Развитие информационного обеспечения контроллинга

Управление экономической системой в современных условиях требует все большей оперативности. В период быстрых изменений на рынке, более короткого цикла обращения продукции и услуг, из­менчивости потребительского спроса важна комплексность инфор­мационной базыдля принятия оперативных и стратегических ре­шений и контроля над их выполнением. Традиционные бумажные носители информации служат явным барьеромна пути внедрения передовых технологий управления. В этой связи использование со­временных методов сбора, обработки, хранения, анализа и представ­ления информации для подготовки управленческих решений явля­ется одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Эффективное использование концепции контроллинга требу­ет автоматизации обработки информации. Возникающая при этом необходимость использования ЭВМ обусловлена, с одной стороны,

- большим объемом данных, которые должны быть обработаны и со­хранены, и необходимостью постоянного обращения с различными целями к исходным данным, а с другой стороны,

- большим количе­ством расчетных операций, которые требуется проделать за возможно более короткое время, чтобы своевременно подготовить текущую проблемно структурированную управленческую информацию.

В области информационных технологий всегда существовали двавзаимодополняющих друг друга основных направления:

- системы, ориентированные на операционную обработку данных,

- систе­мы, ориентированные на анализ данных, так называемые системы поддержки принятия решений.

До последнего времени подавляю­щее большинство российских организаций использовали техноло­гии, принадлежащие к первому направлению. Расчетные и учетные функции, простая обработка, накопление данных и элементарный анализ — вот и весь функциональный набор существующих систем. Конечно, достаточно быстрое развитие такой простейшей обработ­ки позволило отслеживать большие объемы информации.

Но сами по себе базы данных не дают желаемого результата при автомати­зации управленческих структур. Причинапроста: реализованные в системе управления базами данных (СУБД) функции кардинально отличаются от функций, необходимых управленческим структурам, так как информация, собранная в базах данных, не адекватна ин­формации, которая нужна лицам, принимающим решения.

Развитие систем, ориентированных на операционную обработку данных, ло­гично, так как первыми шагами автоматизации всегда являлись на­ведение порядка в процессах повседневной обработки данных и уве­личение масштабов и скорости обработки текущей информации, на что и рассчитаны традиционные автоматизированные системы.

Однако в настоящее время сложилась парадоксальная ситуация, когда разнообразной информации довольно много, но она не струк­турирована, не согласована, разрознена, не всегда достоверна и, са­мое главное, ее почти невозможно найти. Следовательно, необходим переход ко второму, ориентированному на анализ данных направле­нию работ по информатизации.

В связи с этим создание единого информационного пространства как совокупности методических, организационных, программных, технических и телекоммуникационных средств, обеспечивающих оперативный доступ к любым информационным ресурсам органи­зации в пределах компетенции и прав доступа специалистов, яв­ляется важной задачей.

В рамках единого информационного про­странства становятся возможными разработка и организация таких актуальных на сегодняшний день направлений, как:

1. создание еди­ной информационной базы большого числа удаленных друг от друга объектов и подразделений организации;

2. высокоскоростная переда­ча по каналам связи любых видов информационных потоков;

3. под­держка деятельности всех подразделений и объектов организации;

4. автоматизация всех технологических и бизнес-процессов органи­зации, оперативный контроль и управление процессами производ­ства, транспортировки и сбыта, взаиморасчетов с потребителями и поставщиками, управление персоналом и т. д.;

5. мощные средства обработки и анализа получаемой информации;

6. обеспечение необхо­димого уровня безопасности и защиты информационных ресурсов организации и др.

В результате этого обеспечивается интегрирован­ная машинная обработка заказов, начиная с учета заявки клиента и далее — расчетов складских запасов, загрузки мощностей и опре­деления сроков, а также затрат, балансовых и финансовых показателей. Кроме того, на этой основе получают данные для отчетности за прошлые периоды и проводят документальный учет, предписан­ный законодательством.

Если устройства электронной обработки данных используются не только для проведения машинной интегрированной обработки заказов и подготовки отчетности (документированных расчетов), нои для машинных интегрированных расчетов по планированию, регулированию и контролю, то можно говорить о появлении инстру­мента управления на базе ЭВМ. Такой инструмент будем в дальней­шем называть автоматизированной интегрированной управленческо-информационной системой (УИС).

Интегрированная управленческо-информационная система — это комплексный механизм управления организацией, состоящий из следующих основных блоков:

1) аналитического (системы формализованной обработки учет­ных данных для целей принятия управленческих решений. Анали­тический блок УИС основывается на модели оптимального бюджетирования);

2) учетного (система документооборота для информационного обеспечения управленческих решений);

3) организационного(структура управления; функция и регла­мент координации, соподчинения и контроля деятельности управ­ленческих служб для обеспечения процесса управленческого и фи­нансового планирования);

4) программно-технического (программный продукт, поддержи­вающий аналитический, учетный и организационный блоки).

Автоматизированная интегрированная управленческо-инфор­мационная система позволяет

- получать машинное представление широкого спектра управленческой информации, т. е. плановой, опе­ративной и контрольной информации — информации в документи­рованной форме, а также

- обсчитывать на ЭВМ и представлять прог­раммируемые виды (процессы) управленческой и исполнительской деятельности.

- Кроме того, она интегрирует информационную сис­тему, ориентированную на прошлые периоды, с информационной системой, ориентированной на будущее.

От системы расчетов она отличается прежде всего по следующим параметрам:

1) учитывается плановая информация, которая частично гото­вится на базе расчетных моделей, вводится и обрабатывается кон­трольная информация;

2) в соответствии с принципом замкнутого контура управления на базе плановых и контрольных показателей формируется инфор­мация для регулирующих воздействий, которая частично может быть использована автоматически в качестве директивных (контрольных) цифр.

Автоматизированная интегрированная управленческо-информационная система должна соответствовать всем требованиям, предъ­являемым к современным системам планирования и контроля:

- Обработка данных должна осуществляться:

- с ориентацией на цели (задачи);

- в полном объеме для системы в целом, ее субсистем и проек­тов;

- интегрирование по вертикали, горизонтали и диагонали

- быть организованной в соответствии с принципами регулирующих кон­туров;

- с достаточной гибкостью, актуальностью и экономичностью.

Таким образом, показатель качества информационного обеспечения контроллинга характеризуется полезностью информации, то есть свойством информации быть уместной, надежной и сравнимой, от­ражать реально существующие объекты с необходимой точностью.

Ростом потребительских качеств информации можно управлять пу­темвоздействия на правильность ее отбора. При этом необходимо учитывать следующее: основная функция такой информационной системы состоит в обеспечении сотрудников комплексной инфор­мацией, необходимой для выполнения возложенных на них задач, прежде всего задач управления.

В России, где далеко не все руководители отвыкли от бумажно­го способа общения, переход на новые инструментальные средства может являться серьезной психологической проблемой. Поэтому для России информационная система руководителя должна иметь безусловную избыточность и обладать развитыми возможностями подготовки оперативной отчетности.

В связи с этим в последние годы все большее значение приобретают создаваемые специально для верхнего уровня управленияисполнительные информацион­ные системы (Executive Information Systems — EIS).

Здесь речь идет о банках управленческих данных и моделей, структурированных в соответствии с особыми информационными и техническими по­требностями руководителей верхнего звена.

Подобные системы характеризуются прежде всего следующими признаками:

- предложение информации в соответствии с информационными потребностями, которые данный агент в настоящее время имеет;

- удобный интер­фейс пользователей системой;

- возможность быстрого видоизмене­ния в связи с новыми задачами, формулируемыми высшим руковод­ством организации.

В то же время при проектировании УИС многих промахов можно избежать, если избавиться от некоторых слишком общих предпосы­лок в проектировании, которые часто являются ошибочными. Рас­смотрим их подробнее.