ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствие с номенклатуры дел и систематизации документов внутри дела.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.
Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крутых организациях эту функцию осуществляет канцелярия.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределения и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определённой последовательности и оформление обложек дел.
В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствие с требование ГОСТ Р 6.30-97. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, неправильно оформленные , подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.
В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного хранения следует группировать в отдельные дела.
Вдела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые формируют дела за несколько лет (например, личные дела).
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30 – 40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.
Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения). Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам. А внутри вида – в хронологическом порядке, и т.д.