План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом (раздел 4.3) или включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями содержит:
• Требования к коммуникациям со стороны участников проекта
• Сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и
уровень детализации
• Имя сотрудника, ответственного за передачу информации
• Имя сотрудника или группы - получателей данной информации
• Методы или технологии, используемые для передачи информации
(например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы)
• Частота коммуникации (например, еженедельно)
• Схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи
на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть
решены персоналом на низшем уровне
• Метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по
мере продвижения и развития проекта
• Глоссарий общепринятой терминологии.
Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство РМВОК®) Третье издание
©2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 USA 227
Глава 10 - Управление коммуникациями проекта
В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты. План управления взаимодействием может быть официальным или неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта. План управления коммуникациями является частью общего плана управления проектом (раздел 4.3) или включается в него как вспомогательный план. Ниже приводятся примеры разделов плана управления коммуникациями:
• Предмет коммуникации.Информация, предназначенная для
распространения среди участников проекта.
• Цель.С какой целью распространяется данная информация.
• Частота.Как часто предполагается распространять данную информацию.
• Даты начала/завершения.Временные рамки распространения данной
информации.
• Формат/средство связи.Представление информации и способ передачи.
• Ответственное лицо.Член команды, в обязанности которого входит
распространение данной информации.
Планирование коммуникаций часто приводит к созданию дополнительных результатов поставки, которые, в свою очередь, требуют дополнительного времени и усилий. Вследствие этого иерархическая структура работ проекта, расписание проекта и бюджет проекта соответствующим образом корректируются.