Основними документами при оприбутковуванні запасів є товарно- транспортні накладні, прибуткові ордери, накладні, приймальні акти та інші.
Відпустка покупцеві матеріалів оформляється:
- накладною на відпустку ТМЦ (Ф№М-20), яка виписується у трьох екземплярах на підставі договору (контракту), нарядів та інших документів і підписується особою, що дозволила відпуск ТМЦ, і головним бухгалтером (один екземпляр накладної передається покупцеві, другий залишається на складі і є підставою для списання ТМЦ з матеріально-відповідальної особи (МВО), третій передається пропускному пункту для контролю за відвантаженням)
- податковою накладною;
-рахунком-фактурою.
Для обліку розрахунків з постачальниками за придбані запаси використовують пасивний рах. 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками». За кредитом рах.63 відображають суму заборгованості постачальникам і підрядникам за ТМЦ, що надійшли, за отримані послуги, виконані роботи. За дебетом - суму погашення заборгованості постачальникам і підрядникам при сплаті ними грошових коштів за ТМЦ (роботи, послуги).
Запаси можуть надходити через підзвітну особу, як внесок до Статутного капіталу, при виробництві власними силами, при безкоштовному отриманні і при оприбутковуванні їх як надлишки, що виявлені при інвентаризації.