Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.
Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:
- паспорта;
- документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;
- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор
заключается впервые или работник поступает на работу на
условиях совместительства;
- страхового свидетельства государственного пенсионного
страхования;
- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу.
Специалист службы управления персоналом в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора.
На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.
Трудовая книжка - один из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней, если для сотрудника работа в этой организации является основной.
Лицо, поступающее на работу подает вместе с
документами, личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности.
При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.
С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме.
Последовательность оформления документов при приеме на работу:
- составление и оформление трудового договора;
- составление и оформление приказа о приеме на работу;
- оформление личной карточки (форма N Т-2);
- внесение соответствующей записи в трудовую книжку;
- оформление личного дела;
- внесение соответствующей записи в карточку о сменяемости
руководителя (АКУ-14);
- составление справки, отражающей социально-демографические
сведения о работнике и его работу в прошлом (Приложение N 3).
Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы.
Приказ о приеме на работу (форма N Т-1) издается на основании заключенного трудового договора.
Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем подразделения, регистрируется и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Личная карточка работника (форма N Т-2) является основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.
В период оформления на работу специалист службы управления персоналом знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.
В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний.