| Приложение 2 |
| Лицевая сторона |
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Корреспондент (организация – автор документа) | |
| Дата поступления и индекс документа | Дата и индекс организации – автор документа |
| Краткое содержание | |
| Резолюция или кому направлен документ | |
| Отметка об исполнении документа |
Обратная сторона
| Контрольные отметки | ||||
| Дата передачи | Подразделение или должность и фамилия лица, которому передан документ | Расписка в получении (при необходимости) | ||
| Фонд № | Опись № | Дело № | ||
В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.
Журнальная форма может быть использована эффективно в организации с большим объемом документооборота – до тысячи документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующий особого внимания к их сохранности.
Назовем основные виды журналов, необходимых полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.
В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов (приложение 1).
При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложненный, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.
При количестве учетных единиц документов свыше 1000 целесообразно использовать карточную форму регистрации.
Карточная форма регистрации всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке (приложение 2).
Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм.) или А6 (105х148мм.). Допускается цветовое различие карточек.
Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документа. На обратной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.
На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.
Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе.
Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра.