Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210х297) мм и А5 (148х210) мм.
Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланкможет быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской
Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
-эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
-наименование вышестоящей организации (если она имеется);
-наименование организации (предприятия).
На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:
-гриф утверждения;
-заголовок к текст.
Бланк письмасодержит реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской
Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
-эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
-наименование вышестоящей организации (если она имеется);
-наименование организации (предприятия);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов,
телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web site (страницу в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).
-код организации (предприятия) по ОКПО;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
-адресат;
-заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа(за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:
| "ПРИКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т. п. |
В деловой практике все чаше используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: "Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации", "Генеральный директор ЗАО "РЕАЛ" и т. п.
Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения,например:
| ЗАО "АРСЕНАЛ" ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА |
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.
Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках — продольный и угловой.
Продольный бланкпредполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого ноля.
Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.
Часто при оформлении общих бланков применяется продольное расположение реквизитов, а для бланков писем — угловое.
Реквизиты "Герб РФ", "герб субъекта РФ", "эмблема организации" рекомендуется располагать над серединой наименования организации.
Реквизиты "наименование организации", "наименование вида документа", "место составления или издания", а также дату, № и ссылку размещают на бланках следующими способами:
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля);
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ левого поля и половины листа документа).
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланкис дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке. Поля в этом случае устанавливают со всех сторон по дюйму (2,54 см).
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих свой национальный язык в качестве государственного, реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка. Как правило, слева печатают реквизиты на национальном языке, справа — на русском. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее: левое — 20 мм; верхнее — 20 мм; правое—10 мм; нижнее — 20 мм.
Реквизиты "Герб РФ", "герб субъекта РФ", "эмблема организации" и "гриф ограничения доступа к документу" рекомендуется располагать на верхнем поле документа, на расстоянии не менее 3 мм от края верхнего поля.
Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности — от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88% до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировального оборудования.
Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например; в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).