Необходимость изменения технологии работы с информацией, в свою очередь, ведет к пересмотру принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная КИС не может не внести изменений в существующую технологию планирования, бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.
Во-первых, одними из самых важных для руководителя частей КИС являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Например, каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учётас соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это, в свою очередь, повышает ответственность каждого такого руководителя и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для четкого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов, вплоть до нижнего операционного уровня.
Во-вторых, при наличии эффективной информационной системы руководитель может получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании без задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подается руководителю в удобном, индивидуально определяемом виде и при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при её передаче и представлении.
Система управления фирмой состоит из управляющей части и управляемых процессов. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей потребуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, т.е. управляемый процесс также оказывает воздействие на управляющую часть. Взаимовлияние и воздействие друг на друга обоих элементов системы управления осуществляется через передачу информации (рис.1.6.).
| Управляемый процесс |
| Ввод управляющего воздействия |
| Перевод в управляющее воздействие |
| Выработка решения |
| Выявление причин отклонений |
| Сравнение с целью |
| Наблюдение |
| Описание состояния |
| Цель |
Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или сквозного бизнес - процессора, в интегрированной системе создается практически автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости вносят изменения в позиции построенных системой документов.
К примеру, заказчик поместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счёт (на основе существующих алгоритмов ценообразования и формирования платежных документов), счёт пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разделение заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, далее производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно в срок. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому контроль персонала необходим.
Каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые в случае необходимости должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.
Учитывая это, не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы управления станет проще, так как «всё будут делать компьютеры». Наоборот, хотя существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, всё это требует большой собранности, компетентности и ответственности исполнителей. Возможно, что внедрение КИС приведет к дальнейшим преобразованиям в компании. Например, если существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические изменения, которые впоследствии положительно скажутся на деятельности предприятия.
К основным задачам КИС относятся:
· учет и анализ ключевых производственных и финансовых показателей;
· управление распределенными ресурсами компании;
· планирование и контроль за исполнением бюджетов.
В рамках первой задачи «Учет и анализ ключевых производственных и финансовых показателей» КИС должна одновременно вести несколько видов учёта: оперативный учёт первичных операций в стоимостном выражении и натуральных показателях, финансовый и бухгалтерский учёт.
В рамках второй задачи «Управление распределенными ресурсами компании» КИС должна оперативно формировать и предоставлять достоверную и полную информацию о текущем состоянии материальных и финансовых ресурсов, а также о планируемом их движении.
В рамках третьей задачи «Планирование и контроль за исполнением бюджетов» фирму могут интересовать следующие функции КИС:
· планирование себестоимости в разрезе номенклатуры;
· ценообразование и планирование объемов реализации;
· контроль отклонений от запланированных объемов реализации и поступления денежных средств;
· планирование прибыли и т.д.
В современной информационной системе любой крупной организации могут быть выделены три базовых функциональных компонента:
1. подсистема управления ресурсами, которая обеспечивает автоматизацию основного бизнес – процессора и оптимизацию используемых в нем ресурсов(например, в производственных компаниях это будет блок «Производство»);
2. подсистема управления взаимодействиями, решающая задачи информационного обмена и синхронизации действий с партнерами – SCM –системы (Supply Chain Management) и покупателями –CRM-системы(Customer Relationship Management), а также разного рода порталы, обеспечивающие непосредственное взаимодействие между организацией и внешним миром;
3. подсистема управления административными процессами, в функции которой входит автоматизация общего контура управления организацией (например, приложения документооборота).
Таким образом, КИС создается для того, чтобы:
· повысить управляемость компании;
· обеспечить информационную прозрачность бизнеса для руководства компании;
· упорядочить документооборот;
· обеспечит сотрудников компании оперативной информацией, необходимой для принятия управленческих решений;
· организовать поиск, хранение и накопление данных для стратегического анализа.