КОМПОЗИЦИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Композиция и составление делового письма подчиняется особым правилам как в русском, так и в итальянском языке. Выражения и термины должны подвергаться тщательному отбору, так как неточность формулирования мысли может привести к значительным моральным и материальным убыткам. В тексте выражается самое главное, существенное. Нужно также помнить о краткости, тактичности и деликатности изложения.
Лица или фирмы, ведущие деловую переписку с итальянцами, должны помнить и об эстетике оформления письма: зачастую от внешнего оформления и способа представления дела зависит ответ на ваше предложение или заявление.
Предложения объединяются в параграфы, между параграфами выделяется определенный промежуток; в левой части листа оставляются поля в несколько сантиметров. Письмо, имеющее упорядоченный вид, вызовет у читающего приятное впечатление.
Не рекомендуется перегружать текст специальными сокращениями, чтобы не создать впечатления чрезмерной торопливости.
Все письма и документы должны быть составлены не менее чем в 2-х экземплярах или сохраняться в памяти компьютера, чтобы в случае необходимости их можно было продублировать.
Письма, касающиеся спорных или особо важных дел, должны быть отправлены с уведомлением о вручении.
Композиция делового письма является строго формализованной и состоит из установленных элементов, расположенных в следующем порядке:
| УРОК1 |
| написание титулов используется в тех случаях, когда титулы непосредственно предшествуют имени и фамилии. Следует помнить, что конечная гласная e исчезает в полных титулах, если за ними следует имя или фамилия: Prof. Mario Tocci Dottor Serafini Dott.ssa Alice Asioli Professor Santoni Ingegner Congiù В деловой переписке приняты следующие сокращенные написания титулов: |
| Перед титулами принято употреблять эпитеты, свидетельствующие об уважительном отношении к адресату. Общепринятыми являются следующие прилагательные и их сокращенные написания: Chiar.mo/ma (chiarissimo/ma) многоуважаемый/ая (в письменном обращении к университетскому преподавателю) |
| Обращение Dottore, Dottoressa является общепринятым по отношению к лицам, имеющим диплом о гуманитарном образовании. |
1. Отправитель.... 2. Место и дата написания
Адрес отправителя 3. Получатель
.......................... .................. Адрес получателя
4. Ссылка.
5. Тема....
6. Обращение.............
7. Вступительная фраза
8. Основная часть........
9. Окончание текста...........................................
10. Подпись.
11. Постскриптум (факультативно)
12. Приложение (факультативно)
1 .Отправитель.Учреждения и фирмы составляют письма на своих бланках, где указываются необходимые реквизиты: название фирмы, адрес, номера телефона, факса, электронной почты; иногда там же помещается номер расчетного счета и код налогоплательщика.
2. Место и дата написания.Эти элементы размещают
ся всегда справа, на уровне адреса отправителя. День пишется
цифрами, название месяца - словами, год указывается всегда
полной цифрой. Название местности отделяется от даты запя
той, затем следует наречие И 'там'; после написания даты точка
не употребляется:
Odessa, 1112 settembre 1998
3. Получатель.Название фирмы или имя адресата письма
обычно размещаются в правой части листа. При имени и фами
лии адресата обязательно указываются его титул, профессия или
форма вежливости Signor, Signora, Signorina; сокращенное
Arch. (architetto m) Avv. (avvocato m) Avv. (avvocatessa f) Cav. (cavaliere m) Dott, Dr. (dottore m) Dottssa, D.ssa (dottoressa f) Geom. (geometra m, f) Ing. (ingegnere m) Mons. (monsignore m) Prof, (professore m) Prof.ssa (professoressa f) Proff. (professori m pi) Rag. (ragioniere m) Sig. (signore m) Sig.ra (signora f) Sig.na (signorina f) Sigg. (signori m pi) S.S. (Sua Santità f) S.V. (Signoria f Vostra)
архитектор
адвокат
адвокат (женщина)
кавалер
доктор
доктор (о женщине)
техник-проектировщик
инженер
монсиньор
преподаватель; профессор
преподавательница; профессор
преподаватели, профессора
бухгалтер
синьор
синьора
синьорина
синьоры
Ваше Святейшество
Ваша Милость
 | |||||||
 |  | ||||||
 | |||||||
УРОК 1
Egr. (egregio/a) уважаемый/ая (если отношения с адресатом носят строго официальный характер) Gent (gentile) любезный/ая, уважаемый/ая Gent.mo/ma (gentilissimo/ma) глубокоуважаемый/ая IH.mo/ma (illustrissimo/ma) глубокоуважаемый/ая (подчеркнуто высокопарное)
On. (onorevole) уважаемый/ая (обращение к членам парламента, к послу, консулу)
Preg., Preg.mo/ma (pregiatissimo/ma) глубокоуважаемый/ая (обращение к лицам с высоким общественным положением) Rev. (reverendo) преподобный (обращение к священнослужителю)
Spett. (spettabile) уважаемый/ая (обращение к коллективному адресату - фирме, учреждению) Stim.mo/ma (stimatissimo/ma) глубокоуважаемый/ая
Если письмо адресовано конкретному лицу, в компетенции которого находится представляемое дело, перед его титулом и именем можно употребить фразу:
Alla cortese attenzione del/della... любезному вниманию (кого?)
Alla cortese attenzione del Dott. Davide Graziani Istituto Pacioli via Paradiso, 11 48018 FAENZA (RA)
Допустимо также использовать сокращения с.а., С.А. (cortese attenzione), att., att.ne (attenzione):
C.A. Prof.ssa Gabriella Rossi Arine Sig. Mario Bortolotti
Если письмо предназначено для сведения лиц, которые не являются его адресатами, то под адресом применяется указание р.с. (per conoscenza):
Spett. Altamira s.r.l.
v. Botto, 4
44100 Ferrara
(p.c.) Ing. Concetta Nassone
УРОК1____________________________________________ 17
4. Ссылкачаще всего указывает на номер или дату по
следнего полученного или отправленного письма, дела, прото
кола и т.п. Ссылка (riferimento) помещается у левого края листа.
Приняты следующие сокращенные обозначения:
Vs. Rif., V/rif. (Vostro riferimento) ваше сообщение - письмо, на которое отвечают
Ns.Rif., n/rif. (nostro riferimento) наше сообщение - последнее письмо отправителя
n/, n/s (nota nostro scritto) наше письменное сообщение V/, V/s (nota Vostro scritto) ваше письменное сообщение
Например:
Vs. Rif. 22.06.1998 Ваше сообщение от 22.06.1998
Risposta a V.nota п. 12 del Ответ на Ваше сообщение № 12
5.04.1998 от 5.04.1998
5. Тема(oggetto) размещается под ссылкой; в этом разделе
указывается тип сообщения, например:
Oggetto: Richiesta di informazioni commerciali запрос о
коммерческой информации
Oggetto: Ordine заказ
Oggetto: Avviso di consegna извещение о доставке
6. Обращение.Имя и фамилия адресата, указанные в ад
ресе, повторяются во вступительном обращении вместе с титу
лами и эпитетами. Обращение выделяется красной строкой (на
расстоянии 5 или 10 знаков от левого края текста):
Egregio Sig. Frondaroli Gentile Sig.ra Raffaelli
Общепринятым обращением к деловому партнеру являются следующие выражения:
Egregio Sig.... Preg. mo Dott.... Gent. то Sig....
Если письмо адресовано учреждению и фирме в целом или если нам не известно лицо, занимающееся нашим делом, принято обращение Spett. (Spettabile) уважаемый
Spett. Collegio S.Umiltà
УР0К1
УРОК1
или обращение во множественном числе к коллективному адресату:
Pregiatissimi Signori
Обращение от последующего текста отделяется запятой. Все слова в обращении пишутся с большой буквы.
В современной деловой и коммерческой корреспонденции допускается отсутствие обращения, т.е. основной текст письма может следовать непосредственно за адресом (в случае, если корреспонденты поддерживают строго официальные отношения):
Spett. MODATESSILE Р. del Popolo, 26 48018 FAENZA (RA)
In risposta alla Vostra lettera del... В ответ на ваше письмо от...
7. Вступительная фраза.В письмах-ответах вступление
рекомендуется начинать со ссылки на предыдущее сообщение, с
указанием даты его отправки, номера протокола и т.п.
В современном деловом языке принято избегать деепричастных оборотов типа Rispondendo отвечая, заменяя их предложными конструкциями In risposta alla Vostra lettera В ответ на Ваш запрос ...
8. Основная часть текста.В этой части письма излага
ется суть нашего отношения к адресату. Она должна быть
сформулирована четко, лаконично, деликатно. Каждая новая
мысль должна начинаться с красной строки. Числа рекоменду
ется писать цифрами и затем в скобках - словами.
В итальянской языке вежливой формой обращения к одному лицу является обращение в 3 лице ед. числа: Lei Вы, La Вас, Le Вам, il Suo Ваш, la Sua Ваша, i Suoi Ваши (м, м+ж), te Sue Ваши (ж).
В отношении юридических лиц (организаций, фирм, компаний) употребляется обращение во 2 лице мн.числа Voi; соответствующие притяжательные прилагательные и местоимения при этом пишутся с прописной буквы: Vostro, Vostra, Vostri, Vostre. Письменной формой вежливого обращения к множественному адресату является также форма Loro, использующаяся в официальных документах коммерческой корреспон-
денции; соответствующие формы притяжательных местоимений и прилагательных - il Loro, la Loro, i Loro, le Loro.
Имена и фамилии пишутся с прописной буквы; в тексте имя предшествует фамилии. Обратный порядок (фамилия + имя) употребляется при перечислении в разного рода списках, составленных в алфавитном порядке.
В составных именах, которые пишутся слитно, прописная буква употребляется только в начале имени:
Piercarlo Magagnoli Gianfranco Gucci
В составных именах, соединенных дефисом, с прописной буквы пишется каждое имя:
Maria-Grazia Cacopardi
Если в состав фамилии входит частица, то она пишется со строчной буквы в том случае, если фамилии предшествует имя (Luca della Rabbia); если же фамилия употребляется самостоятельно, то частица пишется с прописной буквы (Della Rabbia).
Гражданские, военные, религиозные, профессиональные, общественные, почетные, дворянские и другие титулы в текстах пишутся со строчной буквы, если после них употребляется имя и фамилия:
il presidente Scalfaro l'avvocato Serafino Camiolo
il generale Mario Gussoni il direttore generale d'Amelia don Paolo Ranocchia
В обращениях к лицам принято писать титул с прописной буквы:
Gentile Signor Bianchi Egregio Ing. Di Pietro
Stim.mo Dottor Rizzoli Ill.ma Prof.ssa Giovannetti
Для корреспонденции на итальянском языке характерна повышенная форма вежливости, для чего используются выражения, содержащие просьбы и благодарности, а также конструкции с глаголами в Condizionale; желательно избегать форм повелительного наклонения (Imperativo):
Saremmo lieti di ricevere... Мы были бы рады получить...
желательнее употребить вместо
Mandateci, per favore... Пришлите нам, пожалуйста...
УРОК1
УРОК1
9. Окончание текставыдерживается в таком же стиле,
что и все письмо; здесь не используются сокращения.
В тех случаях, когда не ожидаем обязательного ответа или поддерживаем сугубо официальные отношения, достаточно ограничиться оборотом:
Distinti saluti С уважением
10. Подписьв итальянских деловых бумагах, сделанная
собственноручно, помещается в правой части листа под име
нем, фамилией и указанием должности подписывающего:
D-ssa Lucia Damiani L DIRETTORE
Presidente del Dipartimento di studi eurasiatici
prof. Giuliano Tamani
ir-
11. Постскриптум.В некоторых случаях после текста
письма и подписи бывает необходимо сообщить что-либо в до
полнение к сказанному. Постскриптум обычно вводится словами:
P.S. Comunichiamo in supplemento che... Дополнительно сообщаем, что...
P.S. (Ancora) dobbiamo aggiungere che... (Еще) должны добавить, что...
12. Приложение- заключительный факультативный эле
мент делового письма. Если прилагается один документ, прибе
гаем к обозначению АН. (Allegato), если два или более - АН.
(Allegati):
АН.: Un listino dei prezzi прайс-лист
Allegato: Depliant pubblicitario рекламный проспект
Allegati: 1. Un listino dei prezzi 2. Depliant pubblicitario