Современное управление фирмой основывается на управлении людьми и на управлении всем процессом производства (кратко называемым бизнес–процессом, т.е. деловым процессом). Стандартным современным средством для управления бизнес–процессами является технология Workflow (рабочего потока), основанная на идее конвейера, в котором введены стандарты по описанию процессов.
Самый простой способ описания бизнес–процессов в технологии конвейера, т.е. Workflow, - это представление на первом этапе процесса в виде текста.
На втором этапе бизнес–процесс представляют в виде моделей. Модели включают группу средств:
1) средства концептуального моделирования, включающие цель бизнес–процесса, учитывающие входные, управляющие и выходные модели, не раскрывая содержание бизнес–процесса, являются исходной точкой для
2) технологического моделирования, основанного на применении технологических карт (рис.П 2.5).
Например, при получении заказа на поставку сырья, надо учесть имеем ли мы дело с прежним или новым поставщиком. Данные прежнего поставщика известны, а для нового необходимо запросить сведения о нём и учесть их. Всё это можно делать «вручную», но автоматизация даёт ряд преимуществ, таких как отслеживание, контроль событий в фирме, регистрация сделок, накапливание статистики поведения персонала для анализа и перестройки бизнес–процесса.
Постоянно происходящие на практике изменения состава и содержания целей, структур, функций и задач, решаемых каждым конкретным подразделением той или иной фирмы (бизнес-системы), вызываемые как воздействием внешней среды, так и собственными возмущающими воздействиями, возникающими внутри самой организации, требуют от её руководства тщательного контроля за реализацией соответствующих деловых процессов, анализа, а если это возможно, то и оптимизации указанных процессов.
В этом случае для обоснованного и своевременного выбора наилучших вариантов структуры и механизмов реализации соответствующих деловых процессов менеджером целесообразно использовать методики, ориентированные на широкое применение компьютерных технологий. Однако при этом требуется осуществить переход от концептуального (словесного) описания моделей стратегии, функций и структуры организации к их формальному (количественному) описанию. Попутно отметим, что если в конкретной бизнес-системе удаётся провести такого рода формализацию и последующую компьютерную реализацию построенных моделей, то на её основе уже можно приступить к автоматизации процессов управления подразделениями указанной бизнес-системы, а далее переходить в целом к комплексной автоматизации рассматриваемой организации.
Подробнее речь о концептуально-методических основах проведения такого рода автоматизации применительно к гостиничным комплексам пойдёт далее в 9 главе. В данном же пункте остановимся на рассмотрении основных особенностей и содержании существующих подходов к проведению процессного моделирования бизнес-систем.
Первая и, пожалуй, главная особенность организации и реализации процессного моделирования состоит в необходимости его проведения на основе современных концепций комплексного (системного) моделирования. При этом под комплексным (системным) моделированием деловых процессов (и соответствующих бизнес-систем) будем понимать их полимодельное (многомодельное) описание и исследование.
Другими словами, необходимым признаком комплексного (системного) моделирования является представление моделируемого процесса (системы) не одной моделью, а системой взаимосвязанных моделей, отражающих различные аспекты прототипа. В нашем случае такими моделями, как уже говорилось ранее, кроме собственно процессной модели (или, по-другому, моделей управления деловыми процессами) должны быть модели стратегий фирмы, организационно-функциональные модели, модели сценариев воздействия на деятельность фирмы внешних и внутренних возмущающих факторов и т.п. При этом в рамках каждой из перечисленных моделей (либо даже классов моделей), в том случае, если удаётся их описать формально, появляется возможность количественного оценивания и оптимизации (с помощью соответствующих критериальных функций) вариантов деятельности организации, конкретных её подразделений, должностных лиц. В качестве таких критериальных функций могут быть выбраны функции, оценивающие:
- экономическую эффективность (прибыль) и ресурсосберегаемость;
- результативность деятельности;
- временные затраты, связанные с деятельностью фирмы;
- устойчивость функционирования.
В этом случае принципиальной особенностью и отличительной чертой организации и проведения процессного моделирования деятельности бизнес–системы является то, что менеджеру (в ходе подготовки и принятия им решений) предоставляется возможность разноаспектного (многокритериального) количественного оценивания выбираемых альтернатив. В рассматриваемой ситуации в качестве таких альтернатив выступают способы, структура и содержание деловых процессов, которые реализуются в соответствующей бизнес-системе.
В настоящее время на практике для автоматизации деятельности менеджеров или подготовке и принятии ими решений, связанных с управлением соответствующими фирмами, разрабатываются различные инструментальные программные средства. К ним, в первую очередь, относятся различные инструментальные программные средства следующих видов [2]: интеллектуальные пакеты прикладных программ; расчётно-логические системы; экспертные системы; имитационные системы.
Разрабатываются также программные комплексы, в которых осуществляется объединение перечисленных программных систем. Данные программные комплексы получили название интегрированных систем поддержки и принятия решений (ИСППР), которые на практике программно-технически реализуются в виде соответствующих автоматизированных рабочих мест (АРМ) руководителей (менеджеров). Далее в 9 главе будет подробно рассказано о структуре, составе, вариантах функционирования указанных комплексов. В данном же пункте остановимся на содержании технологии процессного моделирования при организации управления фирмой.
Анализ задач, решаемых в ходе процессного моделирования (о которых речь шла ранее) показывает, что целесообразно указанное моделирование проводить в рамках так называемых имитационныхсистем, которые, в общем случае, состоят из следующих подсистем:
- банка проблемно-ориентированных и стандартных моделей аналитических и имитационных моделей, описывающих все основные аспекты деятельности бизнес-системы;
- банка данных (базы знаний, базы данных) о деятельности бизнес–системы, о деятельности конкурентов, о целях и задачах, программах, выполняемых бизнес-системой, её организационно-штатной структуре;
- блока формирования сценариев моделирования;
- блока обработки, анализа и интерпретации результатов моделирования;
- диалоговой системы управления моделированием.
В рамках имитационных систем менеджеры могут решать широкий класс задач управления руководимыми ими бизнес-системами. Данный класс задач можно условно разделить на три больших подкласса:
- задачи анализа и прогнозирования деятельности бизнес-системы;
- задачи подготовки и принятия решений по управлению бизнес–системой;
- задачи наблюдения и контроля за деятельностью бизнес-системы в процессе реализации ею ранее принятых решений.
Проведённый анализ показывает, что при наличии соответствующих моделей (содержательных и формальных) все выше перечисленные прикладные задачи, связанные с организацией управления фирмой (см. п.П 2.1, П 2.2) могут быть отнесены к одному из перечисленных подклассов задач и решены путём проведения соответствующих модельных экспериментов. При этом для каждой из задач должна разрабатываться своя технология моделирования. В качестве примера в приложении 4 рассмотрена обобщённая процедура организации моделирования деятельности бизнес-системы при составлении плана её функционирования. Попутно отметим, что наибольший эффект при планировании деятельности бизнес-системы может быть достигнут только при условии, если составленные планы будут иметь комплексный характер и включать в себя согласованные (скоординированные) программы действий:
- административных органов управления;
- функциональных подразделений;
- обеспечивающих подразделений;
- финансовых органов управления;
- органов управления организацией, с которыми взаимодействует бизнес-система.