Составление номенклатуры дел
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.
Для текущего и длительного хранения документа комплектуются в дела. ГОСТ Р 51141-98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». На каждой обложке (папке) помещается заголовок – этикетка типа «Приказы ректора университета за 2006 год», «Переписка с организациями по поставке комплектующих» и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой.
Ведение дел вне номенклатуры не допускаются. В номенклатуре не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.
Различают сводную номенклатуру дел организации дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатуры дел структурных подразделений.
В целях унификации группировки документов для организации предприятии определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь-референт. Свободную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба.
По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура дел ее структурных подразделений аналогично. Приведем форму сводной номенклатуры дел организации.
Примерная последовательность расположения разделов в номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, секретарь- референт, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел, профсоюзная организация и т. д.
Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии(у секретаря-референта), второй – используется в качестве рабочего экземпляра, Третий –находится у лица, ответственного за архив, в качестве учетного документа, Четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.
После окончания делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с первого января нового календарного года.