Документопоток входящих документов составляют:
- документы вышестоящих организаций, органов власти;
- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
- документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающих информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
- жалобы заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
- прием входящих документов;
- первоначальная ( экспедиционная) обработка;
- предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- исполнение резолюций;
- отправка ответных документов.
Оперограмма будет иной, если, например, входящее письмо будет направляться непосредственно в структурное подразделение, минуя руководителя организации.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправитель.
На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.
Отметка при поступлении документа (реквизит 28) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.
В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.
Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
Объём документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учёт документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Входящие исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учёту. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приёма и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации ли подготовки. Каждый документ учитывается один раз.
Учёт объёма документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.