Результаты анализа теоретической и эмпирической базы контроллинга свидетельствуют, что разработка системы контроллинга является предметом планирования (метапланирование) в организации. В ходе этого процесса определяются вид и число подсистем или разделов системы, их содержательные и временные взаимосвязи. При формировании системы контроллинга в организации исходят из понимания организации как центра деловой активности или как целеориентированной структуры потенциала, процессов и объектов. При этом должны учитываться специфические требования и возможности каждой организации. Кроме этого, необходимо учитывать влияние внешней среды, а также влияние результатов деятельности организации на окружающую среду. Планы и отчеты должны образовывать в совокупности пирамидальную структуру, обладать концентрированной, дифференцированной по уровням управления информативностью, эшелонироваться по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные). Система контроллинга должна строиться по принципу кибернетического контура регулирования и образовывать систему информационно-аналитической и методической поддержки руководителей и сотрудников в процессе планирования, контроля, анализа и принятия управленческих решений по всем функциональным сферам деятельности организации.
Несмотря на широкие возможности использования современных средств автоматизированной поддержки принятия управленческих решений, наиболее важным и требующим глубоких профессиональных знаний этапом формирования процесса контроллинга в организации является адекватное описание существующей предметной области, формулировка целей и задач желаемого состояния объекта.
Важным инструментом эффективной реализации этих решений являются определение последовательности действий и состав конкретной проектной документации на каждом этапе.
Следует учитывать, что отсутствие понимания организации как системы, сути процессного подхода влечет за собой как следствие некорректную постановку задачи описания и неэффективное использование самих моделей.
Необходимо выделить две фазы проектирования процесса контроллинга: организационную и эксплуатационную.
Организационная фазасостоит из следующих этапов:
I. интенсивная подготовка персонала;
II. планирование;
III. оценка;
IV. проектирование;
V. внедрение и тестирование.
Эксплуатационная фазаделится на:
I. мониторинг деятельности процесса;
II. корректировка на основе взаимосвязи «план—факт—отклонение».
Перечисленные этапы в свою очередь могут делиться на под-этапы.
I. Интенсивная подготовка персоналав рамках проекта реформирования организационной структуры организации начинается на самом раннем этапе. Привлечение персонала для участия в процессе уже в фазе организации дает определенный эффект обучения. Однако этого явно недостаточно. Внедрение контроллинга означает, как правило, отход от традиционной организации труда. Даже при максимально благоприятной обстановке использования новых подходов в управлении необходима интенсивная подготовка персонала (по меньшей мере менеджеров процесса контроллинга — контроллеров), которая в первую очередь должна касаться двух основных вопросов: понимания процесса в целом в условиях компьютерной реализации и применения прикладного программного обеспечения, необходимого для обработки задач.
II. Этап планированиязаключается в том, что на базе действующей организации бизнес-процессов анализируются сильные и слабые стороны организации, что создает основу для формулирования целей и последующей организации процесса контроллинга. Цели касаются прежде всего сроков, производительности, качества и издержек.
Дается общее описание бизнес-процессов организации без учета специфики внедрения. В результате приблизительно моделируется процесс контроллинга с акцентом на взаимодействие между бизнес-процессами. Затем вводные данные уточняются и конкретизируются с учетом условий внедрения до тех пор, пока информационный поток и процедура обработки не будут отрегулированы во всех деталях.
Результаты окончательного планирования (в зависимости от инструментария) заключаются, как правило, в следующем:
1) детальном определении организации процесса (уровень процесса) — последовательность работ, участники, последовательные и параллельные процедуры, условия делегирования и замещения функций;
2) увязке средств обработки (функциональный уровень) с процессом (например, обработка текстов, составление таблиц, графиков, программ для баз данных и т. п.);
3) точном определении информационных потоков (уровень данных) — при этом подлежат установлению источники и адресаты документов, контрольные данные и т. п. Поток данных организуется так, чтобы они в идеале автоматически поступали на соответствующий инструментарий обработки, а по завершении задачи следовали по заданному маршруту;
4) установлении сфер соприкосновения с внешней средой (уровень системного окружения);
5) определении сфер соприкосновения сотрудника с компьютерными сетями.
Подобная плановая деятельность предполагает наличие соответствующей информационной структуры — интегрированной управленческо-информационной системы (УИС).
III. Этап оценкизаключается в анализе и собственно оценке вариантов контроллинга. При этом используют возможности производственного менеджмента потока работ, прежде всего имитацию процессов, а в случае надобности — их приближение к реальной обстановке. Такие методы позволяют изучить и проанализировать поведение процесса во времени, избежать избыточных мощностей и дефицитов, рассчитать средние сроки работ.
Затем дается оценка вариантов процесса на производительность, преимущества и недостатки, издержки и прибыль. Это может быть анализ размера прибыли или простой баланс аргументов «за» и «против». Если найден вариант, отвечающий поставленным целям, то приступают к проектированию.
IV. Этап проектированияхарактеризуется прежде всего, результирующей рабочей документацией первого и второго этапов процесса формирования контроллинга.
К такой документации относятся технико-экономическое обоснование (ТЭО) и задание на проектирование, состав которых определяется в соответствии с общеизвестной методикой оргпроектирования процессов управления. ТЭОвключает следующиеразделы: