У великих організаціях адміністративні інструкції обумовлю- ють, хто кому може офіційно писати папери, хто кому повинен доповідати і в яких випадках, хто переглядає записки, хто видає інформацію тощо.
Якщо робота організації полягає в обробці письмових заяв або вимог, правила, процедури до подробиць обумовлюють шлях прохо- дження заяви: яка інформація повинна бути зібрана і на якому етапі, що конкретно потрібно зробити. Таким же чином майже завжди формально визначаються форма, зміст і відповідальність за підготовку фінансових звітів.
Одним з найважливіших засобів формалізації передачі відомостей
Те ма13.Інформація і комунікації в менеджменті
Г.В. Осовська, О.А. Осовський. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ
є використання стандартних форм (бланків), в які заноситься інфор- мація. В багатьох організаціях доповненням до форм звітності є різні види бланків, форми особистих анкет, бланки заяв і офіційних листів. Стандартні форми дають переваги ініціатору інформації, що передається, якщо людина знову пише текст, який повторю- ється, то введення в оборот відповідного бланка значно економить час. Бланки вигідні також одержувачу інформації: використовуючи форму, він може уточнити, які саме дані йому необхідні в роботі.
Головний недолік будь-якої стандартної форми полягає у відсутності в ній гнучкості. Оскільки в ній точно визначено, яку інформацію і яким чином необхідно передати, то вона повідомляє і неправдиву інформацію, якщо матеріал не відповідає формі. Будь-яка людина, яка коли-небудь заповнювала стандартну форму, часто задумувалась, не маючи відповіді на запитання, які не від- повідають конкретній ситуації. Хоча розробка і використання форм важливі для побудови системи обміну інформацією, але вони не вирішують усіх проблем обміну в межах однієї організації або у взаємовідносинах з її клієнтами.
Формальна система обміну інформацією має обмеження. Вона не задовольняє повністю потреб організації – неможливо формалі- зувати все, що проходить в організації. Встановлені канали не можуть вмістити багаточисленні потреби в обміні інформацією. Крім того, передача інформації по каналах, як правило, не доносить усіх змістових тонкощів того, що необхідно повідомити. Формаль- ний обмін інформацією часто не може виразити реальні потреби організації через свою повільність і негнучкість.
Щоб бути ефективним, обмін інформацією повинен бути ширшим, ніж офіційна схема.