Бесспорно, огромную роль в документах всех типов и видов, будь то приказ или протокол, распоряжение или должностная инструкция, играет лексически и орфографически грамотно составленное содержание самого документа.
Как правило, в документах, используемых в современном делопроизводстве, используется официально-деловой стиль оформления. Это означает, что содержание всех документов создается с использованием языка управленческих документов, деловой переписки и делового этикета.
Для языка всех управленческих документов характерны 4 основных свойства:
- Четкость- позволяет отражать информацию в достоверном виде, без двусмысленностей и расплывчивости.
- Оперативность- информации, позволяет оперативно принимать решения по возникшим вопросам.
- Объемность- позволяет отображать информацию в документе в полном объеме.
- Рациональность- информация воспринимается адресатом в удобном для него виде.
В оформлении служебных писем, так же как и во всех остальных документах - используются различные шаблоны и клише, также большое распространение получили всевозможные аббревиатуры, термины (отраслевая и общая терминология) и сокращения. Поэтому структура служебного письма и любого другого документа схожи.
Служебные письма оформляются на формате А4 и А5 и утверждаются руководителем организации или каким-либо другим компетентным лицом. Оформление содержания служебного письма производится по всем правилам официально-делового стиля: представления ведется обычно от первого лица множественного числа (например: «...Обязываем...») или первого числа единственного числа («...Предлагаю...»), в структуре содержания преобладает четкость, последовательность, корректность и отсутствие эмоциональной окраски (нейтральный тон).
Структуру служебных писем можно разбить на три части:
- Форма обращения;
- Основная часть;
- Заключение.
В форме обращения указываются служебные реквизиты (фамилия, имя, отчество, должность и т. д.) и, как правило, вежливая (уважительная) форма приветствия: «Уважаемый господин/госпожа (фамилия)», «Уважаемый господин/госпожа (должность)», «Уважаемые коллеги/господа». Вежливая форма приветствия должна всегда заканчивать документ фразой «С уважением...»
В основной части указывается описание и суть рассматриваемого вопроса, предпосылки его возникновения и т. д.
В заключении отображается какая-либо информация распорядительного или организационного характера, предлагающая методы и способы решения вопроса, рассматриваемого в основной части данного письма.
Вносить какие-либо изменения или исправления в уже законченное, утвержденное и подписанное письмо нельзя.
Документы делового характера, помимо оформления в официально-деловом стиле, должны соответствовать этикету делового общения. Под этикетом делового общения понимается свод правил поведения в сфере управления, да и во всем деловом мире. Данный порядок устанавливает несколько непреложных правил:
- Будь краток, четок, убедителен и последователен.
- Требуй уважения и доверия, но и сам оказывай уважение и доверие.
- Будь вежлив и рассудителен как к партнеру, так и к конкуренту.
- Аргументируя свое мнение, подтверждай его неоспоримыми фактами, а не умозаключениями и догадками.
- Соблюдай деловую дистанцию (между сотрудниками разных должностей и положений).
- Объективно относись к чужому мнению, даже если оно и не совпадает с твоим.
- Не допускай бесполезных и бессмысленных споров, дебатов и дискуссий.
Телеграмма, телефонограмма (определение, реквизиты, правила оформления)
Телеграмма- документ, передаваемый по телеграфной сети.
Телеграмма содержит следующие реквизиты:служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.
В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Текст телеграммы печатают прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.
Пишут телеграмму особым телеграфным языком (по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания). Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб. Словами пишутся такие знаки: - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер) и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), т.к. пробел между цифрами не ставят.
Телефонограмма- документ, передаваемый устно по каналам телеграфной связи.
Телефонограмма составляется секретарем-референтом по поручению руководителя организации, предприятия, учреждения на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем, поэтому необходимо избегать сложных оборотов и труднопроизносимых слов. Текст должен содержать не более 50 слов.
Обязательные реквизиты телефонограммы:исходящий и входящий регистрационные номера, указание должности, фамилии, имени, отчества отправителя, а также подпись лица, принявшего телефонограмму.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Входящая телефонограмма регистрируется и хранится как обычная входящая корреспонденция. Срок хранения телефонограмм - 1 год. После истечения этого срока телефонограммы подлежат уничтожению.
Докладная записка (определение, реквизиты, правила оформления),
служебная, объяснительная записка (определение, реквизиты, правила оформления)
Докладная записка- документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка- документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка- документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.
Внутренняя докладная (служебная) записка- документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.
Внутренняя докладная запискасоставляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.
Внешняя докладная запискасоставляется на общем бланке организации, внутренняя- на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.
Докладная (служебная) записка должна иметь:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Датой докладной записки является дата подписания ее автором.
докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и отвечающий на вопрос «о чем?».
Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.
В вводной части текстауказывается факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.
В основной части текстасодержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние - автором.
Объяснительная записка- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.