Під формою бухгалтерського обліку треба розуміти певну систему взаємопов'язаних облікових реєстрів, послідовність способів ведення облікових записів. Форму визначають зовнішній вигляд реєстрів та їх структура, взаємозв'язок реєстрів синтетичного й аналітичного обліку тощо.
На підприємствах України традиційно застосовуються наступні форми ведення бухгалтерського обліку:
Ø Журнально-ордерна;
Ø спрощена форма (для підприємств із невеликою кількістю господарських операцій);
Ø меморіально-ордерна;
Ø автоматизована (її різновид, – комп’ютеризована форма).
Найбільше поширення одержала Журнально-ордерна форма обліку, що найчастіше використовується на великих підприємствах, із значними обсягами господарських операцій. Вона заснована на використанні шахового принципу реєстрації та накопичення даних за кожен звітний період, у хронологічному
і систематичному порядку одночасно.
Журнально-ордерна форма обліку включає такі облікові реєстри: Журнали-ордери (побудовані за кредитовою ознакою), Відомості (побудовані за дебетовою ознакою), допоміжні таблиці та Головну книгу, рис. 10.2.
Рис. 10.2 – Схема реєстрації даних при Журнально-ордерній формі
Ця форма обліку може використовуватися у двох варіантах: з повним набором реєстрів та за скороченою Журнально-ордерною формою (для невеликих підприємств).
Підприємства малого бізнесу, як вже йшлося вище (див. тему 5), не мають необхідності застосовувати трудомістський облік, тож для них законодавство передбачає спрощення бухгалтерського обліку і скорочення кількості показників у фінансовій звітності: такі підприємства застосовують спрощену форму обліку, рис. 10.3.
Рис. 10.3 – Схема реєстрації даних при спрощеній формі обліку
При цій формі ведення бухгалтерського обліку кожна операція записується у двох Відомостях одночасно: в одній за дебетом рахунка
із зазначенням кредитуємого рахунка, в іншій, – за кредитом, із зазначенням рахунка який дебетується.
Основою меморіально-ордерної форми обліку є документи бухгалтерського оформлення, – меморіальні ордери, – призначення яких полягає в тому, щоб оформити бухгалтерські записи за кореспондуючими рахунками (скласти бухгалтерські проведення).
Меморіальні ордери складаються у міру здійснення господарських операцій безпосередньо на підставі первинних виправдовувальних документів, де відбиваються однорідні господарські операції підприємства наростаючим підсумком за весь звітний період.
Приклад оформлення меморіального ордера наведено у табл. 10.2.
Таблиця 10.2 – Меморіальний ордер № 1 з обліку касових операцій
(рахунок 30 «Каса»)
Зміст операції | Кореспондуючий рахунок | Сума, грн. | |
дебет | кредит | ||
Отримано в касу: | |||
- від реалізації продукції | 4 300 | ||
- готівка з поточного рахунку | 8 500 | ||
РАЗОМ за приходом | 12 800 | ||
Видано з каси: | |||
- заробітна плата | 7 500 | ||
- у підзвіт на відрядження | |||
- здана готівка на поточний рахунок | 1 000 | ||
РАЗОМ за витратами | 8 800 | ||
УСЬОГО | 4 000 |
10.3. Способи виправлення помилок в бухгалтерському обліку
При заповнені облікових реєстрів можуть виникати помилки. Щодо цього можуть бути різні причини: за рахунок людського фактора (внаслідок втоми, описки, недбалості працівника), несправності комп'ютера тощо.
Коротко охарактеризуємо основні способи виправлення наявних помилок.
Коректурний спосіб виправлення помилок: неправильний запис закреслюють однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене,
а зверху пишуть правильну суму або текст. Виправлення помилки має бути застережене надписом "Виправлено" і підтверджене підписом: в первинному документі, – особи, що підписала документ, в обліковому реєстрі – особи,
що зробила виправлення, із зазначенням дати.
Спосіб «червоне сторно» – неправильний бухгалтерський запис роблять повторно у тій самій кореспонденції рахунків, що і помилковий запис, але червоним кольором (це означає від'ємні числа). Тож, суми, що записані червоним – анулюються (віднімаються). Одночасно звичайним чорнилом роблять другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків
і суми.