Подготовительная работа состоит из решения следующих вопросов:
– определения состава работников, которые будут работать на выставке, и их обучения;
– подготовки экспонатов;
– выбора стенда, его конструкции;
– организации рекламной деятельности.
Организация участия в выставке обеспечивается группой лиц, в состав которой входят как внештатные сотрудники (проектировщик стенда, оформитель рекламы, перевозчик экспонатов и т. д.), так и работники самого предприятия (маркетолог, менеджер, представители производства). Каждый работник должен четко представлять свою роль на выставке. Необходимо также специальное обучение работников технике контакта с посетителями стенда, ведения переговоров, заключения контрактов.
При подготовке экспонатов необходимо принять во внимание факторы, формирующие высокий уровень технологии и надежности, эстетическую привлекательность, оптимальное сочетание цены и качества экспонатов. Кроме того, при отборе товаров на выставку нужно учесть замечания, полученные от клиентов, сравнить свою продукцию с конкурентными товарами, проследить, чтобы выбранные изделия отвечали характеру выставки.
Одним из важных маркетинговых решений при подготовке к выставке является выбор стенда (размер, тип, месторасположение), так как он представляет образ предприятия в миниатюре. Содержание стенда должно выделяться цветом, стилем, дизайном, привлекать внимание и вызывать интерес у посетителя. Для этого необходимо выбрать размер и соответствующий тип стенда, его расположение.
При определении размера стенда следует учитывать нижеуказанные факторы:
– количество и вид экспонатов, которые будут представляться на выставке;
– ожидаемое количество посетителей;
– авторитет фирмы;
– размеры стендов конкурентов.
Существенным вопросом подготовительной работы является определение типа стенда (он может быть линейным, угловым, в виде “полуострова”, “острова”, “сквозным”, “визави”), его проектирование и конструкция. Как правило, для этого привлекается дизайнер. И все же организаторам выставки полезно знать, что стенд должен сочетать в комплексе:
– стратегию маркетинга фирмы;
– средства коммуникаций;
– фирменный стиль экспонента;
– вид стендов, используемых конкурентами;
– удобства для служебного персонала.
Наиболее удачно месторасположение стенда:
– напротив и справа от главного входа;
– на центральных внутренних проходах;
– вблизи от “активных” экспонентов, т. е. тех, кто будет проводить презентации, пресс-конференции и т. д.
Немаловажно направление работы по подготовке к участию в выставке – организация рекламной деятельности:
– включение предприятия в официальный каталог выставки, для чего необходимо своевременно направить устроителям выставки заявку;
– публикация в отраслевых периодических изданиях и в экономической печати информации о своем участии в выставке;
– использование прямой почтовой рекламы (direct mail) со специальным предложением посетить выставку;
– выбор средств рекламы, которые будут использованы на выставке (листовки, аудио-визуальные материалы, почтовые открытки, проспекты,
мелкие сувениры);
– раздача образцов подарков.
На этом заканчивается стадия подготовки.