Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе – деловая корреспонденция) – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, но в последнее время они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.
Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.
Выделяют две группы писем по тематическому признаку: коммерческие письма и служебные письма.
Обе группы писем в совокупности называется деловой корреспонденцией, а письма – служебными письмами.
Коммерческие письма – письма, которые составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем входят прежде всего: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; письмо – рекламация и ответ на него. Такие письма чаще всего имеют правовую силу.
Служебные письма – письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.
Частные письма – в них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.
Письмо-запрос – в нем покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.
Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требования возмещения убытков. Рекламации представляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.
Циркулярные письма – обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.
Гарантийные письма – направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров и т.д.
Сопроводительные письма – составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
Письма-подтверждения – высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо – подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.
Письма-просьбы – излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.
Письма-напоминания – направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем на Ваш запрос», «извещаем Вас».
Информационные письма – эта разновидность письма – извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря – референта. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.
Письма-приглашения – они могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать напечатанные типографическим способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.
Рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.