Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Различают три стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов и контроль за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – секретарь - референт, третью – делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляется секретарь – референт.
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения и регулирования хода и анализа результатов исполнения документов.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах РФ. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставление статистической и финансовой отчётности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполнятся в течение 10 дней.
Руководитель указывает в резолюции срок исполнения только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем конкретно указанного срока вышестоящей организаций.
Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущей, предупредительный и итоговый.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения истекает сегодня. Секретарь-референт (инспектор по контролю) ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.
Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.
Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.
Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока.
Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».
Документ считается исполненным, если решены поставленные в нём вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнение. В регистрационную карточку при этом вносят сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, которое подшит исполненный документ.
Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительной дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.
На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т.п.) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.
В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнение в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».
Текущий контроль осуществляется путём вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата») специальной программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.
Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и вводиться на компьютер руководителем.
Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения организации в целом.
На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины (перезагрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.
В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения» (см. рис. 10.3).
Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д.
Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.
Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом.
Проверка усвоения материала