В ходе группирования людей на предприятии (организации) наступает этап, когда необходимо принимать решение относительно того, сколько людей непосредственно может быть эффективно объединено под единым руководством. На предприятии (организации) каждый руководитель ограничен временем, знаниями и умениями, а также максимальным количеством решений, которые он может принять с достаточной степенью эффективности.
Если количество подчиненных увеличивается в арифметической прогрессии, то число потенциально возможных межличностных отношений между руководителем и подчиненными возрастает в геометрической прогрессии. Это происходит по той причине, что руководитель имеет дело с тремя типами межличностных контактов:
· Прямые двусторонние, т.е. отношение между руководителем и конкретным подчиненным;
· Прямые множественные, т.е. отношение руководителя с двумя или более подчиненными;
· Комбинация тех и других, т.е. отношение между подчиненными.
Чтобы определить оптимальный масштаб управляемости и контроля, было проведено большое количество исследований. В настоящее время для определения оптимального масштаба управляемости широко используется ситуационный подход, в основе которого лежит анализ факторов, влияющих на определение масштаба управляемости. К таким факторам относятся:
1. Факторы, связанные с выполняемой работой:
· Схожесть работ;
· Сложность работ;
· Территориальная удалённость работ.
2. Другая группа факторов связаны с теми, кем руководят и кто руководит:
· Уровень подготовки подчиненных;
· Уровень профессионализма руководителя.
3. Самая многочисленная группа факторов имеет отношение к самому руководству и предприятию:
· Степень четкости в постановке целей;
· Степень стабильности (частота изменения) на предприятии;
· Степень объективности в измерении результатов работы;
· Техника коммуникации;
· Иерархический уровень предприятия;
· Уровень потребности в личных контактах с подчиненными.
В зависимости от состояния указанных переменных определяется для конкретной ситуации масштаб управляемости.
Многими специалистами рекомендуется, что для высшего звена, число подчиненных у одного руководителя не должно превышать-а в нижнем звене до 20-30.
Существует ряд методик более точного определения масштаба управляемости применительно к конкретному предприятию. В основе их лежит измерение ( по 5-ти или 7-ми бальной шкале) ряда организационных переменных. Например, могут быть использованы такие факторы:
· Схожесть работ;
· Сложность работ;
· Территориальная разобщенность;
· Потребность в руководстве;
· Потребность в координации;
· Уровень планирования работ.
Есть методики, включающие переменные:
· Относящиеся к участникам взаимодействия;
· По характеру принимаемых решений.
Ограничения, задаваемые масштабом управляемости (если не меняются его организационные переменные) вынуждают его руководство постоянно увеличивать количество уровней иерархии. Вертикальный рост имеет известные недостатки, приводящие в конечном итоге к снижению общей эффективности его функционирования. Отсюда выделяют два типа масштаба управляемости: узкий и широкий.