Начальную стадию складского технологического процесса составляют операции по поступлению и приемке товаров. Структура и количество этих операций зависят от места приемки и вида груза, а также вида транспортного средства, которым товары доставлены на склад.
Если товары поступили в железнодорожных вагонах, то выполняются следующие основные операции:
• проверка целостности пломб и вскрытие вагона;
• осмотр состояния поступившего груза (состояние укладки, тары и т. д.);
• разгрузка вагонов с укладкой товаров на поддоны или тележки;
• первичная приемка товаров по количеству (проверка соответствия числа тарных мест сопроводительным документам);
• доставка сформированных партий товаров на участок приемки, экспедиционный склад или в зону хранения.
При поступлении товаров в железнодорожных контейнерах операции выполняются по следующей схеме:
• проверка целостности пломб и состояния контейнера (отсутствие повреждений и поломок);
• строповка и перемещение контейнера на разгрузочную рампу;
• перемещение контейнера в зону приемки товаров.
По следующей схеме будут выполняться операции, если
товары доставлены на склад автомобильным транспортом:
• проверка целостности упаковки, первичная приемка товаров по количеству;
• укладка товаров на поддоны или тележки;
• перемещение сформированных транспортных единиц в зону приемки или хранения. Штучные, тарно-упаковочные и навалочные грузы транспортируются в вагонах.
Длинномерные и крупногабаритные грузы (лесоматериалы н др.) доставляются в полувагонах и на платформах.
Для транспортировки жидких грузов (масло растительное, керосин и др.) используют цистерны.
Универсальные контейнеры могут доставляться на склады на железнодорожных платформах или автомобилях.
Если склад имеет подъездные железнодорожные пути, то вагоны, полувагоны, платформы и цистерны адресуются на близлежащую железнодорожную станцию, а затем подаются на ветку базы.
Контейнеры поступают или непосредственно на склад, или на контейнерную площадку железнодорожной станции, а затем доставляются на склад автомобильным транспортом.
До прибытия груза на складе должна быть проведена подготовительная работа. В зависимости от вида поступления необходимо определить места разгрузки транспортных средств, проверить наличие количества поддонов, установить, при помощи каких механизмов будет разгружаться и перемещаться поступивший товар, и т. д.
При поступлении груза в неисправном вагоне или контейнере или с нарушенной пломбой необходимо произвести сплошную проверку количества и качества товаров и обязательно составить коммерческий акт, который является основанием для предъявления претензии транспортным органам или поставщику. Он должен быть составлен на специальных бланках до получения груза от органов транспорта. Если вагон имеет течь или обнаружено, что груз испорчен вследствие неисправности вагона, то дополнительно к коммерческому акту составляется технический акт.
Для выгрузки товаров из вагонов могут быть использованы конвейеры, транспортеры, электропогрузчики или средства малой механизации. При этом непакетированные штучные грузы предварительно формируют в пакеты, используя поддоны, которые после их загрузки перемещают в зону приемки товаров.
При доставке товаров в контейнерах для снятия ихстранспортных средств применяют мостовые краны. Контейнеры массой до 5 т при помощи погрузчиков доставляют в экспедицию или зону приемки. Крупнотоннажные контейнеры устанавливают на рампе и разгружают как вагоны.
Пакетированные грузы, доставленные автомобильным транспортом, выгружают с помощью вилочных погрузчиков.
Непакетированные штучные грузы должны быть предварительно уложены на поддоны.
Разгрузку транспортных средств необходимо осуществлять при строгом соблюдении установленных правил выполнения погрузочно-разгрузочных работ. При этом следует обращать внимание на специальную маркировку грузов.
Доставленные в зону приемки товары принимаются по количеству и качеству.
Приемка товаров по количеству предусматривает: отбор тарных мест для вскрытия; вскрытие тары; подсчет количества единиц или взвешивание товаров и сверку с транспортными и сопроводительными документами; укладку товаров на поддоны.
Приемка товаров по качеству состоит из следующих операций: перемещение товаров к рабочему месту товароведа-бракера; вскрытие тары; проверка качества товаров; укладка проверенных товаров на поддоны.
Приемка товаров по количеству и качеству — одно из действенных средств борьбы против проникновения в торговлю недоброкачественных товаров. Она является важной составной частью складского технологического процесса, предусматривающей проверку выполнения поставщиками договорных обязательств по количеству, ассортименту и качеству товаров, их расфасовке и упаковке. Приемка товаров должна осуществляться в соответствии с правилами, содержащимися в инструкциях «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно- технического назначения и товаров народного потребления по качеству». Эти инструкции применяются во всех случаях, за исключением тех, когда государственными стандартами, техническими условиями или другими обязательными правилами не предусмотрен иной порядок приемки товаров по количеству и качеству1.
При приемке груза от органов транспорта следует руководствоваться нормативными документами, действующими на соответствующем виде транспорта.
Приемка товаров по количеству состоит в сверке фактически поступивших товаров с показателями транспортных и сопроводительных документов — счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, кипных карт, упаковочных листов.
Количество поступивших товаров должно определяться в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах. Если отправитель указал не только массу товаров, но и количество мест, то при приемке следует проверить как массу, так и количество мест.
Массу насыпных, наливных и навалочных грузов определяют путем взвешивания транспортных средств с содержащимся в них товаром или путем расчета массы этих грузов по объему и удельному весу.
[1] В соответствии с постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22 октября 1997 г. № 18 порядок приемки товаров по количеству и качеству, установленный данными инструкциями, может применяться только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки.
Если на поступившие товары отсутствует счет поставщика, то необходимо составить акт с указанием наименования поставщика и грузоотправителя, места приемки товаров, количества мест, значащихся по транспортным документам, массы товара, станции (пристани, порта) отправления и назначения, номера коммерческого акта и даты его выдачи, состояния упаковки.
В акте также следует привести данные о фактически поступивших товарах (их наименование, характеристика, код, потребительские признаки, единицы измерения, количество, масса, цена, стоимость).
При составлении акта используется унифицированная форма, утвержденная Госкомстатом России.
Порядок и сроки приемки товаров по количеству зависят от характера тары или упаковки, в которой поступил товар, его физико-химических свойств, способа доставки и других условий.
Товары, поступившие без тары, в открытой или поврежденной таре, должны быть приняты по количеству в момент вскрытия (разгрузки) транспортных средств, но не позднее сроков, установленных для их разгрузки. В этот же срок осуществляется приемка по массе брутто и количеству мест товаров, поступивших в исправной таре. Окончательная приемка товара (по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте) производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящейся продукции — не позднее 24 ч с момента получения продукции от поставщика.
Для районов Крайнего Севера и других районов досрочного завоза сроки приемки товаров по количеству удлинены до 60 дней для непродовольственных товаров, 40 дней — для нескоропортящихся продовольственных товаров и 48 ч для скоропортящихся товаров.
Приемку товаров по количеству осуществляют, как правило, путем сплошного подсчета единиц, меры или массы товара в данной партии (за исключением товаров в фабричной упаковке). Выборочная проверка количества товаров с распространением ее результатов на всю партию допускается в случаях, предусмотренных государственными стандартами, техническими условиями или договорами.
При обнаружении недостачи дальнейшая приемка приостанавливается, составляется акт о приемке товара по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России. В нем должны быть указаны:
· наименование, адрес и номер телефона организации, где производилась приемка товаров, и наименование ее структурного подразделения;
· основание для составления акта (приказ или распоряжение); место приемки;
· наименование сопроводительных документов, их номера и т. д.;
· наименования грузоотправителя, производителя, поставщика, страховой компании;
· номер и дата составления договора поставки товара; номер и дата составления коммерческого акта; номер железнодорожной накладной; способ доставки; дата отправления товара; дата и время прибытия и приемки товара; сведения о наименовании и количестве товаров, значащихся по документам поставщика и о фактически поступивших товарах;
· сведения о состоянии товара, тары и упаковки в момент осмотра;
· способ определения недостающего товара; заключение о причинах и месте образования недостачи товаров.
Лица, производившие приемку, должны принять меры к обеспечению сохранности поступившего товара.
Если выявлено несоответствие массы брутто отдельных мест массе, которая указана в транспортном или сопроводительном документе, на трафарете, то покупатель не должен вскрывать тару и упаковку.
Для продолжения работы по приемке товара и составления двустороннего акта необходимо вызвать представителя одногороднего отправителя (изготовителя) или, если это предусмотрено договором или другими обязательными документами, представителя иногороднего отправителя (изготовителя). Представитель одногороднего поставщика должен явиться для участия в приемке товаров не позднее, чем на следующий день после получения вызова (по скоропортящейся продукции — не позднее 4 ч после получения вызова); представитель иногороднего поставщика — в течение трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда.
В случае неявки представителя поставщика или если его вызов не обязателен, приемка товара производится с участием:
ü представителя другого предприятия, выделенного руководителем этого предприятия;
ü представителя общественности предприятия-получателя, который назначается руководителем предприятия из числа лиц, утвержденных решением профсоюзного комитета.
С согласия отправителя (изготовителя) приемка товаров может быть произведена односторонне предприятием-получателем.
Представитель, выделенный для участия в приемке товаров, должен иметь удостоверение, которое выдается на каждую приемку в отдельности.
После завершения окончательной приемки товаров должен быть составлен акт, в котором указывают: дату и номер, место приемки и составления акта; время начала и окончания приемки; наименование получателя и его адрес; фамилию, имя и отчество лиц, участвующих в приемке, место работы и занимаемые должности; дату и номер доверенности на участие в приемке, а также сведения о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки товаров по количеству. В нем следует указать наименование и адрес отправителя (изготовителя), дату и номер телеграфного вызова, дату и номер транспортного документа, счетов-фактур, время доставки груза на склад. Если при поступлении груза был составлен коммерческий акт, то в акте о недостаче товара указывают дату и его номер. Здесь же должны содержаться сведения о том, какой массой или за чьими пломбами отгружены товары; об общей фактической массе и массе, значащейся по документам; о массе каждого места, в котором обнаружена недостача; каким способом определено количество недостающих товаров; каковы точное количество недостающих товаров и их стоимость. Очень важно дать в акте заключение о причинах и месте образования недостачи. Составляется акт по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России.
Если в процессе приемки товаров выявлены излишки, то в акте следует отразить точные данные о них. Акт о приемке товаров по количеству должен быть подписан всеми лицами, принимавшими в ней участие, и утвержден руководителем предприятия-получателя не позднее, чем на следующий день после его составления.
К акту о недостаче или излишках товаров должны быть приложены копии сопроводительных документов, упаковочные ярлыки, этикетки и пломбы тарных мест, в которых установлена недостача, удостоверение представителя, выделенного для участия в приемке, односторонний и коммерческий акты, а также другие документы, которые могут свидетельствовать о недостаче.
Приемка товаров по качеству является важнейшей операцией технологического процесса складской переработки грузов. Она проводится с целью выявления качества и комплектности поступивших на склад товаров и соответствия их требованиям государственных стандартов, технических условий, утвержденным образцам (эталонам). Сроки приемки товаров по качеству могут быть предусмотрены договорами поставки, ГОСТами или техническими условиями. Во всех остальных случаях приемка товаров по качеству и комплектности проводится в следующие сроки:
- при иногородней поставке — не позднее 20 дней, а по скоропортящейся продукции — 24 ч после поступления товаров на склад;
- при одногородней поставке — не позднее 10 дней, а по скоропортящейся продукции — 24 ч после поступления товаров на склад.
Сроки приемки товаров по качеству удлинены для районов Крайнего Севера и других районов досрочного завоза до 48 ч по скоропортящимся товарам и до 40 дней по нескоропортящимся продовольственным товарам. Непродовольственные товары должны быть приняты по качеству не позднее 60 дней с момента их поступления на склад. Одновременно с товаром осуществляется приемка тары.
Приемка товаров по качеству проводится материально ответственными лицами с участием товароведов. На складах должны быть созданы необходимые условия для квалифицированной приемки товаров. С этой целью соответствующим образом оснащаются рабочие места товароведов-бракеров. Здесь должны быть в наличии необходимые ГОСТы, технические условия, образцы (эталоны) и т. п. Обычно производится сплошная проверка качества и комплектности товаров. Выборочная проверка допускается лишь в тех случаях, когда это оговорено в договоре, предусмотрено государственными стандартами или техническими условиями.
Приемке и оприходованию подлежат только доброкачественные товары. Товары, не отвечающие установленным требованиям или кондициям, должны быть перемещены в экспедицию или карантинную камеру на временное ответственное хранение, а поставщик в течение 10 дней должен распорядиться этими товарами. В случае обнаружения несоответствия качества, комплектности, маркировки товаров, тары или упаковки установленным требованиям составляется акт, приемка товаров приостанавливается. Для участия в дальнейшей приемке называется представитель поставщика, о чем ему должно быть натравлено уведомление (по телеграфу или телефону) не позднее 24 ч, а по скоропортящимся товарам — сразу же после обнаружения несоответствия качества товаров установленным требованиям.
Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) должен явиться для участия в окончательной приемке товаров не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова. При этом время, необходимое для проезда, в этот срок не включается.
Представитель одногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем на следующий день (по скоропортящимся товарам — не позднее 4 ч) после получения вызова.
Если представитель поставщика не явился в установленный срок или если его вызов был не обязателен, проверка качества товаров может производиться с участием представителя общественности предприятия-получателя.
С согласия поставщика приемка товаров по качеству может быть произведена получателем в одностороннем порядке.
Документом, подтверждающим недоброкачественность, некомплектность товара, отсутствие надлежащей маркировки, а также недоброкачественность тары и упаковки, является акт, который должен быть составлен в день окончания приемки, но не позднее установленных сроков. Акт составляется по той же форме, что и при установлении недостачи товаров. В нем приводятся точные сведения об обнаруженных недостатках, дается их характеристика, перечисляются основания, по которым товары переведены в более низкий сорт. Здесь же должно быть заключение о причинах утраты качества товаров. Надлежаще оформленный акт с приложенными к нему соответствующими документами утверждается руководителем предприятия в трехдневный срок с момента его составления.
При установлении расхождения по количеству и качеству при приемке импортных товаров составляется акт по специальной унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России.
Акты об установлении расхождения в количестве или качестве поступивших товаров служат основанием для предъявления претензии поставщику.
В претензии указывается наименование оптового предприятия, предъявившего претензию, а также наименование предприятия, к которому предъявляется претензия, их адреса, номер претензии, дата предъявления. В ней должны быть сформулированы обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства, а также сумма требований заявителя и расчет этих требований.
Претензия должна содержать ссылки на нормативные акты, договор или иные правоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты заявителя претензии.
К претензии прилагаются:
ü акт о недостаче или недоброкачественности товаров;
ü счет-фактура;
ü транспортный документ;
ü акт отбора проб;
ü договор, на основании которого производилась поставка товаров;
ü другие документы, удостоверяющие недостачу, порчу и некомплектность товара.
Претензия должна быть подписана руководителем или заместителем руководителя оптового предприятия.
Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия, к которому она предъявлена. В ответе на претензию должны быть указаны:
- при полном или частичном удовлетворении претензии — признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;
- при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии — мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ;
- перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, других доказательств.
При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.
Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.
В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд. Он предъявляется в виде искового заявления.
Исковое заявление — это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения. Оно подлежит оплате государственной пошлиной. Направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика. Отправляют его заказной корреспонденцией или передают непосредственно в канцелярию суда. В исковом заявлении указываются дата и номер заявления, наименования и адреса заявителя, ответчика и арбитражного суда. В нем должны быть сформулированы обстоятельства, послужившие основанием для предъявления искового заявления, а также доказательства, подтверждающие эти обстоятельства. Должна быть приведена сумма неустойки или стоимости недостающей продукции (товара). К исковому заявлению должны быть приложены: копия претензии и доказательство отсылки ее ответчику; копия ответа на претензию (если имеется); копия договора; выписка из спецификации; расчет неустойки или суммы претензии; акт приемки продукции;
другие документы, обосновывающие исковые требования. Исковое заявление должно быть подписано руководителем предприятия или его заместителем.