Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных -руководителем канцелярии. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению.
Например:
| Конфиденциально Экз. № 1 |
или
| КТ Экз. № 1 |
Документы, имеющие гриф КТ, формируются в отдельное дело. На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра. На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист.
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
Печатание документов с грифом КТ производится централизовано, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.
Отпечатанные и подписанные документы передаются на регистрацию должностному лицу, ответственному за их учет.
Черновики, файлы, варианты документов уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».
Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале регистрации документов с грифом КТ и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях - под охраной и с соответствующей сигнализацией).
По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение.
На документы с грифом КТ, отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.