Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты должны руководствоваться нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства- совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства на всех уровнях управления.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:
Законы РФ;
Указы президента и постановления правительства, постановления Госстандарта РФ, нормативные акты министерств, ведомств, федеральных органов исполнительной власти;
нормативная документация, на соответствии которой оформляются документы, нормативная документация по организации делопроизводства, нормативная документация по организации архивного хранения документов, нормативные документы организаций, предприятий местных органов исполнительной власти.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими ограничение доступа; юридические аспекты, связанные с документами и др.
Вопросы ДОУ регулируются:Законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, общероссийскими классификаторами, государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству, инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.
Государственные стандарты РФ - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.
Законы РФ:Федеральный закон от 20.02.1999 «Об информации, информатизации и защите информации»; Федеральный закон от 10.01.2002 «Об электронной и цифровой подписи»; Закон РФ от 21.07.1993 «О государственной тайне»; Гражданский кодекс РФ; Трудовой кодекс РФ; Уголовный кодекс РФ; Основы законодательства «Об архивном фонде и архивах РФ» от 7.06.1993.