Организация ярмарок относится к системе маркетинговых коммуникации. Ярмарки для производителей интересны тем, что дают возможность самым широким кругам посредников и производителей заключать торговые соглашения и вступать в коммерческие отношения. Помимо этого, ярмарки предоставляют идеальные условия для организации пропаганды производственной деятельности фирмы и имиджа компании. Организация ярмарок преследует несколько целей: ликвидировать монополию в производстве, ликвидировать дефицит товаров и услуг, предоставить возможность сторонам самостоятельно искать и устанавливать деловые контакты, способствовать увеличению выпуска продукции, расширению ассортимента, организовать рекламу новых товаров и услуг.
Ярмарки организуются периодически с интервалом от одного месяца до года. Предметом торговли на ярмарках становятся товары и материальные ценности, которые реализуются через систему заказов и поставок. Непосредственно товары на ярмарках не реализуются, они представлены в каталогах, буклетах и проспектах. На ярмарках также выставляются конструкторско-технологические разработки, проекты, чертежи.
Ярмарки проводятся в закрытых помещениях, специальных или арендованных. Для того чтобы успешно провести ярмарку, необходимо точно знать состав участников и их деятельность.
Все ярмарки носят оптовый характер, поскольку их целью является не реализация продукции как таковой, а организация массовых поставок, формирования спроса и сбыта продукции. Существует несколько разновидностей оптовых ярмарок:
1. Ярмарки, направленные на реализацию продукции, организовываются для создания планов производства товаров. Задача таких ярмарок - внедрение и производство новых товаров, выявление устаревшей продукции.
2. Ярмарки, направленные на реализацию неиспользованной продукции. Их задача - как можно более рационально распределить залежавшийся товар и продуктивное распределение разного вида материальных и производственных ресурсов, сырья.
Но в последнее время все большое распространение получают ярмарки совмещенного типа, продвигающую новую продукцию и реализующие старую.
Существует разделение ярмарок по масштабу проведения и количеству участников. Это международные, всероссийские, зональные, региональные ярмарки.
Всероссийские ярмарки направлены на охват как можно большего числа участников и предприятий, на повышение динамики товарообмена, рационализацию хозяйственных связей. Эти ярмарки помогают развиваться экономике регионов и отдельных отраслей производства.
Зональные ярмарки охватывают участников из какого-то конкретного региона или географической зоны. Предлагаемый ассортимент товаров и продукции уже, чем на всероссийских ярмарках из-за примерного сходства социальных и климатических условий работы производителей.
Региональные ярмарки проводятся для оперативного удовлетворения потребителей необходимыми товарами. Они вызывают интерес у производителей, только если на них представлен широкий ассортимент товаров, услуг и технологий.
Организация ярмарки представляет собой отдельный важный этап в маркетинговых коммуникациях. Место, время, тематика ярмарки определяется с участием коммерческих структур предприятий и организаций участников. Перед непосредственным проведением ярмарки необходима работа по изучению спроса, предложения, конъюнктуры рынка, выявлению объемов ассортиментов, которые будут предлагаться на ярмарке.
Организует и проводит ярмарку специально созданный ярмарочный комитет, несущий ответственность за поставленные перед ним задачи и отвечающий за их исполнение. В состав комитета входят представители государственных организаций и представители предприятий - участников. В их компетенцию входит создание рабочих органов, дирекции, арбитража, группы по маркетингу, учету договоров, организация встреч продавцов и покупателей, оформление документов, обеспечение информационного, технического, консультационного и бытового обслуживания участников. Ярмарочный комитет принимает решения коллегиально. Она ведет бухгалтерскую, оперативную и статистическую отчетность, издает приказы и распоряжения, касающиеся работы ярмарки. На оптовых ярмарках должны быть созданы отделы по маркетингу. Специалисты из отдела маркетинга оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка. В процессе подготовки и проведения ярмарки должны также принимать участие министерства, ведомства, представители региональной администрации.
Список участников ярмарки создается за несколько месяцев до ее открытия. С участников ярмарки взимаются вступительные и членские взносы. За счет этих средств проводится сама ярмарка и ведется ее реклама в СМИ.