Любая современная гостиница, даже без учета неспецифическихуслуг, представляет собой сложный комплекс функциональных звеньев, от слаженности работы которого зависит успешность существования предприятия на рынке. При росте объема продаж с одной стороны и усиливающейся конкуренции с другой, повышается значение оперативности в работе персонала. В решении этой проблемы краеугольным камнем выступает комплексная автоматизация отеля, достигаемая применением Автоматизированных Систем Управления (АСУ) отелем, или – в английском варианте – Property Management System (PMS). Основной функцией таких систем является представление состояния номерного фонда, информация о занятости (зарезервированности) каждого конкретного номера, что позволяет осуществлять планирование продаж номеров в будущем, или бронирование, и текущий контроль за деятельностью средства размещения. Помимо прочего, АСУ позволяют избавиться от бумажной волокиты и исключить либо максимально уменьшить возможность ошибок, так называемого человеческого фактора, являющихся причиной дополнительных неудобств и материальных затрат.
Вместе с ростом популярности небольших отелей, вырос спрос на автоматизированные системы управления отелями, которые предназначены именно для подобных гостиниц, количество номеров в которых не превышает 2-3 десятка.
Внедрившиеся на российский рынок системы управления отелями, такие как Fidelio, Opera, pitome уже успели подстроиться под наши особенности гостиничного бизнеса, однако стоимость таких систем превышает разумный предел для небольших отелей и гостиниц, да и функционал таких программ даже в больших гостиницах используется лишь на 50%. Затратным является установка таких систем, так как необходима покупка мощных серверов, способных хранить и обрабатывать большие объемы информации.
Очевидно, что для мини-отелей и хостелов такие системы вряд ли нужны, но это не значит что малым гостиницам и отелям совсем не нужны системы автоматизации.