Основними засобами здiйснення попереднього контролю є реалiзацiя певних правил, процедур i лiнiй поведiнки. Якщо писати чiткi посадовi iнструкцiї, пояснювати мету пiдлеглим, то це збiльшить вiрогiднiсть того, що органiзацiйна структура буде працювати так, як задумано. В органiзацiях попереднiй контроль використовується в трьох ключових галузях: щодо людських, матерiальних i фiнансових ресурсiв.
Людськi ресурси. Попереднiй контроль у галузi людських ресурсiв досягається в органiзацiях за рахунок аналiзу дiлових i професiйних знань та навичок, якi необхiднi для виконання тих чи iнших посадових обов’язкiв i вiдбору найбiльш пiдготовлених та квалiфiкованих людей.
Матерiальнi ресурси. Промисловi фiрми встановлюють обов’яз- ковий попереднiй контроль за використанням матерiальних ресурсів. Контроль здiйснюється шляхом розробки стандартiв мiнiмально допустимих рiвнiв якостi i проведення фiзичних перевiрок вiдповiдностi матерiалiв, що надходять, цим вимогам.
Фiнансовi ресурси. Найважливiшим засобом попереднього контролю фiнансових ресурсiв є бюджет (рiчний фiнансовий план), який дозволяє також здiйснювати функцiю планування. Бюджет є механiзмом попереднього контролю в тому значеннi, що вiн дає впевненiсть: коли органiзацiї будуть потрiбнi готівкові засоби, то вони в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничнi значення затрат i не дозволяють тим самим будь-якому вiддiлу або органiзацiї в цiлому вичерпувати свої готівкові засоби до кiнця.
Поточний контроль. Поточний контроль здiйснюється безпосередньо під час виконання робiт. Частiше всього його об’єктом є пiдлеглi спiвробiтники, а сам вiн традицiйно є пре- рогативою їхнього безпосереднього керiвника. Регулярна пере- вiрка роботи пiдлеглих, обговорення проблем, що виникають, і пропозицiй щодо вдосконалення роботи дозволять запобігти вiдхиленням вiд намiчених планiв та iнструкцiй. Якщо ж дозво- лити цим вiдхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйознi труднощi для всiєї органiзацiї.
Поточний контроль не здійснюється одночасно з виконанням самої роботи. Швидше вiн базується на вимiрюваннi фактичних результатiв, одержаних пiсля проведення роботи.
Кінцевий контроль. У межах кінцевого контролю зворотний зв’язок використовується пiсля того, як робота виконана.
Хоча кінцевий контроль здiйснюється надто пiзно, щоб вiдреагу- вати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки вiн має двi важливi функцiї:
1. Кінцевий контроль дає керiвництву органiзацiї iнформацiю, необхiдну для планування у випадку, якщо аналогiчнi роботи мають здійснюватися в майбутньому.
2. Сприяє мотивацiї. Якщо керiвництво органiзацiї пов’язує мотивацiйнi винагороди з досягненням певного рiвня результатив- ностi, то, очевидно, фактично досягнуту результативнiсть потрiбно вимiрювати точно i об’єктивно.
9.3. Процес контролю
Процес контролю має три етапи:
- розробка стандартiв i критерiїв;
- спiвставлення з ними реальних результатiв;
- прийняття необхiдних коригуючих дiй.
На кожному етапi реалiзується комплекс рiзних заходiв.