випровадження на пенсію, чвари між керівником та заступниками тощо. Для розвитку неформальних комунікацій можуть з успіхом використовуватися неофіційні правила і ритуали, система ящиків для пропозицій, яка сприяє вільному потоку новаторських різних рівнів. У цьому руслі можуть діяти спеціальні комісії для розгляду
скарг, "дні відкритих дверей", різні збори і наради.
При дослідженні комунікацій у залежності від рольової участі окремих осіб часто виділяють "сторожів", "зв’язкових" (їх ще називають "містками"), "лідерів думки" (це, скоріш усього, неформальні, ніж формальні лідери), "космополітів" (індивіди, що частіше за інших взаємодіють із зовнішнім середовищем).
За всіх умов неформальні комунікації забезпечують певну надмірність у всіх елементах інформації для досягнення гнучкості цієї системи. І все-таки ефективний менеджмент передбачає ситу- ацію, за якої основна частина задач організації повинна вирішува- тися в результаті використання офіційних зв’язків і відносин. Переважання неофіційних комунікацій у системі управління призводить до високого ступеня невизначеності і часто свідчить про її недосконалість.
Для менеджера доступними є два типи комунікацій: формальні та неформальні.
Формальні комунікації – передбачені організаційною струк- турою. Схема організаційної структури є ілюстрацією "проход- ження інформації каналами". Формальні комунікації поділяються на вертикальні, горизонтальні та діагональні.
До вертикальних комунікацій належать комунікації зверху вниз і знизу вгору.
Комунікації зверху вниз вирішують п’ять основних завдань:
Ø ознайомлення працівників з цілями організації для усвідом- лення ними важливості виконуваної роботи;
Ø викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт,
Ø забезпечення розуміння роботи та й зв'язку з іншими завданнями організації;
Ø надання інформації про процедури і методи виконання роботи;
Ø забезпечення підлеглих інформацією зворотного зв’язку про результати діяльності організації.
Отже, комунікації зверху вниз допомагають пов’язувати різні рівні організації, координувати їх діяльність. Поряд з тим комуні- кації зверху вниз мають певні недоліки:
Ø створення передумов для формування авторитарної сис- теми;
Ø значне завантаження підлеглих;
Ø постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помил- кової інтерпретації.
Один з методів подолання цих проблем – організація потоків інформації знизу вгору, тобто налагодження ефективного зворот- ного зв’язку. Цими каналами передається інформація від підлег- лих до керівників, хоча не всі менеджери приділяють достатньо уваги організації такого типу інформаційних потоків. Результати спеціального дослідження ефективності комунікацій знизу вгору показали, що до керівників фірми доходить не більше як 10% інформації, надісланої робітниками.
Горизонтальні комунікації здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Такий обмін інформацією забезпечує координацію діяльності (наприклад, між віце-президен- тами з маркетингу, фінансів, виробництва). Як показують дослід- ження, ефективність горизонтальних комунікацій досягає 90% і пояснюється значним рівнем розуміння працівниками характеру роботи своїх колег і проблем, що виникають у функціонуванні суміжних підрозділів.
Діагональні комунікації здійснюються між особами, які пере- бувають на різних рівнях ієрархії (наприклад, між лінійними та штабними підрозділами, коли штабні служби керують виконан- ням певних функцій). Такі комунікації характерні також для зв’язків між лінійними підрозділами, якщо один з них є головним з певної функції.
Неформальні комунікації – не передбачені організаційною структурою. Практика свідчить, що значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керів- ництвом способів. У теорії та практиці менеджменту зарубіжних країн часто використовується термін "grape-vipe" – система розпов- сюдження чуток, неофіційних даних. Особливо слід підкреслити, що неформальними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації. Неформальна інформація буває досить корисною для доповнення інформації, отриманої через формальні канали комунікації. Ця інформація є цінною для керів- ника, однак не можна допускати, щоб система розповсюдження
Те ма13.Інформація і комунікації в менеджменті