При заповненні облікових регістрів можуть бути зроблені помилки: локальні - допущені тільки в одному регістрі (наприклад, неправильна дата), і транзитні - коли помилка допущена в одному регістрі веде до помилок в інших регістрах і в звітності (наприклад, помилка в Журналі реєстрації веде до помилок на рахунках, потім в оборотній відомості і балансі). Найбільш поширеною помилкою є невірно складена проводка або коли сума за операцією заноситься в дебет одного рахунку, але не заноситься в кредит іншого рахунку.
Виявити помилки такого роду можна за допомогою контрольного значення подвійного запису шляхом складання оборотної відомості (оскільки підсумки оборотної відомості повинні бути попарно рівні і повинні співпадати з підсумком за Журналом реєстрації господарських операцій).
Методи виправлення помилок в облікових реєстрах:
– коректурний;
– “червоного сторно”;
– додаткових записів.
Суть “коректурного методу” виправлення помилок полягає в тому, що неправильний запис закреслюється тонкою рискою так, щоб було видно закреслене. Поряд пишуть правильну суму, яку засвідчують підписом особи, що зробила виправлення, і проставляють дату здійснення виправлення. Цей спосіб не можна використовувати для виправлення помилок в касових і банківських документах.
Метод “червоне сторно” полягає в тому, що неправильний бухгалтерський запис анулюється складанням такого самого бухгалтерського проведення, в якому повторюється як кореспонденція рахунків, так і сума помилкового запису, тільки червоним чорнилом (або в „рамці”). Після сторнування робиться правильний запис і виправлення завіряють підписами.
Метод„червоного сторно” використовують у таких випадках:
- коли допущена помилка в кореспонденції рахунків;
- коли записана операція не відбулася;
- коли відображена в реєстрі сума господарської операції більша, ніж фактичний її розмір.
Наприклад, відпущено зі складу в допоміжне виробництво паливо в сумі 200 грн. В бухгалтерському регістрі на суму відпущеного палива був зроблений запис: Дт23 Кт201 – 200, тобто допущена помилка в кореспонденції рахунків.
Для виправлення помилки спочатку неправильний запис сторнують (записують червоним чорнилом або в „рамці”): Дт23 Кт201 – 200 . Пізніше роблять правильний запис: Дт23 К203 – 200.
Метод “червоного сторно” використовують для коректування планових показників до рівня фактичних при перевищенні планових показників над фактичними (часткове сторнування).
Метод “додаткових проводок” застосовують в тих випадках, коли бухгалтерські проводки складені вірно, але в меншій сумі, чим фактично виконана господарська операція. Наприклад, на підприємстві відпущено зі складу у виробництво матеріалів в сумі 2000 грн. У облікових регістрах ця операція записана в сумі 200 грн., тобто занижена сума операції на 1800 грн. У такому разі роблять додаткову проводку в регістри на момент виявлення помилки на суму 1800 грн., тобто Дт23 КТ 201– 1800 грн.
Додаткові проводки використовують при коректуванні планових показників (незавершене виробництво, собівартість виготовленої і реалізованої продукції і т.п.) до рівня їх фактичного значення, коли фактичні показники перевищують планові.
В кінці звітного періоду перевірені і виправлені дані в облікових реєстрах підсумовують і заносять в інші облікові реєстри (журнали – ордери, відомості, Головну книгу і т.д). Такі записи завіряють підписами на реєстрах відповідальних за це осіб. Протягом звітного періоду (року) облікові реєстри зберігаються в поточному архіві в бухгалтерії в спеціальних шафах. Після закінчення поточного року і складання річного звіту облікові реєстри передають, як і первинні документи, на збереження в постійний архів, де вони зберігаються відповідну кількість років. Наприклад, журнали-ордери, відомості, Касову книгу, Головну книгу зберігають в постійному архіві протягом 3 років. Після закінчення цього терміну і за умови проведення на підприємстві документальної ревізії облікові реєстри можуть бути знищені, для чого складається спеціальний акт на їх знищення