Баланс відображає стан засобів підприємства і їх джерел тільки на певну дату (кінець місяця, кварталу, року), але протягом року (періоду) постійно здійснюються господарські операції і відбуваються зміни у складі як активів, так і у складі зобов'язань і власного капіталу. Ці зміни необхідно десь враховувати. Такий облік здійснюється в спеціальних таблицях, які називаються рахунками.
Рахунки – це один з елементів методу бухгалтерського обліку. Вони призначені для поточної реєстрації змін в наявності і складі активів, капіталу і зобов'язань, що виникають в процесі виробничо-господарської діяльності підприємств.
За своєю будовою рахунку – це таблиці, які складаються з 2 частин. Ліву частину таблиці називають дебет (лат. Debet – він винен), а праву – кредит (лат. Credit – він вірить).
Рахунки будуються так, щоб забезпечити інформацію про розмір об'єкту обліку на початок місяця у вигляді залишку (сальдо початкове – итал.: Saldo – розрахунок, залишок) на рахунку, про зміни, що здійснюються з кожним об'єктом впродовж місяця (записуються у відповідний рядок рахунку як обсяги господарських операцій і в сумі представлють собою оборот або дебітовий, або кредитовий ) і про нові залишки господарських засобів (джерел) з урахуванням здійснених за місяць операцій (сальдо кінцеве).
Для обліку кожного виду засобів підприємства, їх джерел і господарських процесів відкривається окремий рахунок. Наприклад, рах. 10 “Основні засоби”, рах. 40 “Статутний капітал”, рах.23 “Виробництво” і т.д.
Записи в рахунок здійснюються тільки на підставі документів. Рух господарських засобів призводить до збільшення або зменшення відповідного рахунку. Наприклад, рух грошових коштів характеризується або надходженням коштів на поточний рахунок (збільшення рах. 31 “Рахунки в банках”) або оплатою з поточного рахунку (зменшення рах. 31).
Інформація по збільшенню або зменшенню записується на рахунку окремо (для полегшення підрахунку загальних сум) або в дебет, або в кредит.
Для наочності застосовують будову рахунку у вигляді схеми: