
Згідно зі Стандартом 1 витрати - це зменшення економічних вигод протягом облікового періоду у вигляді вибуття або амортизації активів, чи у вигляді виникнення зобов'язань, які приводять до зменшення власного капіталу, за винятком зменшення капіталу за рахунок його вилучення або розподілу між власниками.
Витрати, що виникають у зв'язку зі зменшенням активів, є:
- списання матеріалів у виробництво, на адміністративні цілі;
- нарахування амортизації;
- списання непридатних до використання основних засобів, НМА, МШП та інших необоротних активів;
- втрати від знецінення запасів; нестачі запасів;
- нарахування резерву сумнівних боргів, або списання безнадійно-дебіторської заборгованості;
- благодійні внески;
- визнані економічні санкції, що підлягають сплаті;
- інші витрати, пов'язані зі зменшенням активів.
До витрат, що збільшують зобов'язання, відносяться нарахування:
- заробітної плати;
- податків, зборів, обов'язкових платежів,
- відрахувань на обов'язкове добровільне страхування;
- транспортних витрат;
- оренди, комунальних послуг, витрат зв'язку, маркетингових послуг;
- послуг сторонніх організацій;
- інше нарахування витрат, пов'язаних зі збільшенням зобов'язань.
Слід зазначити ще кошти, фактично витрачені на заохочення, соціальний і виробничій розвиток підприємства, витрати зі сплати податку на прибуток відносять також на відповідні рахунки обліку витрат.
В умовах реформування системи бухгалтерського обліку бухгалтер може вибирати найбільш прийнятну систему обліку із застосуванням різноманітних класів рахунків витрат.
Нормативними документами, які визначають порядок бухгалтерського обліку витрат є:
1. "План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій", затв. наказом Міністерства фінансів України від ЗО. 11.99 р. № 291
2. Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій", затв. наказом МФУ від 30.11.99 р. № 291
3. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 "Витрати", затв. наказом МФУ від 30.12.99 р. № 318
Підприємство організує облік відповідно до облікової політики. Одним із наслідків формування облікової політики на підприємстві є самостійний вибір підприємствами та організаціями порядку ведення обліку витрат:
- із застосуванням рахунків тільки класу 9 "Витрати діяльності";
- з одночасним застосуванням рахунків класу 8 "Витрати за елементами" та рахунків класу 9 "Витрати діяльності";
- із застосуванням рахунків тільки класу 8 "Витрати за елементами"
Бухгалтерський облік витрат з використанням тільки рахунків класу 8 "Витрати за елементами" згідно Інструкції можуть вести "Малі підприємства та інші організації, діяльність яких не спрямована на ведення комерційної діяльності".
За таким варіантом ведення обліку витрати на кінець звітного періоду списуються на рахунок фінансових результатів.
Витрати, як і доходи, прибутки, збитки поділяють за видами діяльності, функціями та елементами операційних витрат. Вони мають місце як в ході звичайної діяльності підприємства так і в наслідок надзвичайних подій.
Під звичайною діяльністю розуміється операційна діяльність підприємства.
Операційна діяльність - це основна діяльність підприємства, а також інші види діяльності, що не є інвестиційною або фінансовою діяльністю.
До основної діяльності відносять операції, пов'язані з виробництвом або реалізацією продукції (товарів, послуг).
Виграти, пов'язані з основною діяльністю, розрізняють за функціями -виробництво, управління, збут тощо.
Інша операційна діяльність включає реалізацію іноземної валюти, інших оборотних активів, операційну оренду активів та інше.
Інша діяльність підприємства поділяється на інвестиційну та фінансову.
Інвестиційною діяльністю вважається придбання і реалізація необоротних активів та фінансових інвестицій, які не є складовою частиною еквівалентів грошових коштів.
Діяльність, яка приводить до змін розміру і складу власного та позикового капі гал у підприємства є фінансовою діяльністю.
До надзвичайної діяльності відносять такі операції або події, які відрізняються від звичайної діяльності і не відбуваються часто або регулярно (стихійне лихо, аварія, пожежа).
Згідно з П(С)БО 3 доходи та витрати визначають методом нарахування.
При визначенні фінансових результатів слід доходи порівняти з витратами, здійсненими для їх одержання.
Доходи і витрати відображуються в бухгалтерському обліку та звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження чи сплати грошових коштів.
Планом рахунків передбачені рахунки для обліку доходів і витрат у розрізі видів діяльності.
Для кожного виду доходів і витрат призначено окремий субрахунок.