Результатом анализа требований к коммуникациям является сводка информационных потребностей участников проекта. При определении этих требований учитываются тип и формат необходимой информации и анализа ценности этой информации. Ресурсы проекта расходуются на передачу только той информации, которая способствует успеху проекта, или для тех случаев, когда недостаток коммуникации может привести к неудаче. Это не означает, что "плохие новости" сообщать запрещается; скорее, цель этого ограничения -избежать сообщение участникам проекта избыточного количества мелочей.
Менеджер проекта должен рассматривать количество потенциальных каналов или путей коммуникации в качестве показателя сложности коммуникаций проекта.
Общее количество каналов коммуникации равно п(п-1)/2, где п = количество участников проекта. Таким образом, получается, что в проекте, в котором 10 участников, количество потенциальных каналов коммуникации будет равно 45. Следовательно, ключевым элементом в планировании коммуникаций проекта является определение того, кто с кем будет взаимодействовать и кто какую информацию будет получать, и наложение соответствующих ограничений. Обычно для определения требований к коммуникациям проекта необходима следующая информация:
• Организационные диаграммы
• Соотношение между организацией проекта и распределением
ответственности между участниками проекта
• Службы, подразделения и специальности, принимающие участие в проекте
• Количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их
размещения
• Внутренние информационные потребности (например, обмен
информацией внутри организаций)
• Внешние информационные потребности (например, коммуникации со
СМИ или подрядными организациями)
• Информация об участниках проекта.
Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство РМВОК®) Третье издание
226 ©2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 USA / США